Kaip parengti pirkimo užsakymą

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Pirkimo užsakymo parengimas yra daug paprastesnis, nei atrodo – tai iš esmės tik jūsų suderinto užsakymo aiškus išdėstymas viename dokumente. Jums nereikia specialios programinės įrangos ar teisinio išsilavinimo. Svarbiausia – įtraukti tinkamas detales, nes tinkamai parengtas pirkimo užsakymas yra dokumentas, kuriuo remsitės, jei vėliau kils ginčų dėl užsakymo. Štai kaip jį parengti.

Ką įtraukti į pirkimo užsakymą

Išsamus pirkimo užsakymas (PO) viename lape tiksliai atsako į klausimus, kas perkama ir kokiomis sąlygomis. Įtraukite šią informaciją:

• Jūsų ir tiekėjo duomenys – abiejų šalių įmonių pavadinimai, adresai ir kontaktai.
• Pirkimo užsakymo numeris – unikalus numeris, kad jūs ir tiekėjas galėtumėte nurodyti šį konkretų užsakymą.
• Data.
• Aiškus prekių aprašymas – pakankamai detalus, kad nekiltų dviprasmybių: prekė, specifikacija, dydis, spalva, medžiagos ir bet koks pritaikymas pagal užsakymą.
• Kiekis.
• Suderinta vieneto kaina ir bendra suma.
• Mokėjimo sąlygos – pavyzdžiui, avanso ir likusios sumos paskirstymas bei mokėjimo būdas.
• Pardavimo sąlygos – Incoterm taisyklė, nustatanti, kas įtraukta į kainą už siuntimą.
• Pristatymo arba išsiuntimo data – kada tikitės, kad prekės bus paruoštos arba išsiųstos.

Aiškus dokumento suformavimas

Pateikimas svarbus tik tiek, kad dokumentą būtų lengva skaityti ir sunku neteisingai suprasti. Geriausiai tinka paprastas išdėstymas: viršuje jūsų ir tiekėjo duomenys, aiškiai matomas pirkimo užsakymo numeris ir data, tada lentelė su kiekvienos prekės aprašymu, kiekiu, vieneto kaina ir bendra eilutės suma, o apačioje – mokėjimo sąlygos, pardavimo sąlygos ir pristatymo data. Tvarkingas ir nedviprasmiškas dokumentas yra vertingesnis už įmantrų. Tam puikiai tinka paprasta teksto rengyklė ar skaičiuoklė.

Būkite tikslūs dėl prekių

Jei yra vieta, kurioje reikia skirti papildomo dėmesio, tai yra perkamos prekės aprašymas. Dėl neaiškių aprašymų kyla ginčai. Užuot rašę „500 mėlynų buteliukų“, nurodykite tikslų dydį, medžiagą, atspalvį, dangtelio tipą ir visus prekės ženklo ar pakuotės reikalavimus. Kuo tiksliau aprašysite prekes, tuo sunkiau tiekėjui bus pristatyti kažką, kas techniškai atitinka laisvą aprašymą, bet nėra tai, ko tikėjotės. Jūsų pirkimo užsakymas yra toks pat stiprus, kaip jame pateikta informacija.

Išsiųskite ir gaukite patvirtinimą

Pirkimo užsakymas tampa naudingas, kai tiekėjas jį priima. Išsiųskite jį tiekėjui ir paprašykite patvirtinti, kad jie priima užsakymą šiomis sąlygomis – rašytinis patvirtinimas, net paprastas atsakymas el. paštu, paverčia jūsų pirkimo užsakymą bendru susitarimu, o ne vienpusiu dokumentu. Tai taip pat tinkamas momentas palyginti pirkimo užsakymą su tiekėjo proforma sąskaita faktūra ir įsitikinti, kad jie sutampa prieš sumokant bet kokį avansą. Saugokite patvirtintą pirkimo užsakymą – tai jūsų nuoroda viso užsakymo vykdymo metu.

Paprasto pirkimo užsakymo pavyzdys

Jums nereikia šablonų rinkinio – pirkimo užsakymas yra tiesiog aiškus vieno puslapio dokumentas su keliais skyriais. Išdėstytas jis atrodo taip:

Skyrius	Kas jame nurodoma
Antraštė	“Purchase Order” (Pirkimo užsakymas), unikalus PO numeris ir data
Šalys	Jūsų įmonės pavadinimas, adresas ir kontaktas; tas pats – tiekėjui
Prekių eilutės	Kiekviena prekė: aprašymas/specifikacija, kiekis, vieneto kaina, eilutės suma
Sumos	Tarpinė suma ir bendra užsakymo suma suderinta valiuta
Sąlygos	Mokėjimo sąlygos (avansas/likutis, būdas), pardavimo sąlygos (Incoterm), pristatymo data
Patvirtinimas	Vieta tiekėjo patvirtinimui

Bet kuri teksto rengyklė ar skaičiuoklė tai sukuria per kelias minutes. Tvarkinga struktūra nėra skirta tam, kad dokumentas atrodytų oficialiai – ji reikalinga tam, kad jūs, tiekėjas, o vėliau ir jūsų bankas galėtumėte iš karto peržiūrėti visą užsakymą, nerekonstruodami jo iš susirašinėjimų.

