Kā sagatavot pirkuma pasūtījumu

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Pirkuma pasūtījuma sagatavošana ir daudz vienkāršāka, nekā izklausās — tas būtībā ir tikai vienošanās par pasūtījumu skaidra fiksēšana vienā dokumentā. Jums nav nepieciešama speciāla programmatūra vai juridiskā izglītība. Svarīgi ir iekļaut pareizus datus, jo labi uzrakstīts pirkuma pasūtījums ir dokuments, uz kuru atsaukties, ja vēlāk rodas jebkādi strīdi par pasūtījumu. Lūk, kā to sagatavot.

Ko iekļaut pirkuma pasūtījumā

Pilnīgs pirkuma pasūtījums vienā lapā precīzi atbild uz to, kas tiek pirkts un ar kādiem nosacījumiem. Iekļaujiet šādu informāciju:

• Jūsu un piegādātāja rekvizīti — abu pušu uzņēmumu nosaukumi, adreses un kontaktinformācija.
• Pirkuma pasūtījuma numurs — unikāla atsauce, lai gan jūs, gan piegādātājs varētu atsaukties uz šo konkrēto pasūtījumu.
• Datums.
• Skaidrs preču apraksts — pietiekami detalizēts, lai nerastos pārpratumi: produkts, specifikācija, izmērs, krāsa, materiāli un jebkāda personalizācija.
• Daudzums.
• Vienotā vienības cena un kopsumma.
• Apmaksas nosacījumi — piemēram, depozīts un atlikuma samaksas kārtība, kā arī norēķinu veids.
• Pārdošanas nosacījumi — Incoterm, kas nosaka, kas ietilpst cenā attiecībā uz piegādi.
• Piegādes datums — kad sagaidāt preces sagatavotas vai nosūtītas.

Noformējiet to skaidri

Noformējums ir svarīgs tikai tiktāl, ciktāl tas ir viegli lasāms un grūti pārprotams. Vislabāk strādā vienkāršs izkārtojums: augšpusē jūsu un piegādātāja rekvizīti, skaidri norādīts pasūtījuma numurs un datums, pēc tam tabula ar katru produktu (apraksts, daudzums, vienības cena un rindas kopsumma), bet apakšā — apmaksas nosacījumi, pārdošanas nosacījumi un piegādes datums. Kārtīgs, nepārprotams dokuments ir vērtīgāks par greznu. Tam pilnībā pietiek ar vienkāršu teksta redaktoru vai izklājlapu.

Esiet specifiski attiecībā uz precēm

Ja ir kāda vieta, kur jābūt īpaši uzmanīgiem, tad tas ir pasūtāmo preču apraksts. Neskaidri apraksti ir strīdu cēlonis. Tā vietā, lai rakstītu “500 zilas pudeles”, norādiet precīzu izmēru, materiālu, toni, vāciņa veidu un jebkādas prasības attiecībā uz zīmolu vai iepakojumu. Jo precīzāk aprakstīsiet preces, jo grūtāk piegādātājam būs piegādāt kaut ko tādu, kas tehniski atbilst vispārīgam aprakstam, bet nav tas, ko vēlējāties. Jūsu pirkuma pasūtījums ir tik spēcīgs, cik detalizēts tas ir.

Nosūtiet un saņemiet apstiprinājumu

Pirkuma pasūtījums kļūst noderīgs, kad piegādātājs to akceptē. Nosūtiet to piegādātājam un lūdziet apstiprināt pasūtījuma pieņemšanu ar šādiem nosacījumiem — rakstisks apstiprinājums, pat vienkārša e-pasta atbilde, pārvērš jūsu pasūtījumu par abpusēju vienošanos, nevis vienpusēju dokumentu. Šis ir arī īstais brīdis, lai salīdzinātu pirkuma pasūtījumu ar piegādātāja proforma rēķinu, nodrošinot, ka abi dokumenti sakrīt pirms depozīta samaksas. Saglabājiet apstiprināto pasūtījumu — tā ir jūsu atsauce visam pasūtījumam.

Vienkāršs pirkuma pasūtījuma paraugs

Jums nav nepieciešami veidņu komplekti — pirkuma pasūtījums ir vienkāršs vienas lapas dokuments ar dažām sadaļām. Izkārtojumā tas izskatās šādi:

Sadaļa	Ko tur norādīt
Galvene	“Pirkuma pasūtījums”, unikāls pasūtījuma numurs un datums
Puses	Jūsu uzņēmuma nosaukums, adrese un kontakti; tāpat arī piegādātāja dati
Preču pozīcijas	Katrs produkts: apraksts/specifikācija, daudzums, vienības cena, rindas kopsumma
Kopsummas	Starpsumma un pasūtījuma kopsumma norunātajā valūtā
Nosacījumi	Apmaksas nosacījumi (depozīts/atlikums, metode), pārdošanas nosacījumi (Incoterm), piegādes datums
Apstiprinājums	Vieta piegādātāja parakstam vai apstiprinājumam

Jebkurš teksta redaktors vai izklājlapu programma to ļauj izveidot dažu minūšu laikā. Kārtīgai struktūrai nav jāizskatās oficiālai — tas ir vajadzīgs, lai jūs, piegādātājs un vēlāk arī jūsu banka varētu uzreiz saprast visu pasūtījumu, nerekonstruējot to no dažādām ziņām.

