Kiểm tra kiểm soát chất lượng là gì?

Kiểm tra kiểm soát chất lượng là phương thức giúp bạn có cái nhìn khách quan về đơn hàng khi bạn không thể trực tiếp có mặt tại hiện trường. Thay vì tin tưởng hoàn toàn vào lời nói của nhà cung cấp rằng mọi thứ đều ổn, công tác kiểm tra sẽ đối chiếu hàng hóa thực tế với các yêu cầu của bạn — và cung cấp cho bạn một bản báo cáo để bạn có thể xử lý kịp thời trước khi quá muộn. Dưới đây là khái niệm về kiểm tra kiểm soát chất lượng và cách thức hoạt động của các loại hình chính.

Kiểm tra kiểm soát chất lượng là gì?

Kiểm tra kiểm soát chất lượng là việc kiểm tra đơn hàng của bạn — thường là trên một mẫu đại diện thay vì kiểm tra mọi đơn vị sản phẩm — dựa trên một tiêu chuẩn đã thỏa thuận, nhằm xác nhận hàng hóa đúng với những gì bạn đã chỉ định. Công việc này thường được thực hiện bởi một thanh tra viên đã qua đào tạo, thường là từ một công ty bên thứ ba độc lập, người sẽ kiểm tra sản phẩm và lập báo cáo về việc lô hàng đó đạt hay không đạt tiêu chuẩn. Kết quả được đánh giá bằng cách sử dụng AQL, mức dung sai đã thỏa thuận về số lượng lỗi có thể chấp nhận được.

Các loại hình kiểm tra chính

Các đợt kiểm tra diễn ra tại những thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất và mỗi loại hình sẽ phát hiện các vấn đề khác nhau:

• Kiểm tra trước sản xuất (Pre-production inspection) kiểm tra nguyên vật liệu và linh kiện trước khi bắt đầu sản xuất, xác nhận rằng nhà cung cấp bắt đầu với nguyên liệu đầu vào đúng yêu cầu.
• Kiểm tra trong quá trình sản xuất (During-production inspection) (đôi khi gọi là DUPRO) kiểm tra hàng hóa khi đang được sản xuất, phát hiện các vấn đề sớm để kịp thời điều chỉnh trước khi toàn bộ lô hàng được hoàn thiện.
• Kiểm tra trước khi xuất hàng (Pre-shipment inspection) kiểm tra hàng hóa thành phẩm sau khi đơn hàng hoàn tất và đã đóng gói, trước khi được gửi đi. Đây là hình thức phổ biến nhất và đối với hầu hết người mua, đây là khâu quan trọng nhất.
• Kiểm tra xếp hàng vào container (Container loading inspection) kiểm tra xem đúng loại hàng, đúng số lượng và đúng tình trạng hàng hóa thực tế được xếp lên tàu để vận chuyển hay không.

Bạn không cần thực hiện tất cả các bước này cho mọi đơn hàng. Hãy điều chỉnh mức độ kiểm tra dựa trên quy mô, tầm quan trọng của đơn hàng và mức độ tin tưởng của bạn đối với nhà cung cấp.

Thanh tra viên kiểm tra những gì?

Một đợt kiểm tra chất lượng tốt không chỉ dừng lại ở việc xem lướt qua. Dựa trên thông số kỹ thuật của bạn, thanh tra viên thường kiểm tra ngoại quan và trình độ tay nghề, kích thước và trọng lượng, chức năng (nếu có), bao bì, nhãn mác và số lượng. Họ phân loại các lỗi thành lỗi nghiêm trọng, lỗi chính và lỗi phụ và ghi chép lại, vì vậy báo cáo không chỉ hiển thị kết quả đạt hay không đạt mà còn thể hiện chính xác những gì đã tìm thấy. Đây là lý do tại sao bảng thông số kỹ thuật sản phẩm rõ ràng lại quan trọng đến vậy — kết quả kiểm tra chỉ có ý nghĩa khi dựa trên tiêu chuẩn cụ thể.

Tại sao nên sử dụng dịch vụ thanh tra bên thứ ba?

