Hva er en proformafaktura

Første gang en leverandør sender deg en «proformafaktura», er det lett å anta at det er en vanlig regning og bli litt stresset med tanke på betaling. Det er ikke helt det samme. En proformafaktura er et foreløpig dokument – et formelt pristilbud utformet som en faktura – som legger rammene for avtalen før den endelig bekreftes. Å forstå hva det er, og hva det ikke er, sparer deg for forvirring og hjelper deg med å kontrollere avtalen grundig før penger skifter hender.

Hva er en proformafaktura

En proformafaktura er et dokument en leverandør sender deg før en ordre bekreftes, der detaljene i det foreslåtte salget presenteres: produkter, antall, priser og vilkår. Den ser ut som en faktura, men er ikke et krav om betaling på samme måte som en endelig faktura. Tenk på den som avtalen nedskrevet på en formell måte – et bindende tilbud du kan gå gjennom, bruke til å ordne betaling eller finansiering, og bekrefte før produksjonen starter. Dette er standard praksis i internasjonal handel og ingenting å være bekymret for.

Hva står på en proformafaktura

En typisk proformafaktura inneholder selgerens og kjøperens detaljer, en beskrivelse av varene, antall, enhetspris og totalbeløp, de avtalte salgsbetingelsene (som avgjør hva prisen inkluderer), betalingsbetingelser, og ofte et estimert leveringstidspunkt. Kort sagt fanger den opp hele avtalen på én side. Det er nettopp derfor den er nyttig for deg – det er din sjanse til å kontrollere at hver detalj samsvarer med det dere ble enige om før du forplikter deg.

Proformafaktura vs. handelsfaktura

Disse to blir ofte forvekslet, og forskjellen ligger i tidspunkt og formål. En proformafaktura kommer før ordren er bekreftet – den er foreløpig, et formelt tilbud som brukes for å bli enige om vilkår og ordne betaling. En handelsfaktura kommer etterpå, når varene blir sendt; dette er den endelige regningen og et nøkkeldokument for toll og regnskapsføring. Proformaen setter rammen for hva som er hensikten; handelsfakturaen dokumenterer hva som faktisk ble solgt og sendt. Du vil vanligvis se proformaen først og handelsfakturaen senere, og de to bør samsvare.

Hvorfor leverandører sender dem

En proformafaktura tjener flere praktiske formål. Den bekrefter detaljene i en avtale skriftlig, slik at begge parter er enige før produksjonen starter. Den gir deg et dokument å ordne betaling ut fra, enten det er en bankoverføring, et depositum eller handelsfinansiering. I enkelte tilfeller er den nødvendig for å søke om importlisens eller for å tilfredsstille din egen bedrifts interne godkjenningsprosess. For deg som kjøper er hovedverdien enkel: Det er avtalen lagt frem på en tydelig måte, én siste gang, før du betaler.

Hvordan bruke den som kjøper

Når en proformafaktura ankommer, bør du behandle den som et kontrollpunkt heller enn en formalitet. Les hver linje opp mot det dere ble enige om: produktspesifikasjon, antall, enhetspris og total, salgsbetingelser og betalingsvilkår. Bekreft hva prisen inkluderer for frakt, ettersom en proforma med prising fra fabrikkdøren betyr at fremtidige kostnader faller på deg. Hvis noe ikke samsvarer med din forståelse, er dette tidspunktet for å si fra – det er langt enklere å korrigere en proforma enn å reversere en bekreftet ordre. Når du er fornøyd, blir den grunnlaget for betaling og produksjon.

Er en proformafaktura juridisk bindende?

Generelt sett er ikke en proformafaktura et juridisk bindende krav om betaling på samme måte som en endelig faktura – det er et foreløpig dokument. Når det er sagt, fastsetter den vilkårene begge parter er enige om, så den har stor betydning for avtalen, og når du bekrefter den og betaler, forplikter du deg til ordren. Ta den på alvor: Det er den skriftlige dokumentasjonen på hva du er i ferd med å kjøpe.

Hvordan sjekke en proformafaktura, linje for linje

Fordi proformaen er din siste klare gjennomgang av avtalen før du betaler, lønner det seg å lese nøye fremfor å bare skumme. Sjekk at produktbeskrivelse og spesifikasjon samsvarer nøyaktig med det dere ble enige om – det er her feil variant eller manglende tilpasninger skjuler seg. Sjekk antallet og at enhetspris og total er det dere forhandlet frem, og at matematikken er korrekt. Bekreft salgsbetingelsene – er dette FOB, EXW, eller noe annet – fordi det avgjør hvor mye av de senere kostnadene som faller på deg. Les betalingsbetingelsene, inkludert fordeling av depositum og restbeløp, og hvordan betaling skal skje. Noter deg også estimert leveringstid og bankdetaljene, og sjekk at kontoen står i bedriftens navn, ikke en privatpersons. Hvis noe ikke stemmer, er dette det billige tidspunktet å fikse det på – å korrigere en proforma er en beskjed; å endre en bekreftet, betalt ordre er en kamp.

