Proforma fatura nedir

Bir tedarikçiden ilk kez “proforma fatura” aldığınızda, bunu normal bir fatura sanıp ödeme konusunda hafif bir panik yaşamanız çok doğaldır. Ancak durum tam olarak böyle değildir. Proforma fatura bir ön belgedir; yani işlem kesinleşmeden önce anlaşmanın şartlarını ortaya koyan, fatura formunda hazırlanmış resmi bir tekliftir. Ne olduğunu ve ne olmadığını anlamak, kafa karışıklığını önler ve para el değiştirmeden önce anlaşmayı düzgün bir şekilde kontrol etmenize yardımcı olur.

Proforma Fatura Nedir

Proforma fatura, bir sipariş onaylanmadan önce tedarikçinin size gönderdiği ve önerilen satışın detaylarını; yani ürünleri, miktarları, fiyatları ve şartları belirten bir belgedir. Görünüşü faturaya benzer ancak nihai fatura gibi bir ödeme talebi değildir. Bunu, resmi bir şekilde yazıya dökülmüş bir anlaşma olarak düşünün; üzerinde inceleme yapabileceğiniz, ödemeyi veya finansmanı düzenleyebileceğiniz ve üretim başlamadan önce onaylayabileceğiniz kesin bir tekliftir. Uluslararası ticarette standart bir uygulamadır ve endişelenecek bir durum yoktur.

Proforma Faturada Neler Yer Alır

Tipik bir proforma fatura; satıcı ve alıcı bilgilerini, malın tanımını, miktarını, birim fiyatı ve toplam tutarı, kararlaştırılan satış şartlarını (fiyatın neleri kapsadığını belirler), ödeme koşullarını ve genellikle tahmini teslimat süresini içerir. Kısacası, tüm anlaşmayı tek bir sayfada toplar. Sizin için yararlı olmasının nedeni tam da budur; taahhüt altına girmeden önce her detayın üzerinde anlaştığınız şeylerle eşleşip eşleşmediğini kontrol etme şansınızdır.

Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark

Bu ikisi birbirine karıştırılır, ancak fark zamanlama ve amaç ile ilgilidir. Proforma fatura sipariş onaylanmadan önce gelir; ön niteliktedir, şartları kararlaştırmak ve ödemeyi düzenlemek için kullanılan resmi bir tekliftir. Ticari fatura ise mallar gönderildikten sonra gelir; nihai faturadır ve gümrük işlemleri ile kayıtlarınız için temel bir belgedir. Proforma fatura niyet edileni ortaya koyar, ticari fatura ise fiilen satılan ve gönderilen malları kayıt altına alır. Genellikle önce proforma faturayı, daha sonra ticari faturayı görürsünüz ve ikisi birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Tedarikçiler Neden Proforma Fatura Gönderir

Proforma fatura çeşitli pratik amaçlara hizmet eder. Üretim başlamadan önce her iki tarafın da mutabık kalması için anlaşmanın detaylarını yazılı olarak teyit eder. Banka havalesi, depozito veya ticari finansman gibi ödeme yöntemlerini düzenleyebileceğiniz bir belge sağlar. Bazı durumlarda ise ithalat lisansı başvurusu yapmak veya kendi şirketinizin iç onay sürecini tamamlamak için gereklidir. Alıcı olarak sizin için asıl değeri basittir: Ödeme yapmadan önce anlaşmanın son bir kez net bir şekilde ortaya konulmasıdır.

Alıcı Olarak Nasıl Kullanılır

Bir proforma fatura elinize ulaştığında, bunu bir formaliteden ziyade bir kontrol noktası olarak görün. Her satırı, üzerinde anlaştığınız şartlarla karşılaştırarak okuyun: Ürün spesifikasyonu, miktar, birim fiyat ve toplam tutar, satış şartları ve ödeme koşulları. Fiyatın nakliye için neleri içerdiğini teyit edin, çünkü fabrika çıkışlı (EXW) fiyat veren bir proforma, sonraki masrafları size bırakır. Eğer bir şey anladığınızla uyuşmuyorsa, itirazınızı şimdi yapın; proforma faturayı düzeltmek, onaylanmış bir siparişi iptal etmekten çok daha kolaydır. Memnun kaldığınızda, bu belge ödeme ve üretimin temeli haline gelir.

Proforma Fatura Yasal Olarak Bağlayıcı mıdır?

Genel olarak proforma fatura, nihai fatura gibi yasal olarak bağlayıcı bir ödeme talebi değildir; ön hazırlık niteliğinde bir belgedir. Bununla birlikte, her iki tarafın üzerinde anlaştığı şartları ortaya koyduğu için anlaşmada gerçek bir ağırlığı vardır ve onaylayıp ödeme yaptığınız anda siparişi taahhüt etmiş olursunuz. Ciddiye alın: Satın almak üzere olduğunuz şeyin yazılı kaydıdır.

Proforma Fatura Satır Satır Nasıl Kontrol Edilir

Proforma fatura, ödeme yapmadan önce anlaşmaya dair son net bakışınız olduğu için, sadece göz atmak yerine dikkatlice okumayı hak eder. Ürün tanımı ve spesifikasyonunun üzerinde anlaştığınız şeyle tam olarak eşleştiğini kontrol edin; yanlış varyant veya eksik özelleştirme burada gizlenir. Miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarın pazarlık ettiğinizle aynı olup olmadığını ve matematiksel doğruluğunu kontrol edin. Satış şartlarını teyit edin; bu FOB, EXW veya başka bir terim mi — çünkü sonraki maliyetlerin ne kadarının size ait olacağını bu belirler. Depozito ve bakiye ayrımı ile ödemenin nasıl yapılması gerektiği dahil olmak üzere ödeme koşullarını okuyun. Ayrıca teslimat tahminini ve banka bilgilerini not edin; hesabın bir şahsa değil, şirket adına olduğunu teyit edin. Bir şey tersse, bunu düzeltmek için en ucuz an bu andır; proforma faturayı düzeltmek bir mesajdır, onaylanmış ve ödenmiş bir siparişi bozmaya çalışmak ise bir savaştır.