Về lý thuyết, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp tự kiểm tra công việc của họ — nhưng đó chẳng khác nào “vừa đá bóng vừa thổi còi”. Một dịch vụ kiểm tra bên thứ ba độc lập mang đến cho bạn sự đánh giá khách quan từ một đơn vị không có lợi ích liên quan đến việc đơn hàng có đạt tiêu chuẩn hay không. Với một mức phí hợp lý, bạn có một chuyên gia tại hiện trường để kiểm tra hàng hóa theo tiêu chuẩn của bạn và báo cáo trực tiếp cho bạn thay vì cho nhà máy. Đối với hầu hết các nhà nhập khẩu, sự độc lập đó chính là yếu tố then chốt.

Thực hiện kiểm tra để bảo vệ khoản thanh toán của bạn

Thời điểm quý giá nhất để kiểm tra là trước khi bạn thực hiện thanh toán lần cuối. Nếu bạn đang trả tiền cọc và thanh toán số dư, việc kiểm tra trước khi xuất hàng trước khi thanh toán số dư có nghĩa là nếu hàng hóa không đạt, bạn vẫn còn lợi thế để yêu cầu khắc phục. Kiểm tra và thanh toán phối hợp tốt nhất với nhau, điều này đã được đề cập trong bài viết về tổng quan kiểm soát chất lượng của chúng tôi.

Quy trình kiểm tra thực tế diễn ra như thế nào

Quy trình này đơn giản hơn nhiều so với các thuật ngữ chuyên môn. Bạn đặt lịch kiểm tra với một công ty độc lập và cung cấp cho họ thông số kỹ thuật, các mức AQL và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào. Họ lên lịch ngày với nhà cung cấp tại giai đoạn sản xuất phù hợp. Vào ngày kiểm tra, thanh tra viên đã được đào tạo sẽ đến nhà máy, lấy mẫu ngẫu nhiên sử dụng các bảng lấy mẫu tiêu chuẩn dựa trên quy mô đơn hàng của bạn và thực hiện các bước kiểm tra một cách bài bản — ngoại quan, kích thước, chức năng, bao bì, nhãn mác và số lượng. Họ ghi lại mọi thứ, kèm theo ảnh chụp, và đánh giá mọi lỗi là nghiêm trọng, chính hay phụ. Trong vòng một ngày hoặc lâu hơn, bạn sẽ nhận được một bản báo cáo với các kết quả thu được cùng kết luận đạt hoặc không đạt. Sau đó, bạn quyết định việc cần làm — phê duyệt hoặc yêu cầu khắc phục vấn đề trước khi thanh toán số dư. Thanh tra viên không bao giờ tự sửa chữa bất cứ điều gì; vai trò của họ là quan sát và báo cáo để bạn có thể hành động dựa trên thực tế.

Tại sao kích thước mẫu không phải là một tỷ lệ cố định

Một hiểu lầm phổ biến là việc kiểm tra sẽ xem xét theo một tỷ lệ phần trăm cố định trên đơn hàng. Thực tế không phải vậy. Các đợt kiểm tra sử dụng bảng lấy mẫu AQL tiêu chuẩn để xác định quy mô mẫu dựa trên tổng số lượng đơn hàng của bạn — đơn hàng lớn hơn sẽ có mẫu lớn hơn, nhưng không theo tỷ lệ tương xứng, vì về mặt thống kê, bạn không cần phải kiểm tra nhiều gấp mười lần để có mức độ tin tưởng cao gấp mười lần. Vì vậy, một đơn hàng 5.000 đơn vị có thể được đánh giá dựa trên một mẫu vài trăm cái. Thanh tra viên kiểm tra mẫu đó, đếm các lỗi trong từng loại và so sánh số lượng đếm được với giới hạn mà mức AQL bạn chọn cho phép. Đây là một phương pháp thống kê đã được kiểm chứng, đó chính là lý do tại sao người mua và nhà cung cấp trên toàn thế giới chấp nhận nó như một tiêu chuẩn công bằng, thay vì tranh cãi từng trường hợp một.

