Cara membuat purchase order

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Menulis purchase order jauh lebih mudah daripada kedengarannya — ini hanyalah cara menuangkan pesanan yang telah disepakati ke dalam satu dokumen yang jelas. Anda tidak memerlukan perangkat lunak khusus atau pelatihan hukum. Yang terpenting adalah mencantumkan detail yang tepat, karena purchase order yang ditulis dengan baik adalah catatan yang dapat Anda rujuk jika di kemudian hari terjadi perselisihan mengenai pesanan tersebut. Berikut cara menulisnya.

Apa yang Harus Dicantumkan dalam Purchase Order

PO yang lengkap menjawab, dalam satu halaman, tentang apa yang dibeli dan berdasarkan syarat apa. Sertakan hal-hal berikut:

• Detail Anda dan pemasok — nama perusahaan, alamat, dan kontak untuk kedua belah pihak.
• Nomor purchase order — referensi unik agar Anda dan pemasok dapat merujuk pada pesanan khusus ini.
• Tanggal.
• Deskripsi barang yang jelas — detail yang cukup sehingga tidak ada ambiguitas: produk, spesifikasi, ukuran, warna, material, dan kustomisasi apa pun.
• Kuantitas.
• Harga satuan yang disepakati dan total.
• Syarat pembayaran — misalnya pembagian deposit dan pelunasan, serta metodenya.
• Syarat penjualan — Incoterm yang menentukan apa saja yang termasuk dalam harga untuk pengiriman.
• Tanggal pengiriman — kapan Anda mengharapkan barang siap atau dikirim.

Susun dengan Jelas

Presentasi hanya penting agar mudah dibaca dan tidak disalahpahami. Tata letak sederhana adalah yang terbaik: detail Anda dan pemasok di bagian atas, nomor PO dan tanggal yang terlihat jelas, lalu tabel yang mencantumkan setiap produk dengan deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan total baris, diikuti oleh syarat pembayaran, syarat penjualan, dan tanggal pengiriman di bawahnya. Dokumen yang rapi dan tidak ambigu jauh lebih berharga daripada dokumen yang mewah. Pengolah kata atau spreadsheet dasar sudah sangat memadai.

Bersikaplah Spesifik Mengenai Barang

Jika ada satu hal yang perlu mendapat perhatian ekstra, itu adalah deskripsi tentang apa yang Anda beli. Deskripsi yang samar adalah awal mula perselisihan. Alih-alih “500 botol biru”, tuliskan ukuran, material, warna, jenis tutup, serta persyaratan branding atau pengemasan yang tepat. Semakin presisi Anda mendeskripsikan barang, semakin sulit bagi pemasok untuk mengirimkan barang yang secara teknis sesuai dengan deskripsi umum tetapi tidak sesuai dengan maksud Anda. Kekuatan PO Anda terletak pada detail yang ada di dalamnya.

Kirim dan Dapatkan Konfirmasi

Purchase order menjadi berguna setelah pemasok menerimanya. Kirimkan kepada pemasok dan minta mereka untuk mengonfirmasi bahwa mereka menerima pesanan tersebut berdasarkan syarat-syarat tersebut — konfirmasi tertulis, bahkan sekadar balasan email, mengubah PO Anda menjadi kesepakatan bersama, bukan dokumen sepihak. Ini juga merupakan momen yang tepat untuk memeriksa PO terhadap proforma invoice dari pemasok, memastikan keduanya cocok sebelum deposit dibayarkan. Simpan PO yang telah dikonfirmasi; itu adalah referensi Anda untuk seluruh pesanan.

Tata Letak Purchase Order Sederhana

Anda tidak memerlukan paket templat — purchase order hanyalah dokumen satu halaman yang jelas dengan beberapa bagian. Tata letaknya terlihat seperti ini:

Setiap pengolah kata atau spreadsheet dapat menghasilkan ini dalam beberapa menit. Struktur yang rapi bukan agar terlihat resmi — melainkan agar Anda, pemasok, dan nantinya bank Anda dapat membaca seluruh pesanan sekilas tanpa harus menyusunnya kembali dari pesan-pesan yang terpisah.

Detail yang Paling Melindungi Anda

Setiap kolom itu penting, tetapi beberapa bagian memiliki bobot perlindungan paling besar, jadi berikan perhatian ekstra. Deskripsi dan spesifikasi produk adalah yang terpenting — rujuk lembar spesifikasi atau sampel yang disetujui, karena inilah titik awal perselisihan. Syarat penjualan (Incoterm) menentukan seberapa besar biaya pengiriman yang sudah termasuk dalam harga, sehingga syarat yang tidak dinyatakan dapat menyembunyikan biaya tambahan di kemudian hari. Syarat pembayaran harus merinci pembagian deposit dan pelunasan, serta idealnya menghubungkan pelunasan dengan pemeriksaan barang yang lulus uji. Dan tanggal pengiriman mengubah keterlambatan dari sekadar kekecewaan menjadi pelanggaran terhadap pesanan yang disepakati. Buat keempat hal ini jelas dan tidak ambigu, maka sisa bagian PO lainnya akan mudah.

Contoh yang Sudah Diisi: Purchase Order Lengkap

Katakanlah Anda memesan tas tote bermerek. PO Anda berbunyi: PO-0042, tertanggal hari ini; perusahaan Anda dan pemasok di bagian atas. Satu item pesanan: “Cotton canvas tote, 12oz natural, 380×420mm, logo sablon sesuai sampel yang disetujui tertanggal 3 Juni — 1.000 unit seharga £2.30 = £2.300.” Total: £2.300, FOB Shenzhen. Syarat: deposit 30% (£690) sekarang, pelunasan 70% (£1.610) sebelum pengiriman, melalui Trade Assurance; barang siap dalam 30 hari; pemeriksaan sebelum pelunasan. Baris untuk pemasok mengonfirmasi. Anda mengirimkannya, mereka membalas dengan konfirmasi, dan Anda memeriksa kesesuaiannya dengan profproforma invoiceing — tas yang tepat, harga, siapa membayar apa, tenggat waktu, bagaimana cara pemeriksaannya — ada dalam satu halaman yang telah disetujui kedua belah pihak. Jika ada yang dipertanyakan di kemudian hari, dokumen tunggal itulah jawabannya.