Mis on ostutellimus

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Ostutellimus võib tunduda kontoripaberimajandusena ja suures ettevõttes see nii võibki olla. Kuid kõigile, kes tooteid hangivad, on see palju kasulikum tööriist: see on dokument, mis fikseerib täpselt selle, mida ostate, kellelt ja mis hinnaga, enne kui raha liigub. Harjumus seda kasutada muudab ebamäärase e-kirjavahetuse selgeks kirjalikuks kokkuleppeks, mis kaitseb teid juhul, kui mälestused hiljem erinema hakkavad.

Mis on ostutellimus

Ostutellimus (inglise keeles purchase order, lühendatult PO) on dokument, mille ostja saadab tarnijale tellimuse kinnitamiseks. See sätestab täpselt, mida soovite osta – tooted, kogused, kokkulepitud hinna ja tingimused – ning kui tarnija selle aktsepteerib, muutub see tehingu ühiseks kirjalikuks tõendiks. Lihtsamalt öeldes on see teie kirjalik juhis tarnijale, mis ütleb: “seda ma tellin ja nendel tingimustel”, asendades vestluste ebamäärasuse millegi konkreetsega.

Mida ostutellimus sisaldab

Hea ostutellimus hõlmab kogu tellimuse ühes dokumendis. See tähendab tavaliselt teie ja tarnija äriandmeid, PO numbrit viitamiseks, toodete selget kirjeldust, kogust, kokkulepitud ühikhinda ja kogusummat, maksetingimusi, kokkulepitud müügitingimusi (Incoterms), mis määravad, mida hind katab, ning eeldatavat tarnimise või saatmise kuupäeva. Eesmärk on, et igaüks, kes seda hiljem loeb – teie, tarnija või teie pank –, näeks täpselt, milles lepiti kokku, ilma et peaks seda e-kirjadest kokku panema.

Kuidas ostutellimus sobitub hankeprotsessi

Hankimisel järgneb PO tavaliselt läbirääkimistele ja sageli kaasneb sellega tarnija proforma arve. Need kaks on omavahel tihedalt seotud: proforma on tarnija ametlik hinnapakkumine ja ostutellimus on teie ametlik tellimuse kinnitus. Praktikas need peegeldavad teineteist ja peaksid kattuma. Kui PO on kinnitatud, saab sellest makse – tavaliselt ettemaksu – ja tootmise alus. See on hetk, mil vestlus muutub kohustuseks, mis on täpselt põhjus, miks selle korrektne vormistamine on väärt vaeva.

Ostutellimus vs arve

Neid aetakse sageli segamini ja erinevus seisneb selles, kes ja millal need väljastab. Ostutellimuse väljastate teie, ostja, enne tellimust, et öelda, mida soovite osta. Arve väljastab tarnija makse taotlemiseks – proforma arve enne tellimust pakkumisena ja kaubaarve pärast tehingut lõpliku arvena. Seega on PO teie dokument, milles on kirjas tellimus; arve on tarnija dokument, millega küsitakse selle eest tasumist. Hästi korraldatud tellimuse puhul klapivad PO, proforma ja kaubaarve omavahel.

Miks ostutellimus teid kaitseb

PO tegelik väärtus hankimisel seisneb selguses ja kaitses. See loob tehingust ühtse, kokkulepitud dokumendi, mis on äärmiselt oluline siis, kui midagi läheb valesti või kui tarnija mälu selle kohta, “millest me kokku leppisime”, mugavalt teie omast erineb. Kui kaup saabub valena, on teie PO võrdluspunktiks selle kohta, mis oleks pidanud tarnitama. Samuti sunnib see teid enne kohustuse võtmist oma nõudmiste osas täpne olema, mis aitab arusaamatusi varakult vältida. Väikese importija jaoks on selge PO üks lihtsamaid enesekaitsevahendeid – ja selle koostamine ei maksa midagi.

Kas seda on alati vaja?

Pisikese näidistellimuse puhul võib piisata selgest e-kirjast. Kuid iga tõelise tellimuse ja kindlasti eritellimusel tootmise puhul on korralik ostutellimus seda paariminutilist aega väärt. See on erinevus kokkuleppe vahel, millele saate viidata, ja sellise vahel, mille üle saate vaid vaielda. Meie juhend kuidas kirjutada ostutellimust selgitab täpselt, mida sinna märkida.

Tellimuse dokumendid ja nende seosed

Ostutellimus on üks paljudest dokumentidest, mis tellimuse käigus liiguvad, ja nende omavaheliste seoste mõistmine hoiab ära palju segadust.

Korrektses tellimuses kirjeldavad proforma, ostutellimus ja kaubaarve sama tehingut ning need peaksid kattuma. PO on selles komplektis teie hääl – dokument, kus mitte tarnija, vaid teie ise teatate täpselt, mida tellite.

Ostutellimus vs tarnija leping

Tasub teha selgeks, kuidas PO erineb tartarnija lepingustrong>ühte konkreetset tellimust – see toode, see kogus, see hind, need tingimused, ühekordselt. Tarnija leping reguleerib laiemat suhet, hõlmates selliseid aspekte nagu püsivad kvaliteedistandardid, konfidentsiaalsus ja vaidluste lahendamine aja jooksul. Ühekordse ostu puhul piisab sageli vaid selgest PO-st (mis ideaaljuhul vastab tarnija proformale). Korduvate või oluliste tarnete puhul kasutatakse mõlemat: leping määrab üldised reeglid ja iga individuaalne tellimus tehakse selle raames ostutellimusega. Dokumendihaldus vastavalt riskitasemele hoiab teid nii alakaitsmise kui ka liigse bürokraatia eest.