Miten ostotilaus laaditaan
.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}
Ostotilauksen laatiminen on huomattavasti yksinkertaisempaa kuin miltä se kuulostaa – kyse on oikeastaan vain sovitun tilauksen kirjaamisesta selkeästi yhteen asiakirjaan. Et tarvitse erikoisohjelmistoja tai juridista koulutusta. Tärkeintä on sisällyttää oikeat tiedot, sillä hyvin laadittu ostotilaus on asiakirja, johon voit vedota, jos tilauksesta syntyy myöhemmin erimielisyyksiä. Näin laadit sellaisen.
Mitä ostotilaukseen tulee sisällyttää
Kattava ostotilaus (PO) kertoo yhdellä sivulla täsmälleen, mitä ollaan ostamassa ja millä ehdoilla. Sisällytä seuraavat tiedot:
- Omat ja toimittajan tiedot – yritysten nimet, osoitteet ja yhteyshenkilöt molemmin puolin.
- Ostotilauksen numero – yksilöllinen viite, jotta sekä sinä että toimittaja voitte viitata tähän nimenomaiseen tilaukseen.
- Päivämäärä.
- Selkeä tuotekuvaus – riittävän yksityiskohtainen, jotta väärinkäsityksiä ei synny: tuote, tekniset tiedot, koko, väri, materiaalit ja mahdolliset kustomoinnit.
- Määrä.
- Sovittu yksikköhinta ja kokonaishinta.
- Maksuehdot – esimerkiksi etumaksun ja loppumaksun jakautuminen sekä maksutapa.
- Myyntiehdot – Incoterm, joka määrittelee, mitä hintaan kuuluu kuljetuksen osalta.
- Toimituspäivä tai lähetyspäivä – milloin odotat tavaroiden olevan valmiina tai lähetettyinä.
Muotoile selkeästi
Ulkoasun osalta tärkeintä on vain se, että asiakirja on helppolukuinen ja vaikea ymmärtää väärin. Yksinkertainen rakenne toimii parhaiten: omat ja toimittajan tiedot ylös, ostotilauksen numero ja päivämäärä selkeästi näkyviin, sitten taulukko, jossa luetellaan jokainen tuote kuvauksineen, määrineen, yksikköhintoineen ja rivisummineen, ja lopuksi maksuehdot, myyntiehdot ja toimituspäivä. Siisti ja yksiselitteinen asiakirja on arvokkaampi kuin hieno ulkoasu. Tavallinen tekstinkäsittelyohjelma tai taulukkolaskenta riittää mainiosti.
Ole tarkka tuotteiden kuvauksessa
Jos jokin kohta vaatii erityistä huolellisuutta, se on ostettavien tuotteiden kuvaus. Epämääräiset kuvaukset synnyttävät riitoja. “500 sinistä pulloa” -kuvauksen sijaan kirjoita tarkka koko, materiaali, sävy, korkkityyppi sekä kaikki brändäystä tai pakkaamista koskevat vaatimukset. Mitä tarkemmin kuvailet tavarat, sitä vaikeampi toimittajan on toimittaa jotain, joka teknisesti täyttää väljän kuvauksen, mutta ei ole sitä, mitä tarkoitit. Ostotilauksesi on vain niin vahva kuin siinä olevat yksityiskohdat.
Lähetä ja pyydä vahvistus
Ostotilaus muuttuu hyödylliseksi vasta, kun toimittaja hyväksyy sen. Lähetä se toimittajalle ja pyydä heitä vahvistamaan tilauksen hyväksyminen näillä ehdoilla – kirjallinen vahvistus, jopa yksinkertainen vastaus sähköpostiin, muuttaa ostotilauksesi jaetuksi sopimukseksi sen sijaan, että se olisi vain yksipuolinen asiakirja. Tämä on myös luonteva hetki verrata ostotilausta toimittajan proforma-laskuun ja varmistaa, että ne täsmäävät ennen kuin etumaksua suoritetaan. Säilytä vahvistettu ostotilaus arkistossa; se on viitteesi koko tilauksen ajan.
Yksinkertainen ostotilauksen rakenne
Et tarvitse valmista pohjaa – ostotilaus on vain selkeä yhden sivun asiakirja, jossa on muutama osio. Rakenteeltaan se näyttää tältä:
| Osio |
Mitä siihen sisältyy |
| Otsikko |
“Ostotilaus” (Purchase Order), yksilöllinen PO-numero ja päivämäärä |
| Osapuolet |
Yrityksesi nimi, osoite ja yhteystiedot; sama toimittajalle |
| Rivitiedot |
Jokainen tuote: kuvaus/erittely, määrä, yksikköhinta, rivisumma |
| Summat |
Välisumma ja tilauksen loppusumma sovitussa valuutassa |
| Ehdot |
Maksuehdot (etumaksu/loppumaksu, menetelmä), myyntiehdot (Incoterm), toimituspäivä |
| Vahvistus |
Kohta, jossa toimittaja voi vahvistaa tilauksen |
Mikä tahansa tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelma tuottaa tämän muutamassa minuutissa. Siisti rakenne ei ole sitä varten, että se näyttäisi viralliselta, vaan siksi, että sinä, toimittaja ja myöhemmin pankkisi voitte lukea koko tilauksen yhdellä silmäyksellä ilman, että sitä tarvitsee koota viestien perusteella.