Bruke en proforma for betaling og finansiering

Utover å bekrefte avtalen har en proformafaktura praktiske bruksområder for deg. Det er dokumentet du betaler depositum mot, og gir banken eller betalingsleverandøren din en klar oversikt over transaksjonen. Den kan brukes til å ordne handelsfinansiering hvis du finansierer ordren på den måten, siden en långiver ønsker å se vilkårene skriftlig. I enkelte land er den nødvendig for å søke om importlisens eller tillatelse for regulerte varer. Og den tilfredsstiller enhver intern godkjenning din egen bedrift krever før innkjøp. I hvert tilfelle er verdien den samme: Det er avtalen, formelt nedskrevet, som alle andre i kjeden – banken din, en långiver, en myndighet – kan stole på. Ta vare på den, ettersom det også er dokumentet den senere handelsfakturaen skal samsvare med.

Et praktisk eksempel

Si at du avtaler 1 000 enheter til £2,30 FOB med en leverandør, 30 % depositum og 70 % før sending. De sender en proformafaktura på e-post. I stedet for å betale med en gang, leser du den linje for linje – og oppdager at den lister opp standardversjonen av produktet, ikke den merkede versjonen dere ble enige om, og oppgir EXW i stedet for FOB. Begge deler ville kostet deg dyrt: feil produkt, og fraktkostnader du ikke forventet. Du svarer, de retter proformaen til det merkede produktet med FOB, og først da betaler du depositumet mot det korrigerte dokumentet. Fordi du behandlet proformaen som et kontrollpunkt fremfor en formalitet, ble to kostbare feil rettet med en enkelt e-post før penger ble flyttet. Det er nettopp det en proforma er til for – avtalen lagt frem tydelig, én siste gang, slik at du kan fange opp det som ikke stemmer før du forplikter deg.

Om denne guiden

Product Sourcing School er skrevet av personer som har kontrollert, og av og til korrigert, mange proformafakturaer fra leverandører selv, uten å ha noe å selge i etterkant. Målet er å hjelpe deg med å bruke proformaen som den siste sikkerhetsventilen den er, fremfor å bare akseptere den som papirarbeid.

Ofte stilte spørsmål

Må du betale en proformafaktura?

Ikke på samme måte som du betaler en endelig faktura. En proforma er et foreløpig dokument som setter rammen for en foreslått avtale. Du betaler når du har gjennomgått og bekreftet den – ofte som et depositum – noe som deretter utløser ordren.

Hva er forskjellen på en proformafaktura og en handelsfaktura?

En proformafaktura kommer før ordren er bekreftet og fungerer som et formelt tilbud. En handelsfaktura kommer etterpå, når varene sendes, og er den endelige regningen som brukes til toll og regnskapsføring. De to bør samsvare.

Er en proformafaktura juridisk bindende?

Den er generelt sett ikke et bindende krav om betaling i seg selv, men den fastsetter de avtalte vilkårene og har stor tyngde. Når du bekrefter og betaler mot den, forplikter du deg til ordren.

Hva bør jeg kontrollere på en proformafaktura?

Produktbeskrivelsen, antall, enhetspris og total, salgsbetingelsene (hva prisen inkluderer for frakt), betalingsbetingelsene og estimert leveringstid. Sørg for at hver linje samsvarer med det dere ble enige om før du betaler.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Må du betale en proformafaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Ikke på samme måte som du betaler en endelig faktura. En proforma er et foreløpig dokument som setter rammen for en foreslått avtale. Du betaler når du har gjennomgått og bekreftet den – ofte som et depositum – noe som deretter utløser ordren.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Hva er forskjellen på en proformafaktura og en handelsfaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”En proformafaktura kommer før ordren er bekreftet og fungerer som et formelt tilbud. En handelsfaktura kommer etterpå, når varene sendes, og er den endelige regningen som brukes til toll og regnskapsføring. De to bør samsvare.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Er en proformafaktura juridisk bindende?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Den er generelt sett ikke et bindende krav om betaling i seg selv, men den fastsetter de avtalte vilkårene og har stor tyngde. Når du bekrefter og betaler mot den, forplikter du deg til ordren.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Hva bør jeg kontrollere på en proformafaktura?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Produktbeskrivelsen, antall, enhetspris og total, salgsbetingelsene (hva prisen inkluderer for frakt), betalingsbetingelsene og estimert leveringstid. Sørg for at hver linje samsvarer med det dere ble enige om før du betaler.”}}
]
}