Hogyan írjunk beszerzési rendelést

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

A beszerzési rendelés megírása sokkal egyszerűbb, mint ahogy hangzik – valójában csak annyit jelent, hogy az egyeztetett rendelést tisztán és világosan egyetlen dokumentumba foglaljuk. Nincs szükség speciális szoftverre vagy jogi képzettségre. A lényeg a megfelelő részletek feltüntetése, mivel egy jól megírt beszerzési rendelés az a dokumentum, amelyre hivatkozhat, ha a rendeléssel kapcsolatban később bármilyen vita merülne fel. Íme, hogyan írjon egyet.

Mit tartalmazzon a beszerzési rendelés?

A teljes körű PO egyetlen oldalon, pontosan megválaszolja, hogy mit és milyen feltételekkel vásárolnak. Tartalmazza az alábbiakat:

• Az Ön és a beszállító adatai — mindkét fél cégneve, címe és kapcsolattartói.
• Beszerzési rendelés száma — egy egyedi hivatkozási szám, amellyel Ön és a beszállító is hivatkozhat erre a konkrét rendelésre.
• A dátum.
• Az áruk egyértelmű leírása — elég részletes ahhoz, hogy ne legyen félreérthető: termék, specifikáció, méret, szín, anyagok és bármilyen egyedi igény.
• A mennyiség.
• Az egyeztetett egységár és az összérték.
• A fizetési feltételek — például az előleg és a fennmaradó összeg megosztása, valamint a fizetés módja.
• Az értékesítési feltételek — az az Incoterm, amely meghatározza, hogy az ár mit tartalmaz a szállítás tekintetében.
• A szállítási vagy kézbesítési dátum — mikor várja az áru elkészültét vagy feladását.

Alakítsa ki átláthatóan

A megjelenés csak annyiban számít, hogy könnyen olvasható és nehezen félreérthető legyen. Az egyszerű elrendezés a legjobb: a fejlécben az Ön és a beszállító adatai, a PO száma és a dátum, majd egy táblázat, amely felsorolja az egyes termékeket leírással, mennyiséggel, egységárral és részösszeggel, alatta pedig a fizetési feltételek, az értékesítési feltételek és a szállítási dátum. Egy rendezett, egyértelmű dokumentum többet ér egy díszesnél. Egy alapvető szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő tökéletesen megfelel.

Legyen konkrét az áruval kapcsolatban

Ha van részlet, amire fokozottan ügyelni kell, az a vásárolt termék leírása. A homályos leírásokból születnek a viták. A „500 kék palack” helyett írja le a pontos méretet, anyagot, árnyalatot, kupaktípust, valamint minden branding vagy csomagolási követelményt. Minél pontosabban írja le az árut, annál nehezebb a beszállítónak olyat szállítania, amely műszakilag megfelel egy lazán megfogalmazott leírásnak, de nem az, amire Ön gondolt. A PO csak annyira erős, amennyire részletes.

Küldje el és kérjen visszaigazolást

A beszerzési rendelés akkor válik hasznossá, ha a beszállító elfogadja. Küldje el a beszállítónak, és kérje, hogy erősítse meg a rendelés elfogadását az adott feltételekkel – egy írásos visszaigazolás, akár egy egyszerű e-mail válasz is, a PO-t egyoldalú dokumentumból közös megállapodássá alakítja. Ez a megfelelő pont arra is, hogy a PO-t összevesse a beszállító proforma számlájával, és megbizonyosodjon arról, hogy az adatok megegyeznek, mielőtt az előleget kifizetné. Őrizze meg a visszaigazolt PO-t; ez lesz az egész rendelés referenciája.

Egyszerű beszerzési rendelés elrendezés

Nincs szüksége sabloncsomagra – a beszerzési rendelés csak egy tiszta, egyoldalas dokumentum néhány szakasszal. Elrendezve így néz ki:

Szakasz	Tartalom
Fejléc	“Beszerzési rendelés” (Purchase Order), egyedi PO szám és dátum
Felek	Az Ön cégneve, címe, kapcsolattartója; ugyanez a beszállító részéről
Tételek	Minden termék: leírás/specifikáció, mennyiség, egységár, részösszeg
Összegek	Részösszeg és végösszeg az egyeztetett pénznemben
Feltételek	Fizetési feltételek (előleg/hátralék, mód), értékesítési feltételek (Incoterm), szállítási határidő
Visszaigazolás	Sor a beszállító elfogadó nyilatkozata számára

Bármely szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő percek alatt elkészíti. A rendezett struktúra nem a hivatalos megjelenés miatt fontos, hanem azért, hogy Ön, a beszállító és később a bankja is egy pillantással átlássa a teljes rendelést anélkül, hogy az üzenetváltásokból kellene rekonstruálni azt.

