Kā izstrādāt iepirkumu stratēģiju un mērogot piegādātājus

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Katra produktu biznesa attīstībā pienāk brīdis, kad iepirkumi vairs nav tikai vienreizēju pasūtījumu sērija, bet sāk prasīt konkrētu plānu. Viens piegādātājs kļūst par risku. Viena valsts kļūst par vājo punktu. Kvalitātes pārvaldība pēc atmiņas vairs nedarbojas. Iepirkumu stratēģija ir vienkārši tālredzīga domāšana par šīm lietām, pirms tās sagādā problēmas. Šī sadaļa aptver stratēģiju un mērogošanu; šeit ir pārskats.

Kāpēc vispār ir nepieciešama stratēģija

Darbības sākumā iepirkumi ir reaktīvi — jūs atrodat produktu, atrodat piegādātāju, veicat pasūtījumu. Sākumā tas ir pieņemami. Taču, augot biznesam, šī neformālā pieeja sāk izrādīt trūkumus: jūs kļūstat atkarīgs no vienas rūpnīcas, kas var jūs pievilt, esat pakļauts traucējumiem vienā reģionā un pārslogots, cenšoties saglabāt vienmērīgu kvalitāti lielāku pasūtījumu gadījumā. Iepirkumu stratēģija ir pāreja no reaģēšanas uz plānošanu — lēmumu pieņemšana iepriekš par to, kā samazināt šos riskus un atbalstīt izaugsmi, nevis katras problēmas risināšana kā ārkārtas situācijas.

Samaziniet savu atkarību no viena piegādātāja

Visbiežākā vājā vieta augošā produktu biznesā ir pilnīga atkarība no viena piegādātāja. Ja viņi paaugstina cenas, samazina kvalitāti, saskaras ar jaudas problēmām vai vienkārši pazūd, jūsu bizness apstājas. Stratēģiska atbilde ir izvairīties no viena atteices punkta — nodrošināt otru, kvalificētu piegādātāju saviem svarīgajiem produktiem, pat ja lielāko daļu iepērkat no galvenā piegādātāja. Tas prasa nedaudz laika un apjoma atlaides, taču tas nozīmē, ka problēma ar vienu piegādātāju ir tikai neērtība, nevis krīze.

Domājiet par to, kur iepērkat, ne tikai par to, no kā

Paļaušanās uz vienu valsti rada tāda paša veida risku kā paļaušanās uz vienu piegādātāju, tikai augstākā līmenī. Tirdzniecības traucējumi, izmaksu izmaiņas un piegādes problēmas var ietekmēt visu reģionu vienlaikus. Augot ir vērts izprast iespējas — paturot savus galvenos iepirkumus tur, kur tas darbojas, vienlaikus izpētot alternatīvas, kas bieži tiek saukts par “China plus one” stratēģiju, vai apsverot tuvāku reģionu izmantošanu (nearshoring) un ražošanas pārcelšanu atpakaļ (reshoring) dažiem produktiem. Nav nepieciešams mainīt visu; mērķis ir izvairīties no situācijas, kad visi jūsu iepirkumi ir pakļauti vienam notikumam.

Pārvaldiet piegādātājus kā attiecības, nevis darījumus

Mērogojot biznesu, tas, kā jūs pārvaldāt piegādātājus, ir tikpat svarīgi kā tas, kas viņi ir. Uzņēmumi, kas veiksmīgi veic iepirkumus, izturas pret saviem galvenajiem piegādātājiem kā pret ilgtermiņa partneriem: skaidri komunicē, maksā laikā, sniedz godīgu atgriezenisko saiti un atalgo labu sniegumu ar lojalitāti un lielākiem pasūtījumiem. Piegādātājs, kurš redz jūs kā vērtīgu, augošu klientu, dos jums priekšroku saspringtos apstākļos un vairāk pūlēsies, lai saglabātu kvalitāti. Tādi rīki kā vienkārša piegādātāju rezultātu tabula un regulāra piegādātāju novērtēšana palīdz pārvaldīt šo procesu objektīvi, nevis balstoties uz intuīciju.

