Como fazer uma nota de encomenda

.pss-table{width:100%;border-collapse:collapse;margin:1.6rem 0;font-family:’Lato’,sans-serif;font-size:1rem}
.pss-table th,.pss-table td{border:1px solid #e2e8ec;padding:12px 16px;text-align:left;vertical-align:top}
.pss-table thead th{background:#123e56;color:#fff;font-family:’Poppins’,sans-serif;font-weight:600;font-size:.95rem}
.pss-table tbody tr:nth-child(even){background:#f5f7fa}
.pss-table td:first-child{font-weight:600;color:#123e56}

Redigir uma nota de encomenda é muito mais simples do que parece — trata-se, na verdade, de colocar a sua encomenda acordada de forma clara num único documento. Não precisa de software especial ou de formação jurídica. O que importa é incluir os detalhes corretos, porque uma nota de encomenda bem redigida é o registo no qual se baseia caso surja qualquer disputa posterior sobre a encomenda. Eis como redigir uma.

O que incluir numa nota de encomenda

Uma nota de encomenda (PO) completa responde, numa única página, exatamente ao que está a ser comprado e sob que termos. Inclua o seguinte:

• Os seus dados e os do fornecedor — nomes das empresas, moradas e contactos de ambas as partes.
• Um número de nota de encomenda — uma referência única para que tanto o fornecedor como você possam referir-se a esta encomenda específica.
• A data.
• Uma descrição clara da mercadoria — com detalhe suficiente para que não haja ambiguidade: produto, especificação, tamanho, cor, materiais e qualquer personalização.
• A quantidade.
• O preço unitário acordado e o total.
• As condições de pagamento — por exemplo, uma divisão entre sinal e saldo final, e o método.
• As condições de venda — o Incoterm que define o que está incluído no preço para efeitos de transporte.
• A data de entrega ou expedição — quando espera que a mercadoria esteja pronta ou seja expedida.

Estruture-a com clareza

A apresentação só importa na medida em que deve ser fácil de ler e difícil de interpretar mal. Um esquema simples funciona melhor: os seus dados e os do fornecedor no topo, o número da PO e a data claramente visíveis, depois uma tabela que liste cada produto com a sua descrição, quantidade, preço unitário e total da linha, seguidos pelas condições de pagamento, condições de venda e data de entrega na parte inferior. Um documento organizado e inequívoco vale mais do que um documento vistoso. Um processador de texto básico ou uma folha de cálculo são perfeitamente adequados.

Seja específico sobre a mercadoria

Se há um aspeto que exige cuidado extra, é a descrição do que está a comprar. Descrições vagas são a origem das disputas. Em vez de “500 garrafas azuis”, escreva o tamanho exato, material, tonalidade, tipo de tampa e qualquer requisito de marca ou embalagem. Quanto mais precisamente descrever a mercadoria, mais difícil será para o fornecedor entregar algo que tecnicamente corresponda a uma descrição vaga, mas que não era o que pretendia. A sua PO é tão sólida quanto o detalhe nela contido.

Envie e obtenha a confirmação

Uma nota de encomenda torna-se útil quando o fornecedor a aceita. Envie-a ao fornecedor e peça-lhe que confirme que aceita a encomenda sob esses termos — uma confirmação escrita, mesmo uma simples resposta por e-mail, transforma a sua PO num acordo partilhado em vez de um documento unilateral. Este é também o momento natural para conferir a PO com a fatura pró-forma do fornecedor, garantindo que ambas coincidem antes de qualquer pagamento de sinal. Guarde a PO confirmada em arquivo; é a sua referência para toda a encomenda.

Um esquema simples de nota de encomenda

Não precisa de um pacote de modelos — uma nota de encomenda é apenas um documento claro de uma página com algumas secções. Estruturado, tem este aspeto:

Qualquer processador de texto ou folha de cálculo produz isto em poucos minutos. A estrutura organizada não serve para parecer oficial — serve para que você, o fornecedor e, posteriormente, o seu banco, possam ler a encomenda toda de um relance sem terem de a reconstruir a partir de mensagens.

Os detalhes que melhor o protegem

Todos os campos importam, mas alguns carregam a maior parte da carga protetora, por isso dedique-lhes atenção redobrada. A descrição e especificação do produto é o ponto principal — mencione a sua ficha técnica ou uma amostra aprovada, porque é aqui que se decide uma disputa. As condições de venda (o Incoterm) definem quanto do custo de transporte já está no preço, pelo que a omissão deste ponto esconde custos posteriores. As condições de pagamento devem detalhar a divisão entre sinal e saldo e, idealmente, vincular o pagamento do saldo a uma inspeção aprovada. E a data de entrega transforma um atraso de uma desilusão num incumprimento da encomenda acordada. Deixe estes quatro pontos inequívocos e o resto da PO será direto.

Um exemplo prático: uma nota de encomenda preenchida

Imagine que está a encomendar sacos de pano com marca. A sua PO diz: PO-0042, com a data de hoje; a sua empresa e a do fornecedor no topo. Uma linha de produto: “Saco de algodão tipo tela, 12oz natural, 380×420mm, logótipo impresso conforme amostra aprovada a 3 de junho — 1.000 unidades a £2,30 = £2.300”. Totais: £2.300, FOB Shenzhen. Termos: 30% de sinal (£690) agora, 70% de saldo (£1.610) antes da expedição, via Trade Assurance; mercadoria pronta em 30 dias; inspeção antes do saldo. Uma linha para o fornecedor confirmar. Envia-a, eles respondem a confirmar e você verifica se coincide com a fatufatura pró-forma saco exato, o preço, quem paga o quê, quando vence, como é verificado — está numa única página que ambas as partes acordaram. Se algo for questionado mais tarde, esse documento único responde a tudo.