Kas yra pirkimo užsakymas

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Pirkimo užsakymas skamba kaip įmonės biurokratija, ir didelėje bendrovėje taip gali būti. Tačiau kiekvienam, ieškančiam produktų, tai yra kur kas naudingesnis dalykas: dokumentas, kuriame dar prieš pervedant pinigus tiksliai užfiksuojama, ką, iš ko ir už kokią kainą perkate. Įprotis naudoti tokį dokumentą paverčia neformalius susitarimus el. paštu aiškiu įrašu, kuris apsaugo jus, kai vėliau kyla nesutarimų dėl detalių.

Kas yra pirkimo užsakymas

Pirkimo užsakymas (angl. purchase order), paprastai trumpinamas kaip PO, yra dokumentas, kurį pirkėjas siunčia tiekėjui užsakymui patvirtinti. Jame tiksliai nurodoma, ką norite įsigyti – produktai, kiekiai, sutarta kaina ir sąlygos – ir, kai tiekėjas jį priima, jis tampa bendru sandorio įrašu. Paprastais žodžiais tariant, tai jūsų rašytinis nurodymas tiekėjui: „tai yra tai, ką užsisakau šiomis sąlygomis“, pakeičiantis neaiškius susirašinėjimus pokalbių gijose kažkuo konkrečiu.

Ką apima pirkimo užsakymas

Geras PO dokumentas apima visą užsakymą viename lape. Paprastai tai reiškia jūsų įmonės ir tiekėjo duomenis, PO numerį nuorodai, aiškų produktų aprašymą, kiekį, sutartą vieneto kainą ir bendrą sumą, mokėjimo sąlygas, sutartas prekybos sąlygas (Incoterms), kurios nustato, ką apima kaina, bei numatomą pristatymo ar išsiuntimo datą. Tikslas yra toks, kad bet kas – jūs, tiekėjas ar jūsų bankas – vėliau peržiūrėjęs dokumentą galėtų tiksliai matyti, dėl ko buvo susitarta, nerekonstruojant informacijos iš daugybės el. laiškų.

Kaip pirkimo užsakymas dera pirkimo procese

Prekių pirkimo procese PO paprastai sudaromas po derybų ir dažnai kartu su tiekėjo išankstine sąskaita faktūra (proforma invoice). Šie du dokumentai yra glaudžiai susiję: proforma yra oficialus tiekėjo pasiūlymas, o pirkimo užsakymas yra jūsų oficialus užsakymo patvirtinimas. Praktiškai jie atspindi vienas kitą ir turėtų sutapti. Kai PO patvirtinamas, jis tampa pagrindu mokėjimui (paprastai avansui) ir gamybai. Tai momentas, kai pokalbis tampa įsipareigojimu, todėl verta jį tinkamai parengti.

Pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra

Šie dokumentai dažnai painiojami, o skirtumas priklauso nuo to, kas juos išrašo ir kada. Pirkimo užsakymą išrašo jūs, pirkėjas, prieš užsakymą, kad nurodytumėte, ką norite pirkti. Sąskaitą faktūrą išrašo tiekėjas, kad paprašytų apmokėjimo – išankstinė sąskaita faktūra pateikiama prieš užsakymą kaip pasiūlymas, o komercinė sąskaita faktūra – po užsakymo, kaip galutinė sąskaita. Taigi PO yra jūsų dokumentas, nurodantis užsakymą; sąskaita faktūra yra tiekėjo dokumentas, prašantis už jį sumokėti. Tvarkingame procese PO, išankstinė sąskaita faktūra ir komercinė sąskaita faktūra turi sutapti.

Kodėl pirkimo užsakymas jus apsaugo

Tikroji PO vertė pirkimo procese yra aiškumas ir apsauga. Jis sukuria vieną, suderintą sandorio įrašą, kuris yra nepaprastai svarbus, kai kažkas nutinka ne taip arba tiekėjo prisiminimas apie tai, „dėl ko susitarėme“, patogiai skiriasi nuo jūsų. Jei prekės gaunamos netinkamos, jūsų PO yra atskaitos taškas, kas turėjo būti pristatyta. Tai taip pat verčia jus tiksliai apibrėžti savo reikalavimus prieš įsipareigojant, o tai padeda anksti pastebėti nesusipratimus. Smulkiam importuotojui aiškus PO yra viena paprasčiausių savisaugos priemonių – ir jos paruošimas nieko nekainuoja.

Ar visada reikia pirkimo užsakymo?

Labai mažam pavyzdžių užsakymui gali pakakti aiškaus el. laiško. Tačiau bet kokiam rimtesniam užsakymui, o ypač gamybai pagal užsakymą, tinkamai parengtas pirkimo užsakymas tikrai vertas tų kelių sugaištų minučių. Tai skirtumas tarp susitarimo, į kurį galite rodyti pirštu, ir tokio, dėl kurio galite tik ginčytis. Mūsų vadove apie tai, kaip rašyti pirkimo užsakymą, detaliai aprašyta, ką jame nurodyti.

Užsakymo dokumentai ir jų tarpusavio ryšys

Pirkimo užsakymas yra vienas iš kelių dokumentų, kuriais keičiamasi užsakymo metu, o jų ryšių supratimas pašalina daug painiavos.

Tvarkingame užsakyme išankstinė sąskaita faktūra, pirkimo užsakymas ir komercinė sąskaita faktūra aprašo tą patį sandorį ir turėtų sutapti. PO yra jūsų balsas šiame rinkinyje – dokumentas, kuriame ne tiekėjas, o jūs nurodote tiksliai tai, ką užsakote.

Pirkimo užsakymas vs. tiekėjo sutartis

Verta aiškiai suprasti, kuo PO skiriasi nuo tietiekėjo sutartiess patvirtina vienkartinį užsakymą – šis produktas, šis kiekis, ši kaina, šios sąlygos, vieną kartą. Tiekėjo sutartis reguliuoja platesnius santykius dėl užsakymų, apimant tokius dalykus kaip nuolatiniai kokybės standartai, konfidencialumas ir ginčų sprendimo tvarka. Vienkartiniam pirkimui dažnai užtenka tik aiškaus PO (geriausia atitinkančio tiekėjo proformą). Tęstiniam ar reikšmingam tiekimui naudojami abu: sutartis nustato pagrindines taisykles, o kiekvienas individualus užsakymas pateikiamas su PO pagal tą sutartį. Dokumentų suderinimas su realia situacija apsaugo jus nuo rizikų.