Kas yra proforma sąskaita faktūra

Kai tiekėjas pirmą kartą atsiunčia „proforma sąskaitą faktūrą“, lengva pamanyti, kad tai įprasta sąskaita ir šiek tiek sunerimti dėl apmokėjimo. Tačiau tai nėra visai taip. Proforma sąskaita faktūra yra preliminarus dokumentas – formalus pasiūlymas, pateiktas sąskaitos faktūros forma, – kuriame išdėstomos sandorio sąlygos prieš jį galutinai patvirtinant. Supratimas, kas tai yra ir kuo ji nėra, padeda išvengti painiavos ir leidžia tinkamai patikrinti sandorį prieš pervedant pinigus.

Kas yra proforma sąskaita faktūra

Proforma sąskaita faktūra yra dokumentas, kurį tiekėjas atsiunčia prieš patvirtinant užsakymą, kuriame nurodoma siūlomo pardavimo informacija: prekės, kiekiai, kainos ir sąlygos. Ji atrodo kaip sąskaita faktūra, tačiau tai nėra reikalavimas atsiskaityti taip, kaip galutinė sąskaita faktūra. Įsivaizduokite tai kaip oficialiai užrašytą susitarimą – tvirtą kainos pasiūlymą, kurį galite peržiūrėti, panaudoti mokėjimui ar finansavimui suderinti ir patvirtinti prieš pradedant gamybą. Tai standartinė tarptautinės prekybos praktika, dėl kurios nereikia nerimauti.

Kas nurodoma proforma sąskaitoje faktūroje

Įprastoje proforma sąskaitoje faktūroje nurodomi pardavėjo ir pirkėjo duomenys, prekių aprašymas, kiekis, vieneto kaina ir bendra suma, sutartos pardavimo sąlygos (kurios apibrėžia, kas įskaičiuota į kainą), mokėjimo sąlygos ir dažnai numatomas pristatymo laikas. Trumpai tariant, joje visas sandoris aprašomas viename lape. Būtent todėl ji jums naudinga – tai jūsų galimybė patikrinti, ar kiekviena detalė atitinka tai, dėl ko sutarėte, prieš įsipareigojant.

Proforma sąskaita faktūra ir komercinė sąskaita faktūra

Šie du dokumentai dažnai painiojami, o skirtumas slypi laike ir paskirtyje. Proforma sąskaita faktūra gaunama prieš patvirtinant užsakymą – ji yra preliminari, tai oficialus pasiūlymas, naudojamas sąlygoms suderinti ir mokėjimui organizuoti. Komercinė sąskaita faktūra gaunama po to, kai prekės išsiunčiamos; tai galutinė sąskaita ir pagrindinis dokumentas muitinei bei jūsų apskaitai. Proforma nustato ketinimus; komercinė sąskaita faktūra fiksuoja tai, kas iš tikrųjų buvo parduota ir išsiųsta. Paprastai pirmiausia pamatysite proformą, o vėliau – komercinę sąskaitą faktūrą, ir šie du dokumentai turėtų sutapti.

Kodėl tiekėjai jas siunčia

Proforma sąskaita faktūra atlieka kelias praktines funkcijas. Ji raštu patvirtina sandorio detales, kad abi pusės sutiktų prieš pradedant gamybą. Ji suteikia dokumentą, kurio pagrindu galite atlikti mokėjimą, nesvarbu, ar tai būtų banko pavedimas, avansas ar prekybos finansavimas. Kai kuriais atvejais jos reikia norint gauti importo licenciją arba patenkinti jūsų įmonės vidaus patvirtinimo procesus. Jums, kaip pirkėjui, pagrindinė jos vertė paprasta: tai aiškiai išdėstytas sandoris, kurį dar kartą peržiūrite prieš mokėdami.

