Cách thực hiện kiểm soát chất lượng đối với các đơn hàng quốc tế

Bạn không thể có mặt tại nhà máy để giám sát quá trình sản xuất đơn hàng của mình, đó chính là lý do tại sao kiểm soát chất lượng lại quan trọng đến vậy khi bạn mua hàng từ nước ngoài. Mục tiêu rất đơn giản: đảm bảo những gì bạn nhận được đúng với những gì bạn đã thỏa thuận, trước khi bạn thanh toán đầy đủ và trước khi hàng hóa kém chất lượng đến tay khách hàng của bạn. Nội dung này bao gồm cách thực hiện việc đó; đây là tổng quan.

Kiểm soát chất lượng bắt đầu trước khi sản xuất

Sai lầm lớn nhất là coi kiểm soát chất lượng là công việc bạn làm khi hàng đã về đến nơi. Đến lúc đó thì đã quá muộn — đơn hàng đã được sản xuất và thanh toán xong. Kiểm soát chất lượng thực sự bắt đầu trước khi bất cứ thứ gì được sản xuất, với một bản mô tả chi tiết bằng văn bản về chính xác những gì bạn muốn. Nếu nhà cung cấp không biết chính xác “hàng tốt” trông như thế nào, bạn không thể yêu cầu họ thực hiện đúng. Một bản thông số kỹ thuật sản phẩm chi tiết là nền tảng cho mọi thứ khác.

Các giai đoạn kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng đối với đơn hàng quốc tế diễn ra tại nhiều thời điểm, và bạn có thể sử dụng bao nhiêu giai đoạn tùy theo yêu cầu của đơn hàng. Trước khi sản xuất, bạn thỏa thuận thông số kỹ thuật và kiểm tra mẫu tiền sản xuất. Trong quá trình sản xuất, một cuộc kiểm tra có thể phát hiện sớm các vấn đề khi vẫn còn thời gian để khắc phục. Trước khi vận chuyển, một cuộc kiểm tra trước khi xuất hàng sẽ kiểm tra thành phẩm so với thông số kỹ thuật của bạn — đây là khâu kiểm tra quan trọng nhất đối với hầu hết người mua. Và đối với chính nhà cung cấp, một cuộc đánh giá nhà máy sẽ xác định xem họ có năng lực và đáng tin cậy ngay từ đầu hay không. Bạn không cần thực hiện tất cả các bước này cho mọi đơn hàng, nhưng việc biết chúng tồn tại giúp bạn điều chỉnh mức độ kiểm tra phù hợp với mức độ rủi ro.

Cách thức hoạt động của kiểm tra hàng hóa

Vì bạn không thể kiểm tra từng mặt hàng một, các cuộc kiểm tra sẽ sử dụng phương pháp lấy mẫu. Một cuộc kiểm tra kiểm soát chất lượng sẽ xem xét một mẫu đại diện của đơn hàng dựa trên các tiêu chuẩn đã thỏa thuận, và kết quả được đánh giá bằng một hệ thống gọi là AQL — Giới hạn chất lượng chấp nhận được — quy định số lượng lỗi có thể chấp nhận trước khi đơn hàng không đạt. Hầu hết người mua thuê một công ty kiểm tra bên thứ ba để thực hiện việc này tại hiện trường, cung cấp cho bạn một báo cáo độc lập về việc hàng hóa có đáp ứng thông số kỹ thuật của bạn hay không trước khi xuất hàng. Đây là một chi phí nhỏ so với giá trị của việc phát hiện một đơn hàng lỗi trước khi nó rời khỏi đất nước.

Căn thời gian kiểm tra để bảo vệ số tiền của bạn

Thói quen quý giá nhất là căn thời gian kiểm tra chất lượng khớp với tiến độ thanh toán của bạn. Nếu bạn đang thanh toán theo hình thức đặt cọc và thanh toán số dư, hãy sắp xếp cuộc kiểm tra trước khi xuất hàng trước khi bạn thanh toán số dư còn lại. Bằng cách đó, nếu hàng hóa không đúng, bạn vẫn còn lợi thế — nhà cung cấp muốn nhận khoản thanh toán cuối cùng và sẽ có động lực để sửa chữa mọi thứ. Thanh toán hết số dư trước rồi mới phát hiện ra vấn đề sẽ khiến bạn ở vị thế yếu hơn rất nhiều. Kiểm soát chất lượng và điều khoản thanh toán hoạt động hiệu quả nhất khi song hành cùng nhau.