Iestrādājiet kvalitāti un procesus, augot biznesam

Tas, ko varat neformāli pārvaldīt, iepērkot desmit vienības mēnesī, sabrūk pie desmit tūkstošiem. Mērogošana nozīmē atkārtojamu procesu ieviešanu: skaidras specifikācijas, regulāras pārbaudes un saskaņotus kvalitātes standartus, lai konsekvence nebūtu atkarīga no jūsu spējas visu atcerēties. Pamati, kurus ielikāt agrākajos posmos — specifikācijas, pārbaudes, pirkuma pasūtījumi — kļūst par sistēmu, kas ļauj jums augt, nezaudējot kvalitāti. Stratēģija un kvalitātes kontrole ir vienas monētas divas puses mērogošanas procesā.

Iepirkumu stratēģijas izveides soļi

Iepirkumu stratēģija izklausās grandiozi, taču augošam importētājam tas ir tikai daži mērķtiecīgi soļi, kurus var iziet vienā pēcpusdienā un laika gaitā pilnveidot. Pirmkārt, apziniet, ko patiesībā pērkat — uzskaitiet savus produktus un esiet godīgi par to, kuri no tiem veido lielāko daļu ieņēmumu, jo tieši tur stratēģija ir vissvarīgākā. Otrkārt, novērtējiet katra risku: cik viegli aizstājams ir piegādātājs, cik pakļauts ir reģions, cik kaitīga būtu piegāžu apturēšana? Treškārt, izlemiet iepirkumu modeli katram produktam — viens uzticams piegādātājs ir piemērots mazāk svarīgām preču līnijām, savukārt galvenie produkti ir pelnījuši kvalificētu rezerves variantu. Ceturtkārt, nosakiet standartus un procesu: specifikāciju, pārbaužu kārtību un maksājumu noteikumus, kas būs spēkā, pieaugot apjomiem. Piektkārt, mērķtiecīgi veidojiet attiecības ar piegādātājiem, atalgojot labu sniegumu ar lojalitāti un lielākiem pasūtījumiem. Un sestkārt, regulāri pārskatiet, jo stratēģija nav dokuments, ko sarakstāt vienreiz, bet gan lēmumu kopums, pie kura atgriežaties, biznesam mainoties. Izpildot šo secību, stratēģija pārstāj būt abstrakta un kļūst par konkrētu darbību sarakstu.

Segmentējiet savus piegādātājus

Ne katrs piegādātājs ir pelnījis vienādu uzmanību, un mēģinājums pārvaldīt tos visus identiski iznieko pūles tur, kur tās nav nepieciešamas, un atņem tās tur, kur tās vajadzīgas. Praktisks solis ir sadalīt piegādātājus dažādās grupās. Jūsu stratēģiskie piegādātāji — tie, kas ražo jūsu galvenos, lielāko ieņēmumu produktus — saņem visvairāk ieguldījumu: ciešas attiecības, rezerves avotus, regulāru novērtēšanu un jūsu dārgo laiku. Jūsu svarīgie, bet aizstājamie piegādātāji saņem stabilu pārvaldību, bet mazāku intensitāti. Savukārt darījumu piegādātājiem, kas ražo mazsvarīgas vai viegli aizstājamas preces, ir tikai jābūt uzticamiem un saprātīgi cenas ziņā. Šī segmentācija pasargā jūs no pārmērīgas enerģijas tērēšanas piegādātājam, kurš ražo triviālu produktu, vienlaikus neuzmanot to, no kura jūsu bizness ir atkarīgs. Augot biznesam, vienkārša piegādātāju rezultātu tabula padara šo šķirošanu objektīvu, nevis balstītu tikai uz iespaidiem.

Viena, divu un vairāku piegādātāju modelis

Būtiska stratēģiska izvēle ir tas, cik piegādātājus izmantojat katram produktam, un pareizā atbilde atšķiras atkarībā no produkta.

Modelis	Ko tas nozīmē	Labākais izmantojums
Viens piegādātājs	Viens piegādātājs vienam produktam	Mazsvarīgas līnijas; vienkāršāk pārvaldīt; labākā vienības cena, visaugstākais risks
Divi piegāDivi piegādātāji (Dual sourcing)ktam	Galvenie produkti, kur piegāžu apturēšana nodarītu kaitējumu; līdzsvaro risku un piepūli
Vairāki piegādātāji	Vairāki piegādātāji, bieži vien dažādos reģionos	Lielākas operācijas, kas plaši izkliedē risku; sarežģītāk vadīt

Lielākā daļa augošo importētāju nonāk pie saprātīga līdzsvara: viens piegādātājs daudzām sīkām precēm un divi piegādātāji tiem dažiem produktiem, kas patiesi uztur biznesu. Nav nepieciešams sarežģīt katru pozīciju — jums ir jāaizsargā tās, kas ir svarīgas.

