Kuidas koostada ostutellimus

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Ostutellimuse koostamine on palju lihtsam, kui see kõlab – tegelikult on see lihtsalt kokkulepitud tellimuse selge kirjapanek ühele dokumendile. Te ei vaja selleks eritarkvara ega juriidilist ettevalmistust. Oluline on lisada õiged andmed, sest hästi koostatud ostutellimus on dokument, millele saate toetuda, kui tellimusega seoses hiljem vaidlusi tekib. Siin on juhised selle koostamiseks.

Mida ostutellimusel kajastada

Täielik ostutellimus annab ühel lehel vastused sellele, mida täpselt ostetakse ja millistel tingimustel. Lisage järgmine teave:

• Teie ja tarnija andmed — ettevõtete nimed, aadressid ja kontaktisikud mõlema osapoole jaoks.
• Ostutellimuse number — unikaalne viitenumber, mille abil saavad nii teie kui ka tarnija sellele konkreetsele tellimusele viidata.
• Kuupäev.
• Kauba selge kirjeldus — piisavalt detailne, et vältida mitmetähenduslikkust: toode, spetsifikatsioon, suurus, värv, materjalid ja kõik erisoovid.
• Kogus.
• Kokkulepitud ühikuhind ja kogusumma.
• Maksetingimused — näiteks ettemaksu ja lõppmakse jaotus ning makseviis.
• Müügitingimused — Incoterm, mis määrab, mida hind transpordi osas sisaldab.
• Tarne- või saatmiskuupäev — millal eeldasite, et kaup on valmis või välja saadetud.

Vormistage selgelt

Esitlus on oluline vaid niivõrd, kuivõrd see peab olema kergesti loetav ja raskesti valesti mõistetav. Lihtne paigutus töötab kõige paremini: teie ja tarnija andmed ülaosas, ostutellimuse number ja kuupäev selgelt nähtaval, seejärel tabel iga toote, selle kirjelduse, koguse, ühikuhinna ja rea summaga, ning kõige lõpus maksetingimused, müügitingimused ja tarnekuupäev. Korralik ja üheselt mõistetav dokument on väärtuslikum kui uhke välimus. Tavaline tekstitöötlusprogramm või tabelarvutustarkvara on täiesti piisav.

Olge kauba kirjeldamisel täpne

Kui on üks koht, kus tuleb olla eriti hoolikas, siis see on ostetava kauba kirjeldus. Ebamäärased kirjeldused on vaidluste allikaks. Selle asemel, et kirjutada “500 sinist pudelit”, märkige täpne suurus, materjal, toon, korgi tüüp ning kõik brändingu- või pakendinõuded. Mida täpsemalt te kaupa kirjeldate, seda raskem on tarnijal tarnida midagi, mis tehniliselt vastab ebamäärasele kirjeldusele, kuid pole see, mida te silmas pidasite. Teie ostutellimus on täpselt nii tugev kui selles sisalduvad detailid.

Saatke see ja saage kinnitus

Ostutellimus muutub kasulikuks hetkest, kui tarnija selle aktsepteerib. Saatke see tarnijale ja paluge kinnitust, et nad nõustuvad tellimusega neil tingimustel – kirjalik kinnitus, isegi lihtne e-kirja vastus, muudab teie ostutellimuse jagatud kokkuleppeks ühepoolse dokumendi asemel. See on ka sobiv hetk kontrollida ostutellimust tarnija proforma arve alusel, veendumaks, et need klapivad enne ettemaksu tasumist. Hoidke kinnitatud ostutellimus alles; see on teie viide kogu tellimuse ulatuses.

Lihtne ostutellimuse paigutus

Te ei vaja templipõhiste pakettide komplekti – ostutellimus on lihtsalt selge üheleheküljeline dokument, mis koosneb mõnest osast. Vormistatult näeb see välja selline:

Sektsioon	Sisu
Päis	“Ostutellimus”, unikaalne ostutellimuse number ja kuupäev
Osapooled	Teie ettevõtte nimi, aadress ja kontakt; tarnija andmed samamoodi
Reakaubad	Iga toode: kirjeldus/spetsifikatsioon, kogus, ühikuhind, rea summa
Summad	Vahesumma ja tellimuse kogusumma kokkulepitud valuutas
Tingimused	Maksetingimused (ettemaks/lõppmakse, meetod), müügitingimused (Incoterm), tarnekuupäev
Kinnitus	Koht tarnija kinnituse jaoks

Iga tekstitöötlusprogramm või tabelarvutus loob selle mõne minutiga. Korralik struktuur pole mõeldud ametliku mulje jätmiseks – see on vajalik selleks, et teie, tarnija ja hiljem ka teie pank saaksite tellimust ühe pilguga lugeda, ilma et peaksite seda sõnumite põhjal uuesti kokku panema.