Kaip pirkėjui naudotis proforma sąskaita faktūra

Kai gaunate proforma sąskaitą faktūrą, vertinkite ją kaip tikrinimo punktą, o ne kaip formalumą. Perskaitykite kiekvieną eilutę ir palyginkite su tuo, dėl ko susitarėte: produkto specifikaciją, kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą, pardavimo sąlygas bei mokėjimo terminus. Patikslinkite, kas į kainą įskaičiuota pristatymo atžvilgiu, nes proforma, kurioje nurodyta kaina gamykloje, reiškia, kad vėlesnės išlaidos teks jums. Jei kas nors neatitinka jūsų supratimo, tai yra tinkamas momentas tai iškelti – daug lengviau ištaisyti proformą nei keisti jau patvirtintą užsakymą. Kai esate patenkinti, ji tampa mokėjimo ir gamybos pagrindu.

Ar proforma sąskaita faktūra yra teisiškai įpareigojanti?

Apskritai proforma sąskaita faktūra nėra teisiškai įpareigojantis reikalavimas atsiskaityti taip, kaip galutinė sąskaita faktūra – tai preliminarus dokumentas. Vis dėlto, ji nustato sąlygas, dėl kurių abi šalys susitaria, todėl turi didelę reikšmę sandoriui, o kai ją patvirtinate ir sumokate, jūs įsipareigojate įvykdyti užsakymą. Vertinkite ją rimtai: tai rašytinis įrašas apie tai, ką ketinate pirkti.

Kaip patikrinti proforma sąskaitą faktūrą eilutė po eilutės

Kadangi proforma yra jūsų paskutinė galimybė aiškiai peržiūrėti sandorį prieš sumokant, verta ją skaityti atidžiai, o ne tik permesti akimis. Patikrinkite, ar produkto aprašymas ir specifikacija tiksliai atitinka tai, dėl ko sutarėte – čia dažnai slepiasi netinkamas variantas ar trūkstamas pritaikymas. Patikrinkite kiekį ir įsitikinkite, kad vieneto kaina bei bendra suma atitinka jūsų derybų rezultatus, o skaičiavimai yra teisingi. Patvirtinkite pardavimo sąlygas – ar tai FOB, EXW ar kas nors kita – nes tai nulemia, kiek vėlesnių išlaidų teks padengti jums. Perskaitykite mokėjimo sąlygas, įskaitant avansą ir likučio padalijimą bei mokėjimo būdą. Taip pat atkreipkite dėmesį į numatomą pristatymo laiką ir banko duomenis, patikrindami, ar sąskaita priklauso įmonei, o ne fiziniam asmeniui. Jei kas nors ne taip, tai pigiausias momentas tai ištaisyti – proformos pataisymas yra tik pranešimas, o jau patvirtinto ir apmokėto užsakymo keitimas – tikras vargas.

Proformos naudojimas mokėjimui ir finansavimui

Be sandorio patvirtinimo, proforma sąskaita faktūra turi praktinės naudos ir jūsų pusėje. Tai dokumentas, kurio pagrindu mokate avansą, pateikdami bankui ar mokėjimų paslaugų teikėjui aiškų sandorio pagrindimą. Ji gali būti naudojama prekybos finansavimui suderinti, jei užsakymą finansuojate tokiu būdu, nes skolintojas nori matyti sąlygas raštu. Kai kuriose šalyse jos reikia norint gauti importo licenciją arba leidimą reguliuojamoms prekėms. Be to, ji atitinka visus vidaus patvirtinimus, kurių reikalauja jūsų verslas prieš atliekant išlaidas. Kiekvienu atveju jos vertė ta pati: tai sandoris, oficialiai užrašytas, kuriuo gali remtis visi kiti grandinės dalyviai – jūsų bankas, skolintojas ar institucija. Saugokite ją, nes tai dokumentas, kurį vėliau turėtų atitikti komercinė sąskaita faktūra.

