Vad är en proformafaktura

Första gången en leverantör skickar en “proformafaktura” är det lätt att anta att det är en vanlig faktura och drabbas av lätt panik över att behöva betala den. Riktigt så är det inte. En proformafaktura är ett preliminärt dokument — en formell offert utformad som en faktura — som fastställer villkoren för affären innan den slutgiltigt bekräftas. Att förstå vad det är, och vad det inte är, minskar risken för missförstånd och hjälper dig att kontrollera affären ordentligt innan några pengar byter ägare.

Vad en proformafaktura är

En proformafaktura är ett dokument som en leverantör skickar till dig innan en order bekräftas, där detaljerna för den föreslagna försäljningen framgår: produkter, kvantiteter, priser och villkor. Den ser ut som en faktura, men det är inte ett betalningskrav på samma sätt som en slutgiltig faktura. Se det som affärsuppgörelsen nedtecknad på ett formellt sätt — en bindande offert som du kan granska, använda för att ordna betalning eller finansiering, och bekräfta innan produktionen påbörjas. Det är standardpraxis inom internationell handel och inget att oroa sig för.

Vad som står på en proformafaktura

En typisk proformafaktura inkluderar säljarens och köparens uppgifter, en beskrivning av varorna, kvantitet, enhetspris och totalsumma, de överenskomna leveransvillkoren (som avgör vad priset inkluderar), betalningsvillkor och ofta en beräknad leveranstid. Kort sagt sammanfattar den hela affären på en sida. Det är precis därför den är användbar för dig — det är din chans att kontrollera att varje detalj stämmer överens med det ni kommit överens om innan du förbinder dig.

Proformafaktura vs handelsfaktura

Dessa två blandas ofta ihop, och skillnaden ligger i tidpunkt och syfte. En proformafaktura kommer innan ordern är bekräftad — den är preliminär, en formell offert som används för att komma överens om villkor och ordna betalning. En handelsfaktura kommer efteråt, när varorna väl skickas; det är den slutgiltiga fakturan och ett viktigt dokument för tullen och för din bokföring. Proformafakturan anger vad som är avsikten; handelsfakturan registrerar vad som faktiskt såldes och skickades. Du får vanligtvis se proformafakturan först och handelsfakturan senare, och de två bör stämma överens.

Varför leverantörer skickar dem

En proformafaktura tjänar flera praktiska syften. Den bekräftar detaljerna i en affär skriftligen så att båda parter är överens innan produktionen startar. Den ger dig ett dokument att ordna betalning mot, oavsett om det är en banköverföring, en handpenning eller handelsfinansiering. Och i vissa fall behövs den för att ansöka om importlicens eller för att uppfylla det egna företagets interna godkännandeprocess. För dig som köpare är dess främsta värde enkelt: det är affären tydligt uppställd, en sista gång, innan du betalar.

Hur du använder den som köpare

När en proformafaktura anländer, betrakta den som en kontrollpunkt snarare än en formalitet. Läs varje rad mot vad ni kommit överens om: produktspecifikation, kvantitet, enhetspris och totalsumma, leveransvillkor och betalningsvillkor. Bekräfta vad priset inkluderar för frakt, eftersom en proformafaktura med pris från fabriksdörren lämnar senare kostnader till dig. Om något inte stämmer med din uppfattning är detta rätt tillfälle att ta upp det — det är mycket enklare att korrigera en proformafaktura än att ändra en bekräftad order. När du är nöjd blir den underlaget för betalning och produktion.

Är en proformafaktura juridiskt bindande?

Generellt sett är en proformafaktura inte ett juridiskt bindande betalningskrav på samma sätt som en slutgiltig faktura — det är ett preliminärt dokument. Med det sagt anger den de villkor som båda parter är överens om, så den har stor tyngd i affären, och när du väl bekräftar den och betalar, förbinder du dig till ordern. Hantera den seriöst: det är den skriftliga dokumentationen av vad du håller på att köpa.

Hur man kontrollerar en proformafaktura, rad för rad

Eftersom proformafakturan är din sista tydliga genomgång av affären innan du betalar, lönar det sig att läsa noga snarare än att bara skumma igenom den. Kontrollera att produktbeskrivningen och specifikationen exakt matchar vad ni kommit överens om — det är här en felaktig variant eller saknad anpassning döljer sig. Kontrollera kvantiteten och att enhetspris och totalsumma är vad ni förhandlat fram, med korrekt matematik. Bekräfta leveransvillkoren — är detta FOB, EXW eller något annat — eftersom det avgör hur mycket av de framtida kostnaderna som faller på dig. Läs betalningsvillkoren, inklusive uppdelningen mellan handpenning och slutbetalning samt hur betalningen ska ske. Notera även leveransuppskattningen och bankuppgifterna, och kontrollera att kontot står i företagets namn, inte en privatpersons. Om något är fel är detta det billiga ögonblicket att fixa det — att korrigera en proformafaktura är ett enkelt meddelande; att ändra en bekräftad, betald order är en kamp.

