Mis on proforma arve

Kui tarnija saadab teile esimest korda “proforma arve”, on lihtne pidada seda tavaliseks arveks ja tunda kerget ärevust maksmise pärast. See ei ole päris nii. Proforma arve on eeldokument – arve kujul esitatud ametlik hinnapakkumine –, mis sätestab tehingu tingimused enne selle lõplikku vormistamist. Mõistes, mis see on ja mis see ei ole, väldite segadust ja saate tehingu korralikult üle kontrollida, enne kui raha vahetab omanikku.

Mis on proforma arve

Proforma arve on dokument, mille tarnija saadab teile enne tellimuse kinnitamist, tuues välja kavandatava müügitehingu üksikasjad: tooted, kogused, hinnad ja tingimused. See näeb välja nagu arve, kuid see ei ole maksenõue samas tähenduses kui lõplik arve. Mõelge sellest kui kirjalikult vormistatud tehingust – see on kindel hinnapakkumine, mida saate üle vaadata, kasutada makse või finantseeringu korraldamiseks ja kinnitada enne tootmise algust. See on rahvusvahelises kaubanduses tavapärane praktika ja pole põhjust muretsemiseks.

Mida proforma arve sisaldab

Tüüpiline proforma arve sisaldab müüja ja ostja andmeid, kaupade kirjeldust, kogust, ühiku hinda ja kogusummat, kokkulepitud müügitingimusi (mis määravad, mida hind sisaldab), maksetingimusi ja sageli ka eeldatavat tarneaega. Lühidalt öeldes võtab see kogu tehingu kokku ühel lehel. Just seetõttu on see teile kasulik – see on teie võimalus kontrollida, kas iga detail vastab kokkulepitule, enne kui võtate kohustuse.

Proforma arve vs kommertsarve

Neid kahte aetakse sageli segamini, kuid erinevus seisneb ajastuses ja otstarbes. Proforma arve esitatakse enne tellimuse kinnitamist – see on esialgne ja ametlik pakkumine tingimustes kokkuleppimiseks ning makse korraldamiseks. Kommertsarve esitatakse pärast seda, kui kaup on teele pandud; see on lõplik arve ning võtmedokument tolli ja teie raamatupidamise jaoks. Proforma sätestab kavandatu; kommertsarve fikseerib tegelikult müüdud ja tarnitud kaubad. Tavaliselt näete esmalt proforma arvet ja hiljem kommertsarvet ning need kaks peavad omavahel klappima.

Miks tarnijad neid saadavad

Proforma arvel on mitu praktilist eesmärki. See kinnitab tehingu üksikasjad kirjalikult, et mõlemad pooled oleksid enne tootmise algust ühel meelel. See annab teile dokumendi makse tegemiseks, olgu selleks pangaülekanne, ettemaks või kaubandusfinantseering. Mõnel juhul on seda vaja impordilitsentsi taotlemiseks või teie ettevõtte sisemiste kinnitusprotsesside läbimiseks. Ostjana on selle peamine väärtus lihtne: see on tehing, mis on enne maksmist veel kord selgelt kirja pandud.

Kuidas ostjana seda kasutada

Kui proforma arve saabub, suhtuge sellesse kui kontrollpunkti, mitte kui vormisusse. Lugege iga rida võrreldes kokkulepituga: toote spetsifikatsioon, kogus, ühiku hind ja kogusumma, müügitingimused ja maksetingimused. Veenduge, mida hind sisaldab transpordi puhul, sest tehaseväravast lähtuv proforma jätab hilisemad kulud teile. Kui miski ei vasta teie arusaamale, on nüüd õige aeg seda tõstatada – proforma parandamine on palju lihtsam kui kinnitatud tellimuse tühistamine. Kui olete rahul, saab sellest makse ja tootmise alus.

Kas proforma arve on õiguslikult siduv?

Üldiselt ei ole proforma arve õiguslikult siduv maksenõue nagu lõplik arve – see on esialgne dokument. Sellegipoolest määratleb see tingimused, millega mõlemad pooled nõustuvad, seega on sellel tehingus märkimisväärne kaal ja kui olete selle kinnitanud ja makse sooritanud, kohustute tellimust täitma. Suhtuge sellesse tõsiselt: see on kirjalik tõend sellest, mida olete ostmas.

Kuidas proforma arvet rida-realt kontrollida

Kuna proforma on teie viimane võimalus tehingut enne maksmist selgelt näha, tasub seda põhjalikult lugeda. Kontrollige, kas toote kirjeldus ja spetsifikatsioon vastavad täpselt kokkulepitule – siin võivad peituda valed variandid või puuduvad kohandused. Kontrollige kogust ning veenduge, et ühiku hind ja kogusumma on kokkulepitud ja arvutused korrektsed. Kinnitage müügitingimused – kas tegemist on FOB, EXW või mõne muu tingimusega –, sest see määrab, kui suured kulud hiljem teile langevad. Lugege maksetingimusi, sealhulgas ettemaksu ja lõppmakse jaotust ning makseviisi. Pöörake tähelepanu tarneajale ja pangaandmetele, veendudes, et konto kuulub ettevõttele, mitte eraisikule. Kui midagi on valesti, on nüüd odavaim hetk see parandada – proforma korrigeerimine on sõnum, aga juba kinnitatud ja makstud tellimuse ümbertegemine on võitlus.