Detalės, kurios jus labiausiai apsaugo

Kiekvienas laukas yra svarbus, tačiau keletas jų suteikia daugiausia apsaugos, todėl skirkite jiems daugiau dėmesio. Prekės aprašymas ir specifikacija yra patys svarbiausi – remkitės savo specifikacijų lapu arba patvirtintu pavyzdžiu, nes ginčai kyla būtent dėl to. Pardavimo sąlygos (Incoterm) nustato, kiek siuntimo išlaidų jau įskaičiuota į kainą, todėl nenurodytos sąlygos slepia vėlesnius papildomus mokesčius. Mokėjimo sąlygos turėtų aiškiai nurodyti avanso ir likusios sumos paskirstymą ir, idealu, susieti likusios sumos mokėjimą su sėkmingu patikrinimu. O pristatymo data vėlavimą paverčia iš nusivylimo į sutarties pažeidimą. Jei šiuos keturis punktus suformuluosite nedviprasmiškai, likusi pirkimo užsakymo dalis bus paprasta.

Praktinis pavyzdys: užpildytas pirkimo užsakymas

Tarkime, užsisakote firminius medžiaginius maišelius. Jūsų PO atrodo taip: PO-0042, šiandienos data; viršuje jūsų ir tiekėjo įmonių duomenys. Viena prekė: „Medvilninis drobės maišelis, 12oz natūralus, 380×420mm, logotipas atspausdintas šilkografija pagal birželio 3 d. patvirtintą pavyzdį – 1 000 vnt. po £2.30 = £2,300.“ Sumos: £2,300, FOB Shenzhen. Sąlygos: 30% avansas (£690) dabar, 70% likutis (£1,610) prieš išsiuntimą, naudojant Trade Assurance; prekės paruošiamos per 30 dienų; patikrinimas prieš sumokant likutį. Eilutė tiekėjo patvirtinimui. Išsiunčiate jį, jie atsako patvirtindami, ir jūs patikrinate, ar jis sutampa su jų proforma sąskaita faktūra prieš mokėdami avansą. Kiekviena svarbi sąlyga – tikslus maišelis, kaina, kas už ką moka, kada terminas, kaip tikrinama – yra viename lape, kuriam pritarė abi pusės. Jei vėliau kyla klausimų, šis vienas dokumentas į juos atsako.

Apie šį vadovą

„Product Sourcing School“ rašo žmonės, kurie patys yra rengę ir siuntę pirkimo užsakymus užsienio tiekėjams, be jokių paslėptų tikslų parduoti paslaugas ar prekes. Tikslas yra parodyti jums, kad apsaugantis, profesionalus pirkimo užsakymas užtrunka keletą minučių ir nereikalauja jokių specialių įrankių.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ką turėtų apimti pirkimo užsakymas?

Jūsų ir tiekėjo duomenis, PO numerį, datą, aiškų prekių aprašymą, kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą, mokėjimo sąlygas, pardavimo sąlygas ir pristatymo datą. Jis turėtų apimti visą užsakymą viename lape.

Ar man reikia specialios programinės įrangos pirkimo užsakymui parengti?

Ne. Pakanka paprastos teksto rengyklės ar skaičiuoklės. Svarbiausia – aiškiai įtraukti tinkamas detales, o ne įrankis, kurį naudojate joms suformuoti.

Koks detalus turėtų būti prekių aprašymas?

Kuo detalesnis – dydis, medžiaga, spalva, specifikacija ir bet koks pritaikymas ar pakuotė. Neaiškūs aprašymai yra ginčų pradžia, todėl tikslumas šioje vietoje yra geriausia jūsų apsauga.

Ar tiekėjas turi patvirtinti mano pirkimo užsakymą?

Taip, pageidautina. Paprašykite tiekėjo raštu patvirtinti, kad jie priima užsakymą nurodytomis sąlygomis. Tai paverčia jūsų pirkimo užsakymą bendru susitarimu, o ne vienpusiu dokumentu.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Ką turėtų apimti pirkimo užsakymas?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Jūsų ir tiekėjo duomenis, PO numerį, datą, aiškų prekių aprašymą, kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą, mokėjimo sąlygas, pardavimo sąlygas ir pristatymo datą. Jis turėtų apimti visą užsakymą viename lape.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Ar man reikia specialios programinės įrangos pirkimo užsakymui parengti?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Ne. Pakanka paprastos teksto rengyklės ar skaičiuoklės. Svarbiausia – aiškiai įtraukti tinkamas detales, o ne įrankis, kurį naudojate joms suformuoti.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Koks detalus turėtų būti prekių aprašymas?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Kuo detalesnis – dydis, medžiaga, spalva, specifikacija ir bet koks pritaikymas ar pakuotė. Neaiškūs aprašymai yra ginčų pradžia, todėl tikslumas šioje vietoje yra geriausia jūsų apsauga.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Ar tiekėjas turi patvirtinti mano pirkimo užsakymą?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Taip, pageidautina. Paprašykite tiekėjo raštu patvirtinti, kad jie priima užsakymą nurodytomis sąlygomis. Tai paverčia jūsų pirkimo užsakymą bendru susitarimu, o ne vienpusiu dokumentu.”}}
]
}