Phải làm gì khi hàng hóa không đạt yêu cầu

Nếu việc kiểm tra phát hiện ra vấn đề, bạn có các lựa chọn chính vì bạn đã kiểm tra kịp thời. Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa hoặc thay thế các mặt hàng bị lỗi, đàm phán lại hoặc trong trường hợp nghiêm trọng là từ chối thanh toán số dư cho đến khi vấn đề được giải quyết. Một bản thông số kỹ thuật rõ ràng và báo cáo kiểm tra có tư liệu đầy đủ sẽ cung cấp bằng chứng để bạn yêu cầu nhà cung cấp thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận. Đây là lý do tại sao các bước trước đó lại quan trọng — chúng biến “hàng hóa bị lỗi” thành “hàng hóa không đáp ứng thông số kỹ thuật mà cả hai bên đã thỏa thuận”, đây là một vị thế mạnh mẽ hơn nhiều.

Bước tiếp theo

Thực hiện theo trụ cột này tùy theo nhu cầu đơn hàng của bạn: soạn thảo một bản thông số kỹ thuật sản phẩm hợp lệ, hiểu về AQL để có thể đọc báo cáo kiểm tra, và tìm hiểu xem một cuộc đánh giá nhà máy bao gồm những gì.

Đối với hầu hết người mua, kiểm soát chất lượng đồng nghĩa với việc thuê một công ty kiểm tra độc lập bên thứ ba thay vì tự mình cố gắng kiểm tra hàng hóa từ nước ngoài. Có vài điều phân biệt giữa một công ty tốt và không tốt. Hãy tìm kiếm kinh nghiệm trong danh mục sản phẩm của bạn, bởi vì kiểm tra đồ điện tử là một công việc khác hẳn với kiểm tra hàng dệt may. Hãy kiểm tra xem họ có thực hiện kiểm tra dựa trên thông số kỹ thuật của bạn hay không, thay vì một danh sách kiểm tra chung chung. Xác nhận xem họ có thể đưa nhân viên kiểm tra đến nhà máy nhanh chóng như thế nào, và báo cáo được trả về nhanh ra sao — thời gian rất quan trọng khi nó gắn liền với việc thanh toán của bạn. Và hãy làm rõ về chi phí, thường được tính theo ngày/nhân viên và là khoản phí nhỏ so với giá trị của cả một đơn hàng. Một nhân viên kiểm tra độc lập làm việc theo tiêu chuẩn của bạn, báo cáo cho bạn thay vì cho nhà máy, là một trong những sự bảo vệ có giá trị nhất trong quá trình tìm nguồn cung ứng.

Báo cáo kiểm tra tốt cho bạn biết những gì

Báo cáo là mục đích của toàn bộ quá trình, vì vậy cần biết một báo cáo tốt bao gồm những gì: chi tiết sản phẩm và đơn hàng, quy mô mẫu được kiểm tra và AQL được áp dụng, kết quả đo lường, chức năng, đóng gói và số lượng, cùng với bất kỳ lỗi nào được phân loại thành nghiêm trọng, lớn và nhỏ — lý tưởng nhất là có kèm nhiều ảnh chụp. Hãy đọc kỹ báo cáo thay vì chỉ xem lướt đến dòng đạt hay không đạt, bởi vì kết quả “đạt” vẫn có thể chứa các lỗi mà bạn quan tâm, và kết quả “không đạt” đôi khi chỉ vì một vấn đề nhỏ mà bạn có thể chấp nhận. Báo cáo cung cấp cho bạn sự thật; quyết định xuất hàng hay không vẫn là của bạn, được đưa ra dựa trên bằng chứng thay vì lời đảm bảo của nhà cung cấp.

Ví dụ thực tế: Phát hiện vấn đề trước khi xuất hàng

Hãy tưởng tượng bạn đã đặt 2.000 chiếc cốc có thương hiệu, đã đặt cọc 30%, và nhà cung cấp thông báo đơn hàng đã hoàn thành. Thay vì thanh toán 70% số dư còn lại dựa trên lời nói của họ, bạn đặt lịch kiểm tra trước khi xuất hàng. Nhân viên kiểm tra đối chiếu mẫu thử với thông số kỹ thuật của bạn và phát hiện một lô hàng có logo in hơi lệch tâm — một lỗi nghiêm trọng vượt quá giới hạn thỏa thuận của bạn, vì vậy đơn hàng không đạt. Vì bạn chưa thanh toán số dư và hàng hóa chưa được xuất đi, bạn đang ở vị thế mạnh: bạn gửi báo cáo cho nhà cung cấp, họ sẽ in lại những chiếc cốc bị lỗi để giữ được khoản thanh toán cuối cùng của bạn. Nếu bạn đã thanh toán trước và kiểm tra khi hàng về, bạn sẽ phải tranh cãi về việc hoàn tiền cho hàng hóa đã ở trong kho của bạn. Cùng một vấn đề, nhưng kết quả hoàn toàn khác nhau — được quyết định hoàn toàn bởi thời điểm kiểm tra.

Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng

Đối với đơn hàng một lần, một cuộc kiểm tra trước khi xuất hàng có thể là tất cả những gì bạn cần. Khi bạn đặt các đơn hàng lặp lại và mở rộng quy mô, việc biến kiểm soát chất lượng thành một quy trình thường xuyên thay vì một việc vội vàng mỗi lần là điều xứng đáng: lưu giữ một bản thông số kỹ thuật rõ ràng để tái sử dụng, một AQL đã thỏa thuận, một công ty kiểm tra đáng tin cậy sẵn sàng, và các cuộc kiểm tra được lên lịch theo điều khoản thanh toán như một thói quen. Nền tảng này không thay đổi nhiều giữa các đơn hàng, và việc thiết lập sẵn quy trình giúp bạn phát triển mà không làm chất lượng suy giảm khi khối lượng đơn hàng tăng lên.

Về hướng dẫn này

Product Sourcing School được viết bởi những người đã trực tiếp kiểm tra các đơn hàng quốc tế và tận mắt thấy những sai sót về chất lượng xảy ra ở đâu. Chúng tôi không bán dịch vụ kiểm tra hay nhận hoa hồng — mục tiêu đơn giản là giúp bạn đảm bảo những gì bạn nhận được đúng với những gì bạn đã thỏa thuận.

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tôi kiểm tra chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp nước ngoài?

Hãy bắt đầu với một bản thông số kỹ thuật rõ ràng bằng văn bản, kiểm tra mẫu tiền sản xuất và sắp xếp kiểm tra trước khi xuất hàng đối với thành phẩm dựa trên thông số kỹ thuật đó — thường thông qua một công ty kiểm tra bên thứ ba — trước khi bạn thanh toán số dư cuối cùng.

Khi nào tôi nên kiểm tra một đơn hàng quốc tế?

Lý tưởng nhất là trước khi bạn thanh toán số dư. Việc kiểm tra trước khi xuất hàng trước khi thanh toán số dư có nghĩa là nếu hàng hóa có vấn đề, bạn vẫn có lợi thế để yêu cầu họ khắc phục.

Tôi có cần một công ty kiểm tra bên thứ ba không?

Đối với hầu hết người mua, câu trả lời là có — một nhân viên kiểm tra độc lập tại hiện trường cung cấp cho bạn một báo cáo khách quan về việc liệu hàng hóa có đáp ứng thông số kỹ thuật của bạn hay không, điều mà bạn không thể có được chỉ bằng cách tin vào lời của nhà cung cấp.

Điều gì xảy ra nếu hàng hóa không đạt kiểm tra?

Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa hoặc thay thế các mặt hàng bị lỗi, đàm phán lại hoặc giữ lại số dư cho đến khi vấn đề được giải quyết. Một bản thông số kỹ thuật rõ ràng và báo cáo kiểm tra cung cấp cho bạn bằng chứng để yêu cầu họ thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Làm thế nào để tôi kiểm tra chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp nước ngoài?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Hãy bắt đầu với một bản thông số kỹ thuật rõ ràng bằng văn bản, kiểm tra mẫu tiền sản xuất và sắp xếp kiểm tra trước khi xuất hàng đối với thành phẩm dựa trên thông số kỹ thuật đó — thường thông qua một công ty kiểm tra bên thứ ba — trước khi bạn thanh toán số dư cuối cùng.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Khi nào tôi nên kiểm tra một đơn hàng quốc tế?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Lý tưởng nhất là trước khi bạn thanh toán số dư. Việc kiểm tra trước khi xuất hàng trước khi thanh toán số dư có nghĩa là nếu hàng hóa có vấn đề, bạn vẫn có lợi thế để yêu cầu họ khắc phục.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Tôi có cần một công ty kiểm tra bên thứ ba không?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Đối với hầu hết người mua, câu trả lời là có — một nhân viên kiểm tra độc lập tại hiện trường cung cấp cho bạn một báo cáo khách quan về việc liệu hàng hóa có đáp ứng thông số kỹ thuật của bạn hay không, điều mà bạn không thể có được chỉ bằng cách tin vào lời của nhà cung cấp.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Điều gì xảy ra nếu hàng hóa không đạt kiểm tra?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa hoặc thay thế các mặt hàng bị lỗi, đàm phán lại hoặc giữ lại số dư cho đến khi vấn đề được giải quyết. Một bản thông số kỹ thuật rõ ràng và báo cáo kiểm tra cung cấp cho bạn bằng chứng để yêu cầu họ thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận.”}}
]
}