Använda en proformafaktura för betalning och finansiering

Utöver att bekräfta affären har en proformafaktura praktiska användningsområden för dig. Det är dokumentet du betalar en handpenning mot, vilket ger din bank eller betalningsleverantör en tydlig redogörelse för transaktionen. Den kan användas för att ordna handelsfinansiering om du finansierar ordern på det sättet, eftersom en långivare vill se villkoren skriftligen. I vissa länder behövs den för att ansöka om importlicens eller tillstånd för reglerade varor. Och den uppfyller alla interna godkännanden som ditt eget företag kräver innan utgifter görs. I varje fall är dess värde detsamma: det är affären, formellt nedskriven, som alla andra i kedjan — din bank, en långivare, en myndighet — kan förlita sig på. Spara den i arkivet, eftersom det också är det dokument som den senare handelsfakturan bör stämma överens med.

Ett praktiskt exempel

Säg att du kommer överens om 1 000 enheter till 2,30 GBP FOB med en leverantör, 30 % handpenning och 70 % före frakt. De skickar en proformafaktura via e-post. Istället för att betala direkt läser du den rad för rad — och upptäcker att den listar den enkla versionen av produkten, inte den märkta versionen du kommit överens om, och anger EXW istället för FOB. Båda delarna skulle ha kostat dig pengar: fel produkt och fraktkostnader du inte förväntat dig. Du svarar, de korrigerar proformafakturan till den märkta produkten med FOB, och först då betalar du handpenningen mot det korrigerade dokumentet. Eftersom du behandlade proformafakturan som en kontrollpunkt snarare än en formalitet, löstes två kostsamma fel med ett enda e-postmeddelande innan några pengar flyttades. Det är precis vad en proformafaktura är till för — affären tydligt uppställd, en sista gång, så att du kan fånga upp det som inte stämmer innan du förbinder dig.

Om denna guide

Product Sourcing School är skriven av personer som har granskat, och ibland korrigerat, mängder av leverantörers proformafakturor på egen hand, utan att ha något att sälja i förlängningen. Syftet är att hjälpa dig att använda proformafakturan som det sista skyddsnät den är, istället för att bara se den som pappersexercis.

Vanliga frågor

Måste man betala en proformafaktura?

Inte på samma sätt som du betalar en slutgiltig faktura. En proformafaktura är ett preliminärt dokument som anger en föreslagen affär. Du betalar när du har granskat och bekräftat den — ofta som en handpenning — vilket sedan sätter igång ordern.

Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en handelsfaktura?

En proformafaktura kommer innan ordern är bekräftad och fungerar som en formell offert. En handelsfaktura kommer efteråt, när varorna skickas, och är den slutgiltiga fakturan som används för tull och bokföring. De två bör stämma överens.

Är en proformafaktura juridiskt bindande?

Det är generellt sett inte ett bindande betalningskrav i sig, men den anger de överenskomna villkoren och bär stor vikt. När du bekräftar och betalar mot den förbinder du dig till ordern.

Vad bör jag kontrollera på en proformafaktura?

Produktbeskrivning, kvantitet, enhetspris och totalsumma, leveransvillkor (vad priset inkluderar för frakt), betalningsvillkor och leveransuppskattning. Se till att varje rad stämmer överens med det ni kommit överens om innan du betalar.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Måste man betala en proformafaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Inte på samma sätt som du betalar en slutgiltig faktura. En proformafaktura är ett preliminärt dokument som anger en föreslagen affär. Du betalar när du har granskat och bekräftat den — ofta som en handpenning — vilket sedan sätter igång ordern.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en handelsfaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”En proformafaktura kommer innan ordern är bekräftad och fungerar som en formell offert. En handelsfaktura kommer efteråt, när varorna skickas, och är den slutgiltiga fakturan som används för tull och bokföring. De två bör stämma överens.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Är en proformafaktura juridiskt bindande?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Det är generellt sett inte ett bindande betalningskrav i sig, men den anger de överenskomna villkoren och bär stor vikt. När du bekräftar och betalar mot den förbinder du dig till ordern.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Vad bör jag kontrollera på en proformafaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Produktbeskrivning, kvantitet, enhetspris och totalsumma, leveransvillkor (vad priset inkluderar för frakt), betalningsvillkor och leveransuppskattning. Se till att varje rad stämmer överens med det ni kommit överens om innan du betalar.”}}
]
}