Metrikas, kuras ir vērts izsekot

Kad sākat pārvaldīt piegādātājus, nevis tikai veikt pasūtījumus, daži vienkārši mērījumi pastāstīs jums daudz vairāk nekā intuīcija. Izsekojiet kvalitāti — defektu līmeni pārbaudes laikā un klientu atgriezto preču skaitu. Izsekojiet piegādi — vai pasūtījumi ierodas laikā un pilnā apjomā. Izsekojiet atsaucību — cik ātri un skaidri piegādātājs atbild, kad kaut kas ir jārisina. Un sekojiet līdzi cenu konkurētspējai laika gaitā, lai pamanītu izmaksu kāpumu. Šim nolūkam nav vajadzīga dārga programmatūra; pietiek ar vienkāršu izklājlapu, kas tiek atjaunināta pēc katra pasūtījuma, lai pamanītu piegādātāja atslābumu, pirms tas kļūst par problēmu. Šī ir piegādātāju snieguma pārvaldības būtība, kas pārvērš “man šķiet, ka viņi pēdējā laikā pasliktinājušies” par kaut ko tādu, ko varat redzēt un risināt.

Biežākie izaicinājumi mērogošanas laikā

Iepirkumu mērogošana rada paredzamas grūtības, un to apzināšanās jau iepriekš atvieglo to pārvarēšanu. Kvalitātes pasliktināšanās ir klasisks piemērs — piegādātājs, kurš bija izcils nelielu pasūtījumu gadījumā, zaudē kvalitāti, pieaugot apjomiem, tāpēc pārbaudes kārtība kļūst vēl svarīgāka, nevis mazāk svarīga. Jaudas ierobežojumi skar biznesus, kas pāraug piegādātāju, kurš nespēj tikt līdzi — tieši šeit kvalificēts otrais piegādātājs ir savu naudu vērts. Naudas plūsma kļūst saspringtāka, pieaugot pasūtījumu apjomiem, padarot maksājumu noteikumus un prognozēšanu svarīgākus. Un personiskās saiknes zaudēšana ar piegādātājiem, kļūstot aizņemtākam, var mazināt labvēlību, kas sākumā nodrošināja labu servisu. Neviens no šiem nav iemesls, lai neaugtu; tie ir vienkārši faktori, ap kuriem jāveido procesi, lai izaugsme nepārspētu jūsu kontroli pār to.

Piemērs: No viena piegādātāja līdz noturīgam modelim

Iedomājieties biznesu, kas tirgo trīs produktus, visus no vienas Ķīnas rūpnīcas. Pārdošana ir laba, bet viss ir atkarīgs no vienas attiecības. Iepirkumu stratēģija darbotos šādi: īpašnieks konstatē, ka viens no trim produktiem veido 70% no ieņēmumiem, tāpēc tas ir prioritāte. Viņi pārbauda un izmēģina otru piegādātāju šim produktam — ideālā gadījumā citā reģionā — un veic nelielu regulāru pasūtījumu, lai uzturētu rezerves variantu. Viņi patur vienu, uzticamu piegādātāju diviem mazāk svarīgiem produktiem, kur risks ir zems. Viņi ievieš vienkāršu specifikāciju lapu un pirmsnosūtīšanas pārbaudi galvenajam produktam, lai kvalitāte saglabātos, pieaugot pasūtījumiem, un sāk izmantot vienas lapas rezultātu tabulu, lai izsekotu katra piegādātāja kvalitāti un piegādi. Nekas no tā nav dramatisks vai dārgs, taču bizness ir pārgājis no viena atteices punkta uz uzstādījumu, kas spēj absorbēt triecienus — kas ir tieši tas, kam paredzēta iepirkumu stratēģija.

Kā rīkoties tālāk

Izpētiet šo sadaļu, biznesam augot: izprotiet, kas ir iepirkumu stratēģija, kāpēc izmantot divus piegādātājus (dual sourcing) un rezerves piegdivus piegādātājus (dual sourcing)onu izmantošana (nearshoring) un ražošanas pārctuvāku reģionu izmantošana (nearshoring)le=”height:1.2em”>