Detaļas, kas jūs visvairāk pasargā

Katrs lauks ir svarīgs, taču daži sniedz lielāko aizsardzību, tāpēc pievērsiet tiem īpašu uzmanību. Produkta apraksts un specifikācija ir vissvarīgākie — atsaucieties uz savu specifikāciju lapu vai apstiprinātu paraugu, jo tieši uz to balstās strīdi. Pārdošanas nosacījumi (Incoterm) nosaka, cik daudz no piegādes izmaksām jau ir iekļauts cenā, tāpēc nenorādīts nosacījums slēpj vēlākas papildu maksas. Apmaksas nosacījumos jābūt precīzi atrunātai depozīta un atlikuma sadalīšanai, un, ideālā gadījumā, atlikuma samaksa jāsaista ar veiksmīgu pārbaudi. Un piegādes datums pārvērš kavēšanos no vilšanās par līguma nosacījumu pārkāpumu. Ja šie četri punkti būs nepārprotami, pārējais pirkuma pasūtījumā būs vienkāršs.

Piemērs: Aizpildīts pirkuma pasūtījums

Pieņemsim, ka pasūtāt apdrukātas auduma somas. Jūsu pasūtījums: PO-0042, datēts ar šodienu; augšpusē jūsu un piegādātāja dati. Viena pozīcija: “Kokvilnas auduma soma, 12oz dabīga, 380×420mm, logotips sietspiedē saskaņā ar apstiprināto paraugu no 3. jūnija — 1000 vienības par £2.30 = £2,300.” Kopsumma: £2,300, FOB Shenzhen. Nosacījumi: 30% depozīts (£690) uzreiz, 70% atlikums (£1,610) pirms nosūtīšanas, izmantojot Trade Assurance; preces gatavas 30 dienu laikā; pārbaude pirms atlikuma samaksas. Vieta piegādātāja apstiprinājumam. Jūs nosūtāt to, viņi atbild ar apstiprinājumu, un jūs pārbaudāt, vai tas atbilst viņu proforma rēķinam pirms depozīta samaksas. Katrs svarīgs nosacījums — precīza soma, cena, kas par ko maksā, kad jābūt gatavam, kā tiek pārbaudīts — ir vienā lapā, par kuru abas puses ir vienojušās. Ja vēlāk rodas jautājumi, šis viens dokuments sniedz atbildes.

Par šo ceļvedi

Product Sourcing School raksta cilvēki, kuri paši ir sagatavojuši un nosūtījuši pirkuma pasūtījumus ārvalstu piegādātājiem un kuriem nav mērķa neko pārdot. Mērķis ir parādīt, ka aizsargājošs, profesionāls pasūtījums aizņem tikai dažas minūtes un tam nav vajadzīgi īpaši rīki.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kam jābūt iekļautam pirkuma pasūtījumā?

Jūsu un piegādātāja dati, pasūtījuma numurs, datums, skaidrs preču apraksts, daudzums, vienības cena un kopsumma, apmaksas nosacījumi, pārdošanas nosacījumi un piegādes datums. Tam jāaptver viss pasūtījums vienā lapā.

Vai man vajadzīga īpaša programmatūra pirkuma pasūtījuma rakstīšanai?

Nē. Pietiek ar vienkāršu teksta redaktoru vai izklājlapu. Svarīgi ir skaidri iekļaut pareizus datus, nevis rīks, ko izmantojat tā izveidei.

Cik detalizētam jābūt produkta aprakstam?

Cik vien detalizētam iespējams — izmērs, materiāls, krāsa, specifikācija un jebkāda personalizācija vai iepakojums. Neskaidri apraksti rada strīdus, tāpēc precizitāte šeit ir jūsu labākā aizsardzība.

Vai piegādātājam ir jāapstiprina mans pirkuma pasūtījums?

Jā, vēlams. Lūdziet piegādātājam rakstiski apstiprināt, ka viņš pieņem pasūtījumu ar šiem nosacījumiem. Tas pārvērš jūsu pasūtījumu par abpusēju vienošanos, nevis vienpusēju dokumentu.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Kam jābūt iekļautam pirkuma pasūtījumā?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Jūsu un piegādātāja dati, pasūtījuma numurs, datums, skaidrs preču apraksts, daudzums, vienības cena un kopsumma, apmaksas nosacījumi, pārdošanas nosacījumi un piegādes datums. Tam jāaptver viss pasūtījums vienā lapā.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Vai man vajadzīga īpaša programmatūra pirkuma pasūtījuma rakstīšanai?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Nē. Pietiek ar vienkāršu teksta redaktoru vai izklājlapu. Svarīgi ir skaidri iekļaut pareizus datus, nevis rīks, ko izmantojat tā izveidei.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Cik detalizētam jābūt produkta aprakstam?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Cik vien detalizētam iespējams — izmērs, materiāls, krāsa, specifikācija un jebkāda personalizācija vai iepakojums. Neskaidri apraksti rada strīdus, tāpēc precizitāte šeit ir jūsu labākā aizsardzība.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Vai piegādātājam ir jāapstiprina mans pirkuma pasūtījums?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Jā, vēlams. Lūdziet piegādātājam rakstiski apstiprināt, ka viņš pieņem pasūtījumu ar šiem nosacījumiem. Tas pārvērš jūsu pasūtījumu par abpusēju vienošanos, nevis vienpusēju dokumentu.”}}
]
}