Detailid, mis teid kõige enam kaitsevad

Iga väli on oluline, kuid mõned kannavad suuremat kaitsvat rolli, seega olge nendega eriti ettevaatlik. Toote kirjeldus ja spetsifikatsioon on kõige olulisem – viidake oma spetsifikatsioonilehele või kinnitatud näidisele, sest just sellest sõltub vaidlus. Müügitingimused (Incoterm) otsustavad, kui palju transpordikulusid on juba hinnas, mistõttu määramata tingimus võib hiljem kaasa tuua ootamatuid lisatasusid. Maksetingimused peaksid täpselt välja tooma ettemaksu ja lõppmakse jaotuse ning ideaalis siduma lõppmakse edukalt läbitud kvaliteedikontrolliga. Ja tarnekuupäev muudab hilinemise pettumusest lepingu rikkumiseks. Kui need neli on üheselt mõistetavad, on ostutellimuse ülejäänud osa lihtne.

Töönäide: täidetud ostutellimus

Oletame, et tellite logoga riidest kotte. Teie ostutellimusel on kirjas: PO-0042, tänane kuupäev; teie ja tarnija andmed ülaosas. Üks rida: “Puuvillane lõuendkott, 12oz naturaalne, 380×420mm, logo siiditrükis vastavalt 3. juunil kinnitatud näidisele – 1000 ühikut hinnaga £2.30 = £2,300.” Summad: £2,300, FOB Shenzhen. Tingimused: 30% ettemaks (£690) kohe, 70% lõppmakse (£1,610) enne saatmist, Trade Assurance vahendusel; kaup valmis 30 päeva jooksul; kontroll enne lõppmakset. Koht tarnija kinnituseks. Te saadate selle, nemad saadavad kinnituse ja te kontrollite enne ettemaksu tasumist, et see vastab nende proforma arvele. Iga oluline tingimus – täpne toode, hind, kes mille eest maksab, tähtaeg, kontrolli viis – on ühel lehel, millega mõlemad pooled on nõustunud. Kui midagi hiljem vaidlustatakse, annab see dokument vastuse.

Teave selle juhendi kohta

Product Sourcing Schooli on kirjutanud inimesed, kes on ise koostanud ja saatnud ostutellimusi välistarnijatele, ilma et neil oleks tagamõtteid müügiks. Eesmärk on näidata, et kaitsva ja professionaalse ostutellimuse koostamine võtab vaid mõne minuti ja ei vaja erilisi tööriistu.

Korduma kippuvad küsimused

Mida peaks ostutellimus sisaldama?

Teie ja tarnija andmed, ostutellimuse number, kuupäev, kauba selge kirjeldus, kogus, ühikuhind ja summa, maksetingimused, müügitingimused ja tarnekuupäev. See peaks koondama kogu tellimuse ühele lehele.

Kas ma vajan ostutellimuse koostamiseks eritarkvara?

Ei. Tavaline tekstitöötlusprogramm või tabelarvutus sobib hästi. Oluline on selgelt kaasata õiged andmed, mitte tööriist, mida te selle koostamiseks kasutate.

Kui detailne peaks olema tootekirjeldus?

Nii detailne kui võimalik – suurus, materjal, värv, spetsifikatsioon ja kõik erisoovid või pakendinõuded. Ebamäärased kirjeldused on vaidluste alguspunkt, seega täpsus on teie parim kaitse.

Kas tarnija peab mu ostutellimust kinnitama?

Jah, ideaalis küll. Paluge tarnijal kirjalikult kinnitada, et nad aktsepteerivad tellimust neil tingimustel. See muudab teie ostutellimuse jagatud kokkuleppeks ühepoolse dokumendi asemel.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Mida peaks ostutellimus sisaldama?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Teie ja tarnija andmed, ostutellimuse number, kuupäev, kauba selge kirjeldus, kogus, ühikuhind ja summa, maksetingimused, müügitingimused ja tarnekuupäev. See peaks koondama kogu tellimuse ühele lehele.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kas ma vajan ostutellimuse koostamiseks eritarkvara?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Ei. Tavaline tekstitöötlusprogramm või tabelarvutus sobib hästi. Oluline on selgelt kaasata õiged andmed, mitte tööriist, mida te selle koostamiseks kasutate.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kui detailne peaks olema tootekirjeldus?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Nii detailne kui võimalik – suurus, materjal, värv, spetsifikatsioon ja kõik erisoovid või pakendinõuded. Ebamäärased kirjeldused on vaidluste alguspunkt, seega täpsus on teie parim kaitse.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kas tarnija peab mu ostutellimust kinnitama?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Jah, ideaalis küll. Paluge tarnijal kirjalikult kinnitada, et nad aktsepteerivad tellimust neil tingimustel. See muudab teie ostutellimuse jagatud kokkuleppeks ühepoolse dokumendi asemel.”}}
]
}