Cum să redactați o comandă de achiziție

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Redactarea unei comenzi de achiziție (PO) este mult mai simplă decât pare — în esență, este vorba doar despre consemnarea clară a comenzii convenite într-un singur document. Nu aveți nevoie de software special sau de studii juridice. Ceea ce contează este să includeți detaliile corecte, deoarece o comandă de achiziție bine scrisă reprezintă documentul pe care vă bazați în cazul în care apar ulterior dispute legate de comandă. Iată cum să redactați una.

Ce să includeți într-o comandă de achiziție

O PO completă răspunde, pe o singură pagină, exact la întrebările despre ce se cumpără și în ce condiții. Includeți următoarele:

• Datele dumneavoastră și ale furnizorului — denumirile companiilor, adresele și datele de contact pentru ambele părți.
• Un număr de comandă de achiziție — o referință unică pentru ca atât dumneavoastră, cât și furnizorul să puteți face trimitere la această comandă specifică.
• Data.
• O descriere clară a mărfurilor — suficient de detaliată pentru a elimina orice ambiguitate: produs, specificații, dimensiune, culoare, materiale și orice personalizare.
• Cantitatea.
• Prețul unitar convenit și totalul.
• Termenii de plată — de exemplu, un avans și restul de plată, precum și metoda de plată.
• Condițiile de vânzare — Incoterm-ul care stabilește ce include prețul pentru transport.
• Data livrării sau a expedierii — când vă așteptați ca mărfurile să fie gata sau expediate.

Structurați clar documentul

Prezentarea contează doar în măsura în care trebuie să fie ușor de citit și greu de interpretat greșit. Un format simplu funcționează cel mai bine: datele dumneavoastră și ale furnizorului în partea de sus, numărul PO și data afișate clar, apoi un tabel care enumeră fiecare produs cu descrierea, cantitatea, prețul unitar și totalul de linie, urmat de termenii de plată, condițiile de vânzare și data livrării mai jos. Un document îngrijit și fără ambiguități valorează mai mult decât unul sofisticat. Un program de procesare de text sau o foaie de calcul de bază sunt perfect adecvate.

Fiți specific cu privire la mărfuri

Dacă există un aspect căruia să îi acordați o atenție sporită, acesta este descrierea a ceea ce cumpărați. Descrierile vagi sunt sursa disputelor. În loc de „500 de sticle albastre”, scrieți dimensiunea exactă, materialul, nuanța, tipul de capac și orice cerință de branding sau ambalare. Cu cât descrieți mărfurile mai precis, cu atât este mai greu pentru un furnizor să livreze ceva care din punct de vedere tehnic corespunde unei descrieri generale, dar nu este ceea ce ați dorit. PO-ul dumneavoastră este la fel de solid precum detaliile conținute în acesta.

Trimiteți-o și obțineți confirmarea

O comandă de achiziție devine utilă odată ce furnizorul o acceptă. Trimiteți-o furnizorului și cereți-i să confirme că acceptă comanda în acești termeni — o confirmare scrisă, chiar și un simplu răspuns prin e-mail, transformă PO-ul într-un acord comun, nu doar într-un document unilateral. Acesta este, de asemenea, momentul ideal pentru a verifica PO-ul în raport cu factura proforma a furnizorului, asigurându-vă că cele două coincid înainte de plata vreunui avans. Păstrați PO-ul confirmat la dosar; este referința dumneavoastră pentru întreaga comandă.

Un format simplu de comandă de achiziție

Nu aveți nevoie de un pachet de șabloane — o comandă de achiziție este doar un document clar de o pagină cu câteva secțiuni. Arată astfel:

Orice procesor de text sau foaie de calcul poate genera acest document în câteva minute. Structura ordonată nu este pentru a arăta oficial, ci pentru ca dumneavoastră, furnizorul și, ulterior, banca dumneavoastră să puteți citi întreaga comandă dintr-o privire, fără a fi nevoie de reconstituirea acesteia din diverse mesaje.

Detaliile care vă protejează cel mai mult

Fiecare câmp contează, dar câteva poartă cea mai mare greutate în ceea ce privește protecția, așa că acordați-le o atenție sporită. Descrierea și specificația produsului sunt cele mai importante — faceți referire la fișa cu specificații sau la o mostră aprobată, deoarece aceasta este baza oricărei dispute. Condițiile de vânzare (Incoterm) decid cât din costul de transport este deja inclus în preț, deci omiterea acestora poate ascunde costuri ulterioare. Termenii de plată trebuie să specifice clar împărțirea avansului și a restului de plată și, în mod ideal, să condiționeze plata finală de trecerea unei inspecții. Iar data livrării transformă o întârziere dintr-o simplă dezamăgire într-o încălcare a comenzii convenite. Asigurați-vă că aceste patru puncte sunt neechivoce, iar restul PO-ului va fi simplu de urmărit.

Un exemplu practic: O comandă de achiziție completată

Să presupunem că comandați genți tote personalizate. PO-ul dumneavoastră conține: PO-0042, data de astăzi; compania dumneavoastră și cea a furnizorului în partea de sus. Un articol: „Geantă tote din pânză de bumbac, 12oz natural, 380×420mm, logo serigrafiat conform mostrei aprobate la data de 3 iunie — 1.000 unități la £2,30 = £2.300.” Totaluri: £2.300, FOB Shenzhen. Termeni: avans 30% (£690) acum, rest de plată 70% (£1.610) înainte de expediere, prin Trade Assurance; mărfurile sunt gata în 30 de zile; inspecție înainte de plata finală. Un spațiu pentru confirmarea furnizorului. Trimiteți documentul, aceștia răspund confirmând, iar dumneavoastră verificați dacă datele corespund cu factfactura proformaant — geanta exactă, prețul, cine plătește ce, când este scadent, cum este verificat — se află pe o singură pagină agreată de ambele părți. Dacă ulterior apare vreo întrebare, acel singur document oferă răspunsul.