Tiedot, jotka suojaavat sinua eniten
Jokainen kenttä on tärkeä, mutta muutamat niistä kantavat suurimman osan suojaavasta vaikutuksesta, joten panosta niihin erityisesti. Tuotekuvaus ja tekniset tiedot ovat tärkeimmät – viittaa tuoteselosteeseen tai hyväksyttyyn mallikappaleeseen, sillä riitatilanteet ratkaistaan usein tämän perusteella. Myyntiehdot (Incoterm) päättävät, kuinka paljon toimituskuluja sisältyy hintaan, joten määrittelemätön ehto voi kätkeä sisäänsä myöhempiä lisämaksuja. Maksuehdoissa tulisi määritellä etumaksun ja loppumaksun suhde ja ihannetapauksessa sitoa loppumaksu läpäistyyn tarkastukseen. Ja toimituspäivä muuttaa myöhästymisen pettymyksestä sovitun tilauksen rikkomiseksi. Kun nämä neljä kohtaa ovat yksiselitteisiä, loppuosa ostotilauksesta on suoraviivaista.
Käytännön esimerkki: Täytetty ostotilaus
Oletetaan, että tilaat brändättyjä kangaskasseja. Ostotilauksesi kuuluu: PO-0042, päivätty tänään; yrityksesi ja toimittajan tiedot yläreunassa. Yksi rivi: “Puuvillakangaskassi, 12oz natural, 380×420mm, logo silkkipainettu 3. kesäkuuta hyväksytyn mallin mukaisesti – 1 000 kpl à 2,30 £ = 2 300 £.” Summat: 2 300 £, FOB Shenzhen. Ehdot: 30 % etumaksu (690 £) heti, 70 % loppumaksu (1 610 £) ennen lähetystä, Trade Assurance -palvelun kautta; tavarat valmiina 30 päivän kuluessa; tarkastus ennen loppumaksua. Kohta toimittajan vahvistukselle. Lähetät tilauksen, he vastaavat vahvistaen sen, ja tarkistat ennen etumaksun maksua, että se täsmää heidän profproforma-laskunsanta, kuka maksaa mitäkin, milloin se erääntyy, miten se tarkastetaan – on yhdellä sivulla, jonka molemmat osapuolet ovat hyväksyneet. Jos asiaa myöhemmin kysytään, tuo yksi asiakirja vastaa siihen.
Tietoa tästä oppaasta
Product Sourcing Schoolin ovat kirjoittaneet ihmiset, jotka ovat itse laatineet ja lähettäneet ostotilauksia ulkomaisille toimittajille, ilman taka-ajatuksia myynnistä. Tavoitteena on osoittaa, että suojaava ja ammattimainen ostotilaus syntyy muutamassa minuutissa ilman erikoistyökaluja.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä ostotilauksen tulisi sisältää?
Omat ja toimittajan tiedot, PO-numero, päivämäärä, selkeä kuvaus tavaroista, määrä, yksikköhinta ja kokonaishinta, maksuehdot, myyntiehdot ja toimituspäivä. Sen tulisi kattaa koko tilaus yhdellä sivulla.
Tarvitsenko erikoisohjelmistoa ostotilauksen tekemiseen?
Et. Perustekstinkäsittely tai taulukkolaskenta riittää. Tärkeintä on sisällyttää oikeat tiedot selkeästi, ei se työkalu, jolla ne tuotetaan.
Kuinka yksityiskohtainen tuotekuvauksen tulee olla?
Niin yksityiskohtainen kuin mahdollista – koko, materiaali, väri, tekniset tiedot sekä mahdolliset kustomoinnit tai pakkausvaatimukset. Epämääräiset kuvaukset ovat riitojen alkupiste, joten tarkkuus on paras suojasi.
Pitääkö toimittajan vahvistaa ostotilaukseni?
Kyllä, suositeltavaa on. Pyydä toimittajaa vahvistamaan kirjallisesti, että he hyväksyvät tilauksen kyseisillä ehdoilla. Se muuttaa ostotilauksesi jaetuksi sopimukseksi sen sijaan, että se olisi vain yksipuolinen asiakirja.
{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Mitä ostotilauksen tulisi sisältää?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Omat ja toimittajan tiedot, PO-numero, päivämäärä, selkeä kuvaus tavaroista, määrä, yksikköhinta ja kokonaishinta, maksuehdot, myyntiehdot ja toimituspäivä. Sen tulisi kattaa koko tilaus yhdellä sivulla.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Tarvitsenko erikoisohjelmistoa ostotilauksen tekemiseen?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Et. Perustekstinkäsittely tai taulukkolaskenta riittää. Tärkeintä on sisällyttää oikeat tiedot selkeästi, ei se työkalu, jolla ne tuotetaan.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Kuinka yksityiskohtainen tuotekuvauksen tulee olla?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Niin yksityiskohtainen kuin mahdollista – koko, materiaali, väri, tekniset tiedot sekä mahdolliset kustomoinnit tai pakkausvaatimukset. Epämääräiset kuvaukset ovat riitojen alkupiste, joten tarkkuus on paras suojasi.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Pitääkö toimittajan vahvistaa ostotilaukseni?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Kyllä, suositeltavaa on. Pyydä toimittajaa vahvistamaan kirjallisesti, että he hyväksyvät tilauksen kyseisillä ehdoilla. Se muuttaa ostotilauksesi jaetuksi sopimukseksi sen sijaan, että se olisi vain yksipuolinen asiakirja.”}}
]
}