Pavyzdys

Tarkime, susitariate su tiekėju dėl 1 000 vienetų už 2,30 GBP FOB sąlygomis, su 30 % avansu ir 70 % likučiu prieš išsiuntimą. Jie atsiunčia proforma sąskaitą faktūrą. Užuot iškart mokėję, perskaitote ją eilutė po eilutės – ir pastebite, kad joje nurodyta paprasta produkto versija, o ne prekės ženklo versija, dėl kurios sutarėte, ir nurodyta EXW, o ne FOB sąlyga. Abu variantai būtų jums kainavę: netinkamas produktas ir nenumatytos pristatymo išlaidos. Atsakote, jie pataiso proformą į prekės ženklo produktą su FOB sąlyga, ir tik tada sumokate avansą pagal pakoreguotą dokumentą. Kadangi proformą vertinote kaip tikrinimo punktą, o ne formalumą, dvi brangiai kainavusios klaidos buvo ištaisytos vienu el. laišku dar prieš pervedant pinigus. Būtent tam ir skirta proforma – sandoris aiškiai išdėstytas, dar kartą, kad galėtumėte pastebėti neatitikimus prieš įsipareigodami.

Apie šį vadovą

„Product Sourcing School“ rašo žmonės, kurie patys ne kartą tikrino ir kartais taisė tiekėjų proforma sąskaitas faktūras, neturėdami tikslo kažką vėliau parduoti. Tikslas yra padėti jums panaudoti proformą kaip galutinę apsaugos priemonę, o ne tiesiog pasirašyti ją kaip eilinius popierius.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar reikia apmokėti proforma sąskaitą faktūrą?

Ne taip, kaip mokate galutinę sąskaitą faktūrą. Proforma yra preliminarus dokumentas, kuriame nustatomas siūlomas sandoris. Mokate, kai jį peržiūrite ir patvirtinate – dažnai kaip avansą – kas ir inicijuoja užsakymą.

Kuo skiriasi proforma sąskaita faktūra nuo komercinės sąskaitos faktūros?

Proforma sąskaita faktūra gaunama prieš patvirtinant užsakymą ir veikia kaip oficialus kainos pasiūlymas. Komercinė sąskaita faktūra gaunama vėliau, kai prekės išsiunčiamos, ir yra galutinė sąskaita, naudojama muitinei ir apskaitai. Abu dokumentai turi sutapti.

Ar proforma sąskaita faktūra yra teisiškai įpareigojanti?

Paprastai tai nėra savaime įpareigojantis reikalavimas atsiskaityti, tačiau ji nustato sutartas sąlygas ir turi didelę reikšmę. Kai ją patvirtinate ir sumokate, jūs įsipareigojate įvykdyti užsakymą.

Ką turėčiau patikrinti proforma sąskaitoje faktūroje?

Produkto aprašymą, kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą, pardavimo sąlygas (kas įskaičiuota į pristatymo kainą), mokėjimo sąlygas ir pristatymo terminą. Prieš mokėdami įsitikinkite, kad kiekviena eilutė atitinka tai, dėl ko sutarėte.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Ar reikia apmokėti proforma sąskaitą faktūrą?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Ne taip, kaip mokate galutinę sąskaitą faktūrą. Proforma yra preliminarus dokumentas, kuriame nustatomas siūlomas sandoris. Mokate, kai jį peržiūrite ir patvirtinate – dažnai kaip avansą – kas ir inicijuoja užsakymą.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kuo skiriasi proforma sąskaita faktūra nuo komercinės sąskaitos faktūros?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Proforma sąskaita faktūra gaunama prieš patvirtinant užsakymą ir veikia kaip oficialus kainos pasiūlymas. Komercinė sąskaita faktūra gaunama vėliau, kai prekės išsiunčiamos, ir yra galutinė sąskaita, naudojama muitinei ir apskaitai. Abu dokumentai turi sutapti.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Ar proforma sąskaita faktūra yra teisiškai įpareigojanti?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Paprastai tai nėra savaime įpareigojantis reikalavimas atsiskaityti, tačiau ji nustato sutartas sąlygas ir turi didelę reikšmę. Kai ją patvirtinate ir sumokate, jūs įsipareigojate įvykdyti užsakymą.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Ką turėčiau patikrinti proforma sąskaitoje faktūroje?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Produkto aprašymą, kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą, pardavimo sąlygas (kas įskaičiuota į pristatymo kainą), mokėjimo sąlygas ir pristatymo terminą. Prieš mokėdami įsitikinkite, kad kiekviena eilutė atitinka tai, dėl ko sutarėte.”}}
]
}