Hvordan skrive en innkjøpsordre

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Å skrive en innkjøpsordre er langt enklere enn det høres ut som – det handler egentlig bare om å få den avtalte ordren ned på ett dokument på en oversiktlig måte. Du trenger ikke spesialprogramvare eller juridisk utdanning. Det viktigste er å inkludere de riktige detaljene, fordi en godt skrevet innkjøpsordre er dokumentasjonen du støtter deg til dersom noe ved ordren senere skulle bli bestridt. Her er hvordan du skriver en.

Hva en innkjøpsordre bør inneholde

En komplett PO svarer på én enkelt side på nøyaktig hva som kjøpes og på hvilke vilkår. Inkluder følgende:

• Dine og leverandørens opplysninger – firmanavn, adresser og kontaktinformasjon for begge parter.
• Et innkjøpsordrenummer (PO-nummer) – en unik referanse slik at både du og leverandøren kan henvise til denne spesifikke ordren.
• Datoen.
• En tydelig beskrivelse av varene – med nok detaljer til at det ikke oppstår tvil: produkt, spesifikasjon, størrelse, farge, materialer og eventuell tilpasning.
• Antall.
• Avtalt enhetspris og totalsum.
• Betalingsbetingelser – for eksempel depositum og restbeløp, samt betalingsmetode.
• Salgsbetingelser – den Incoterm som bestemmer hva prisen inkluderer for frakt.
• Leverings- eller utskipningsdato – når du forventer at varene skal være klare eller sendt.

Sett det opp oversiktlig

Presentasjon er kun viktig i den grad den er lett å lese og vanskelig å misforstå. Et enkelt oppsett fungerer best: dine og leverandørens detaljer øverst, PO-nummer og dato tydelig vist, etterfulgt av en tabell som lister hvert produkt med beskrivelse, antall, enhetspris og linjesum, og til slutt betalingsbetingelser, salgsbetingelser og leveringsdato nederst. Et ryddig og entydig dokument er mer verdt enn et prangende et. Et enkelt tekstbehandlingsprogram eller regneark er mer enn tilstrekkelig.

Vær spesifikk når det gjelder varene

Hvis det er ett område du bør være ekstra nøye med, er det beskrivelsen av det du kjøper. Vage beskrivelser er grobunn for tvister. I stedet for “500 blå flasker”, skriv nøyaktig størrelse, materiale, nyanse, korktype og eventuelle krav til merkevare eller emballasje. Jo mer presist du beskriver varene, desto vanskeligere er det for en leverandør å levere noe som teknisk sett samsvarer med en løs beskrivelse, men som ikke er det du mente. Din PO er bare så sterk som detaljene i den.

Send den og få den bekreftet

En innkjøpsordre blir nyttig når leverandøren aksepterer den. Send den til leverandøren og be dem bekrefte at de aksepterer ordren på disse vilkårene – en skriftlig bekreftelse, selv bare et enkelt e-postsvar, gjør din PO til en felles avtale fremfor et ensidig dokument. Dette er også det naturlige tidspunktet for å kontrollere PO-en mot leverandørens proformafaktura for å sikre at de to samsvarer før noe depositum betales. Oppbevar den bekreftede PO-en i arkivet; det er din referanse for hele ordren.

Et enkelt oppsett for en innkjøpsordre

Du trenger ikke en pakke med maler – en innkjøpsordre er bare et oversiktlig dokument på én side med noen få seksjoner. Oppsettet ser slik ut:

Ethvert tekstbehandlingsprogram eller regneark lager dette på noen få minutter. Den ryddige strukturen handler ikke om å se offisiell ut – den er til for at du, leverandøren og senere banken din hver for seg skal kunne lese hele ordren med et raskt blikk uten å måtte rekonstruere den fra meldinger.

Detaljene som beskytter deg mest

Alle felt er viktige, men noen bærer hovedtyngden av beskyttelsen, så vær ekstra nøye med dem. Produktbeskrivelse og spesifikasjon er det viktigste punktet – henvis til ditt spesifikasjonsark eller en godkjent vareprøve, fordi det er dette en tvist ofte dreier seg om. Salgsbetingelser (din Incoterm) avgjør hvor mye fraktkostnader som allerede er inkludert i prisen, så hvis disse ikke er oppgitt, kan det skjule seg fremtidige gebyrer. Betalingsbetingelser bør spesifisere delingen mellom depositum og restbeløp, og ideelt sett knytte restbeløpet til en bestått inspeksjon. Og leveringsdatoen gjør forsinkelser fra en skuffelse til et kontraktsbrudd. Få disse fire punktene entydige, så er resten av PO-en grei skuring.

Et praktisk eksempel: En utfylt innkjøpsordre

Si at du bestiller handlenett med logo. Din PO lyder: PO-0042, datert i dag; ditt firma og leverandørens firma øverst. Én linjepost: “Handlenett i bomullscanvas, 12oz natur, 380×420mm, logo silketrykket etter godkjent vareprøve datert 3. juni – 1 000 stk á £2,30 = £2 300.” Totalt: £2 300, FOB Shenzhen. Betingelser: 30 % depositum (£690) nå, 70 % restbeløp (£1 610) før utskipning, via Trade Assurance; varene klare innen 30 dager; inspeksjon før restbetaling. En linje for leverandørens bekreftelse. Du sender den, de svarer med bekreftelse, og du kontrollerer at den samsvarer med deres profproformafaktura– det nøyaktige nettet, prisen, hvem som betaler for hva, når det forfaller, hvordan det kontrolleres – står på én side som begge parter har akseptert. Hvis noe senere blir stilt spørsmål ved, gir det dokumentet svaret.