A legfontosabb védelmi részletek

Minden mező számít, de néhány hordozza a legnagyobb védelmi súlyt, ezért ezekre fordítson különös figyelmet. A termékleírás és specifikáció a legfontosabb – hivatkozzon a specifikációs lapra vagy egy jóváhagyott mintára, mivel a viták ezen alapulnak. Az értékesítési feltételek (az Incoterm) határozza meg, hogy a szállítási költség mekkora része van már benne az árban, így egy ki nem mondott feltétel későbbi pluszköltségeket rejthet. A fizetési feltételek tartalmazzák az előleg és hátralék megosztását, és ideális esetben a hátralék kifizetését egy sikeres ellenőrzéshez kötik. A szállítási határidő pedig a késést a csalódásból az egyezmény megszegésévé minősíti. Ha ez a négy pont egyértelmű, a PO többi része már könnyen kezelhető.

Gyakorlati példa: Kitöltött beszerzési rendelés

Tegyük fel, hogy márkázott táskákat rendel. A PO így néz ki: PO-0042, mai dátummal; az Ön és a beszállító cége a fejlécben. Egy tétel: „Pamut vászontáska, 12oz natúr, 380×420mm, logó szitanyomással a június 3-án jóváhagyott minta alapján – 1000 darab, 2,30 GBP-os egységáron = 2300 GBP.” Összesen: 2300 GBP, FOB Shenzhen. Feltételek: 30% előleg (690 GBP) azonnal, 70% hátralék (1610 GBP) szállítás előtt, Trade Assurance fizetéssel; az áru 30 napon belül elkészül; ellenőrzés a hátralék kifizetése előtt. Egy sor a beszállító visszaigazolásához. Ön elküldi, ők visszaigazolják, Ön pedig összeveti a proforma számlájukkal az előleg utalása előtt. Minden fontos feltétel – a pontos táska, az ár, ki fizeti a költségeket, a határidő, az ellenőrzés módja – egy oldalon szerepel, amit mindkét fél elfogadott. Ha később bármi kérdés merülne fel, ez az egyetlen dokumentum ad választ rá.

Az útmutatóról

A Product Sourcing Schoolt olyan emberek írják, akik maguk is írtak és küldtek beszerzési rendeléseket tengerentúli beszállítóknak, minden hátsó szándék nélkül. A célunk, hogy megmutassuk, egy védelmet nyújtó, professzionális PO elkészítése csak néhány perc, és nem igényel különleges eszközöket.

Gyakran ismételt kérdések

Mit tartalmazzon a beszerzési rendelés?

Az Ön és a beszállító adatait, PO számot, dátumot, az áruk egyértelmű leírását, mennyiséget, egységárat és végösszeget, fizetési feltételeket, értékesítési feltételeket és a szállítási határidőt. Egy oldalban kell összefoglalnia a teljes rendelést.

Szükségem van speciális szoftverre a beszerzési rendelés írásához?

Nem. Egy alapvető szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő tökéletesen megfelel. A lényeg a megfelelő részletek világos feltüntetése, nem az eszköz, amivel előállítja.

Mennyire legyen részletes a termékleírás?

Amennyire csak lehetséges – méret, anyag, szín, specifikáció és minden egyedi igény vagy csomagolási előírás. A homályos leírásoknál kezdődnek a viták, ezért a pontosság itt a legjobb védelem.

A beszállítónak vissza kell igazolnia a beszerzési rendelésemet?

Igen, ideális esetben mindenképpen. Kérje meg a beszállítót, hogy írásban erősítse meg a rendelés elfogadását az adott feltételekkel. Ez a PO-t egyoldalú dokumentumból közös megállapodássá alakítja.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Mit tartalmazzon a beszerzési rendelés?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Az Ön és a beszállító adatait, PO számot, dátumot, az áruk egyértelmű leírását, mennyiséget, egységárat és végösszeget, fizetési feltételeket, értékesítési feltételeket és a szállítási határidőt. Egy oldalban kell összefoglalnia a teljes rendelést.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Szükségem van speciális szoftverre a beszerzési rendelés írásához?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Nem. Egy alapvető szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő tökéletesen megfelel. A lényeg a megfelelő részletek világos feltüntetése, nem az eszköz, amivel előállítja.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Mennyire legyen részletes a termékleírás?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Amennyire csak lehetséges – méret, anyag, szín, specifikáció és minden egyedi igény vagy csomagolási előírás. A homályos leírásoknál kezdődnek a viták, ezért a pontosság itt a legjobb védelem.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”A beszállítónak vissza kell igazolnia a beszerzési rendelésemet?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Igen, ideális esetben mindenképpen. Kérje meg a beszállítót, hogy írásban erősítse meg a rendelés elfogadását az adott feltételekkel. Ez a PO-t egyoldalú dokumentumból közös megállapodássá alakítja.”}}
]
}