Ví dụ thực tế

Giả sử bạn đặt 3.000 vỏ điện thoại và đặt lịch kiểm tra trước khi xuất hàng với mức AQL là 2.5 cho các lỗi chính. Thanh tra viên đến kiểm tra sau khi đơn hàng đã được đóng gói, lấy một mẫu khoảng 125 đơn vị từ các thùng hàng và kiểm tra từng cái dựa trên thông số kỹ thuật của bạn — độ khít, độ hoàn thiện, chất lượng in, bao bì và số lượng. Họ tìm thấy hai lỗi chính (hình in bị lệch) so với giới hạn cho phép đối với kích thước mẫu đó, cộng với một vài lỗi phụ nhỏ nằm trong giới hạn cho phép, vì vậy đơn hàng đạt tiêu chuẩn — nhưng báo cáo cho bạn thấy chính xác những gì đã tìm thấy, kèm theo hình ảnh. Bạn biết rằng lô hàng về cơ bản là ổn trước khi thanh toán số dư và hàng được gửi đi. Nếu vấn đề về hình in xuất hiện tràn lan, đợt kiểm tra tương tự đã phát hiện ra điều đó khi hàng hóa vẫn còn nằm trong tay nhà cung cấp và bạn vẫn đang giữ quyền kiểm soát thông qua khoản thanh toán cuối cùng. Đó là giá trị cốt lõi của việc kiểm tra: chuyển từ việc “hy vọng đơn hàng ổn” sang khẳng định “một mẫu đã được kiểm tra và đây chính xác là kết quả”.

Về hướng dẫn này

Product Sourcing School được viết bởi những người đã trực tiếp đặt hàng các đợt kiểm tra chất lượng cho các đơn hàng của riêng họ, không vì mục đích quảng cáo bán hàng. Mục tiêu là giúp việc kiểm tra trở thành một biện pháp bảo vệ thông thường, giá cả phải chăng, thay vì là việc chỉ những nhà nhập khẩu lớn mới làm.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra kiểm soát chất lượng là gì?

Là việc kiểm tra một mẫu đơn hàng dựa trên tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thường do một thanh tra viên độc lập thực hiện, để xác nhận hàng hóa đúng với những gì bạn đã chỉ định. Kết quả được đánh giá bằng AQL và báo cáo cho bạn trước khi hàng được gửi đi.

Thanh tra viên kiểm tra những gì?

Kiểm tra ngoại quan và tay nghề, kích thước và trọng lượng, chức năng (nếu có), bao bì, nhãn mác và số lượng — phân loại các lỗi thành lỗi nghiêm trọng, lỗi chính và lỗi phụ dựa trên thông số kỹ thuật của bạn.

Các loại hình kiểm tra chất lượng là gì?

Kiểm tra trước sản xuất, kiểm tra trong quá trình sản xuất (DUPRO), kiểm tra trước khi xuất hàng và kiểm tra xếp hàng vào container. Mỗi loại kiểm tra ở các giai đoạn khác nhau; kiểm tra trước khi xuất hàng là phổ biến nhất và thường quan trọng nhất đối với người mua.

Khi nào tôi nên thực hiện kiểm tra?

Lý tưởng nhất là trước khi bạn thực hiện thanh toán lần cuối, vì vậy kiểm tra trước khi xuất hàng giúp bạn có lợi thế nếu hàng hóa không đạt. Hãy điều chỉnh loại hình và tần suất kiểm tra phù hợp với quy mô và tầm quan trọng của đơn hàng.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Kiểm tra kiểm soát chất lượng là gì?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Là việc kiểm tra một mẫu đơn hàng dựa trên tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thường do một thanh tra viên độc lập thực hiện, để xác nhận hàng hóa đúng với những gì bạn đã chỉ định. Kết quả được đánh giá bằng AQL và báo cáo cho bạn trước khi hàng được gửi đi.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Thanh tra viên kiểm tra những gì?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Kiểm tra ngoại quan và tay nghề, kích thước và trọng lượng, chức năng (nếu có), bao bì, nhãn mác và số lượng — phân loại các lỗi thành lỗi nghiêm trọng, lỗi chính và lỗi phụ dựa trên thông số kỹ thuật của bạn.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Các loại hình kiểm tra chất lượng là gì?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Kiểm tra trước sản xuất, kiểm tra trong quá trình sản xuất (DUPRO), kiểm tra trước khi xuất hàng và kiểm tra xếp hàng vào container. Mỗi loại kiểm tra ở các giai đoạn khác nhau; kiểm tra trước khi xuất hàng là phổ biến nhất và thường quan trọng nhất đối với người mua.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Khi nào tôi nên thực hiện kiểm tra?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Lý tưởng nhất là trước khi bạn thực hiện thanh toán lần cuối, vì vậy kiểm tra trước khi xuất hàng giúp bạn có lợi thế nếu hàng hóa không đạt. Hãy điều chỉnh loại hình và tần suất kiểm tra phù hợp với quy mô và tầm quan trọng của đơn hàng.”}}
]
}