Ödeme ve Finansman için Proforma Kullanımı

Anlaşmayı onaylamanın ötesinde, proforma faturanın sizin tarafınızda pratik kullanımları vardır. Bankanıza veya ödeme sağlayıcınıza işlemin net bir dökümünü sunarak depozito ödemesi yapabileceğiniz belgedir. Eğer siparişi bu yolla finanse ediyorsanız, bir kredi kuruluşu şartları yazılı olarak görmek isteyeceğinden, ticari finansman düzenlemek için kullanılabilir. Bazı ülkelerde, düzenlenen mallar için ithalat lisansı başvurusu yapmak için gereklidir. Ayrıca, şirketinizin harcama yapmadan önce gerektirdiği iç onayları karşılar. Her durumda değeri aynıdır: Zincirdeki herkesin —bankanızın, kredi kuruluşunuzun veya yetkili bir makamın— güvenebileceği, resmi olarak yazılmış anlaşmadır. Dosyanızda saklayın, çünkü sonraki ticari faturanın da eşleşmesi gereken belge budur.

Çalışılmış Bir Örnek

Bir tedarikçiyle 1.000 adet ürün için FOB 2,30 £ fiyat üzerinde, %30 depozito ve %70 sevkiyat öncesi şeklinde anlaştığınızı varsayalım. Tedarikçi bir proforma fatura e-postası gönderdi. Doğrudan ödemek yerine satır satır okudunuz ve anlaştığınız markalı ürün yerine ürünün düz versiyonunun listelendiğini, ayrıca FOB yerine EXW fiyat verildiğini fark ettiniz. Her ikisi de size pahalıya mal olurdu: Yanlış ürün ve beklemediğiniz nakliye masrafları. Cevap yazıyorsunuz, onlar proforma faturayı markalı ürün ve FOB şartıyla düzeltiyor ve ancak o zaman düzeltilmiş belgeye istinaden depozitoyu ödüyorsunuz. Proforma faturayı bir formalite yerine kontrol noktası olarak gördüğünüz için, tek bir e-posta ile iki maliyetli hata, daha hiç para hareket etmeden düzeltilmiş oldu. Proforma faturanın amacı tam olarak budur; anlaşmanın son bir kez net bir şekilde ortaya konulması, böylece taahhüt altına girmeden önce uyuşmazlıkları yakalayabilirsiniz.

Bu Kılavuz Hakkında

Product Sourcing School, tedarikçi proforma faturalarını ilk elden kontrol etmiş ve zaman zaman düzeltmiş, arkasında satacak başka bir şeyi olmayan kişiler tarafından yazılmıştır. Amaç, proforma faturayı sadece evrak işi olarak geçiştirmeniz değil, sunduğu nihai güvenlik önlemi olarak kullanmanıza yardımcı olmaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Faturayı Ödemek Zorunda mıyım?

Nihai bir faturayı ödediğiniz şekilde değil. Proforma, önerilen bir anlaşmayı ortaya koyan ön taslak bir belgedir. İnceleyip onayladıktan sonra —genellikle depozito olarak— ödeme yaparsınız ve bu da siparişi tetikler.

Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Proforma fatura sipariş onaylanmadan önce gelir ve resmi bir teklif görevi görür. Ticari fatura ise mallar gönderildikten sonra gelir, gümrük ve kayıtlar için kullanılan nihai faturadır. İkisi birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Proforma Fatura Yasal Olarak Bağlayıcı mıdır?

Genel olarak tek başına bağlayıcı bir ödeme talebi değildir ancak kararlaştırılan şartları ortaya koyar ve ciddi bir ağırlığı vardır. Onaylayıp ödeme yaptığınızda, siparişi taahhüt etmiş olursunuz.

Proforma Faturada Neleri Kontrol Etmeliyim?

Ürün tanımı, miktar, birim fiyat ve toplam tutar, satış şartları (fiyatın nakliye için neleri kapsadığı), ödeme koşulları ve teslimat tahmini. Ödeme yapmadan önce her satırın anlaştığınız şeyle eşleştiğinden emin olun.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Proforma faturayı ödemek zorunda mıyım?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Nihai bir faturayı ödediğiniz şekilde değil. Proforma, önerilen bir anlaşmayı ortaya koyan ön taslak bir belgedir. İnceleyip onayladıktan sonra —genellikle depozito olarak— ödeme yaparsınız ve bu da siparişi tetikler.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Proforma fatura sipariş onaylanmadan önce gelir ve resmi bir teklif görevi görür. Ticari fatura ise mallar gönderildikten sonra gelir, gümrük ve kayıtlar için kullanılan nihai faturadır. İkisi birbiriyle uyumlu olmalıdır.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Proforma fatura yasal olarak bağlayıcı mıdır?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Genel olarak tek başına bağlayıcı bir ödeme talebi değildir ancak kararlaştırılan şartları ortaya koyar ve ciddi bir ağırlığı vardır. Onaylayıp ödeme yaptığınızda, siparişi taahhüt etmiş olursunuz.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Proforma faturada neleri kontrol etmeliyim?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Ürün tanımı, miktar, birim fiyat ve toplam tutar, satış şartları (fiyatın nakliye için neleri kapsadığı), ödeme koşulları ve teslimat tahmini. Ödeme yapmadan önce her satırın anlaştığınız şeyle eşleştiğinden emin olun.”}}
]
}