Proforma kasutamine makseks ja finantseerimiseks

Lisaks tehingu kinnitamisele on proforma arvel teie jaoks praktilisi kasutusvõimalusi. See on dokument, mille alusel teete ettemaksu, andes pangale või makseteenuse pakkujale selge ülevaate tehingust. Seda saab kasutada kaubandusfinantseeringu korraldamiseks, kui rahastate tellimust sel viisil, kuna laenuandja soovib näha tingimusi kirjalikult. Mõnes riigis on seda vaja impordilitsentsi või reguleeritud kaupade loa taotlemiseks. Samuti vastab see sisemise heakskiidu nõuetele, mida teie ettevõte enne kulutuste tegemist nõuab. Igal juhul on selle väärtus sama: see on ametlikult kirja pandud tehing, mida kõik teised ahelas – teie pank, laenuandja, ametiasutus – saavad usaldada. Hoidke see alles, sest see on ka dokument, millega hilisem kommertsarve peaks klappima.

Näide

Oletame, et lepite tarnijaga kokku 1000 ühikut hinnaga 2,30 £ FOB, 30% ettemaksuga ja 70% enne saatmist. Nad saadavad proforma arve. Selle asemel, et kohe maksta, loete seda rida-realt ja märkate, et seal on kirjas toote tavaline versioon, mitte kaubamärgiga versioon, milles kokku leppisite, ning hinnastatud on see EXW, mitte FOB järgi. Mõlemad oleksid teile lisakulusid tekitanud: vale toode ja ootamatud transpordikulud. Vastate neile, nad parandavad proforma kaubamärgiga toote ja FOB tingimuse peale ning alles siis maksate ettemaksu parandatud dokumendi alusel. Kuna käsitlesite proformat kontrollpunktina, mitte formaalsusena, lahendati kaks kulukat viga ühe e-kirjaga enne raha liikumist. Just selleks proforma ongi – tehing on selgelt kirja pandud, et saaksite enne kohustuse võtmist märgata kõike, mis ei klapi.

Teave selle juhendi kohta

Product Sourcing Schooli on kirjutanud inimesed, kes on ise korduvalt kontrollinud ja vajadusel korrigeerinud tarnijate proforma arveid, ilma et neil oleks sellega kaasnevaid müügihuve. Eesmärk on aidata teil kasutada proformat kui viimast kaitsemeedet, mitte kui paberimajandust, millele lihtsalt alla kirjutada.

Korduma kippuvad küsimused

Kas proforma arve tuleb ära maksta?

Mitte nii, nagu makstakse lõplikku arvet. Proforma on eeldokument, mis sätestab kavandatava tehingu. Maksate pärast seda, kui olete selle üle vaadanud ja kinnitanud – sageli ettemaksuna –, mis omakorda käivitab tellimuse.

Mis vahe on proforma arvel ja kommertsarvel?

Proforma arve tuleb enne tellimuse kinnitamist ja toimib ametliku hinnapakkumisena. Kommertsarve tuleb pärast kauba väljasaatmist ja on lõplik arve, mida kasutatakse tollis ja raamatupidamises. Need kaks peavad klappima.

Kas proforma arve on õiguslikult siduv?

Üldiselt ei ole see iseenesest siduv maksenõue, kuid see sätestab kokkulepitud tingimused ja on kaalukas dokument. Kui olete selle kinnitanud ja makse teinud, olete tellimusega nõustunud.

Mida peaksin proforma arvel kontrollima?

Toote kirjeldust, kogust, ühiku hinda ja kogusummat, müügitingimusi (mida hind transpordi puhul sisaldab), maksetingimusi ja tarneaega. Veenduge enne maksmist, et iga rida vastab kokkulepitule.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Kas proforma arve tuleb ära maksta?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Mitte nii, nagu makstakse lõplikku arvet. Proforma on eeldokument, mis sätestab kavandatava tehingu. Maksate pärast seda, kui olete selle üle vaadanud ja kinnitanud – sageli ettemaksuna –, mis omakorda käivitab tellimuse.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Mis vahe on proforma arvel ja kommertsarvel?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Proforma arve tuleb enne tellimuse kinnitamist ja toimib ametliku hinnapakkumisena. Kommertsarve tuleb pärast kauba väljasaatmist ja on lõplik arve, mida kasutatakse tollis ja raamatupidamises. Need kaks peavad klappima.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kas proforma arve on õiguslikult siduv?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Üldiselt ei ole see iseenesest siduv maksenõue, kuid see sätestab kokkulepitud tingimused ja on kaalukas dokument. Kui olete selle kinnitanud ja makse teinud, olete tellimusega nõustunud.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Mida peaksin proforma arvel kontrollima?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Toote kirjeldust, kogust, ühiku hinda ja kogusummat, müügitingimusi (mida hind transpordi puhul sisaldab), maksetingimusi ja tarneaega. Veenduge enne maksmist, et iga rida vastab kokkulepitule.”}}
]
}