Wie man eine Bestellung schreibt

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Das Schreiben einer Bestellung ist weitaus einfacher, als es klingt – es geht lediglich darum, Ihren vereinbarten Auftrag klar in einem Dokument festzuhalten. Sie benötigen keine spezielle Software oder juristische Ausbildung. Wichtig ist, dass Sie die richtigen Details angeben, denn eine gut formulierte Bestellung ist das Dokument, auf das Sie zurückgreifen können, falls es später zu Unstimmigkeiten über den Auftrag kommt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche Bestellung erstellen.

Was in eine Bestellung gehört

Eine vollständige Bestellung beantwortet auf einer einzigen Seite genau, was gekauft wird und zu welchen Bedingungen. Fügen Sie Folgendes hinzu:

• Ihre Daten und die des Lieferanten – Firmennamen, Anschriften und Ansprechpartner beider Seiten.
• Eine Bestellnummer – eine eindeutige Referenz, damit Sie und der Lieferant sich auf diesen spezifischen Auftrag beziehen können.
• Das Datum.
• Eine klare Beschreibung der Waren – so detailliert, dass keine Unklarheiten bestehen: Produkt, Spezifikation, Größe, Farbe, Materialien und eventuelle Anpassungen.
• Die Menge.
• Der vereinbarte Einzelpreis und Gesamtpreis.
• Die Zahlungsbedingungen – zum Beispiel Aufteilung in Anzahlung und Restzahlung sowie die Zahlungsmethode.
• Die Verkaufsbedingungen – der Incoterm, der festlegt, was im Preis für den Versand enthalten ist.
• Das Liefer- oder Versanddatum – wann die Waren bereitgestellt oder versendet werden sollen.

Klares Layout

Die Präsentation ist nur insofern wichtig, als sie leicht zu lesen und schwer misszuverstehen sein sollte. Ein einfaches Layout funktioniert am besten: Ihre Daten und die des Lieferanten oben, die Bestellnummer und das Datum gut sichtbar, dann eine Tabelle mit jedem Produkt inklusive Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilensumme, gefolgt von den Zahlungsbedingungen, Verkaufsbedingungen und dem Lieferdatum darunter. Ein ordentliches, eindeutiges Dokument ist wertvoller als ein ausgefallenes. Eine einfache Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation ist völlig ausreichend.

Seien Sie präzise bei der Warenbeschreibung

Wenn es einen Bereich gibt, in dem Sie besonders sorgfältig sein sollten, dann ist es die Beschreibung dessen, was Sie kaufen. Vage Formulierungen sind der Ursprung von Streitigkeiten. Schreiben Sie statt „500 blaue Flaschen“ die genaue Größe, das Material, den Farbton, die Art des Verschlusses und alle Anforderungen an Branding oder Verpackung. Je präziser Sie die Waren beschreiben, desto schwieriger ist es für einen Lieferanten, etwas zu liefern, das technisch zwar einer vagen Beschreibung entspricht, aber nicht das ist, was Sie gemeint haben. Ihre Bestellung ist nur so stark wie die Details, die sie enthält.

Senden und bestätigen lassen

Eine Bestellung wird erst dann nützlich, wenn der Lieferant sie akzeptiert. Senden Sie diese an den Lieferanten und bitten Sie ihn um eine Bestätigung, dass er die Bestellung zu diesen Bedingungen annimmt – eine schriftliche Bestätigung, selbst eine einfache E-Mail-Antwort, macht aus Ihrer Bestellung eine gemeinsame Vereinbarung statt eines einseitigen Dokuments. Dies ist auch der ideale Zeitpunkt, um die Bestellung mit der Proforma-Rechnung des Lieferanten abzugleichen und sicherzustellen, dass beides übereinstimmt, bevor eine Anzahlung geleistet wird. Bewahren Sie die bestätigte Bestellung in Ihren Unterlagen auf; sie ist Ihre Referenz für den gesamten Auftrag.

Einfaches Layout einer Bestellung

Sie benötigen kein Vorlagenpaket – eine Bestellung ist lediglich ein klares einseitiges Dokument mit einigen Abschnitten. Im Aufbau sieht das so aus:

Jede Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellt dies in wenigen Minuten. Die ordentliche Struktur dient nicht der offiziellen Optik, sondern soll sicherstellen, dass Sie, der Lieferant und später Ihre Bank den gesamten Auftrag auf einen Blick erfassen können, ohne ihn aus verschiedenen Nachrichten rekonstruieren zu müssen.

Die wichtigsten Details zu Ihrem Schutz

Jedes Feld ist wichtig, aber einige tragen das größte Gewicht beim Schutz, seien Sie hier also besonders sorgfältig. Die Produktbeschreibung und Spezifikation ist das wichtigste Element – verweisen Sie auf Ihr Spezifikationsblatt oder ein freigegebenes Muster, da sich Streitigkeiten meist daran entzünden. Die Verkaufsbedingungen (der Incoterm) legen fest, wie hoch der bereits im Preis enthaltene Versandkostenanteil ist; ein fehlender Incoterm führt oft zu versteckten Nachforderungen. Die Zahlungsbedingungen sollten die Aufteilung zwischen Anzahlung und Restzahlung detailliert regeln und die Restzahlung idealerweise an eine bestandene Qualitätskontrolle knüpfen. Und das Lieferdatum macht eine Verspätung von einer Enttäuschung zu einem Vertragsbruch. Wenn diese vier Punkte eindeutig sind, ist der Rest der Bestellung unkompliziert.

Ein konkretes Beispiel: Eine ausgefüllte Bestellung

Angenommen, Sie bestellen gebrandete Tragetaschen. Ihre Bestellung lautet: PO-0042, heutiges Datum; Ihr Firmenname und der des Lieferanten oben. Eine Position: „Baumwoll-Canvas-Tasche, 12oz Natur, 380x420mm, Logo im Siebdruckverfahren gemäß freigegebenem Muster vom 3. Juni – 1.000 Stück à 2,30 £ = 2.300 £.“ Summen: 2.300 £, FOB Shenzhen. Bedingungen: 30 % Anzahlung (690 £) jetzt, 70 % Restzahlung (1.610 £) vor Versand, per Trade Assurance; Warenbereitstellung innerhalb von 30 Tagen; Qualitätskontrolle vor Restzahlung. Eine Zeile für die Bestätigung durch den Lieferanten. Sie senden das Dokument, erhalten die Bestätigung und prüfen den Abgleich mit der ProfProforma-Rechnungingung – das exakte Produkt, der Preis, wer für was zahlt, Fälligkeitstermine, Kontrollmodalitäten – befindet sich auf einer Seite, der beide Seiten zugestimmt haben. Sollte später eine Rückfrage entstehen, liefert dieses einzige Dokument die Antwort.