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Cos’è un accordo sulla qualità

Incoterms 2020

Cos’è un accordo sulla qualità

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Un accordo sulla qualità è ciò che trasforma una richiesta generica di “buona qualità” in una serie di standard che un fornitore ha formalmente accettato. È il documento che definisce esattamente cosa significa qualità per il tuo prodotto, chi è responsabile di cosa e cosa succede se la merce non è all’altezza. Per forniture continuative o prodotti importanti, rappresenta un prezioso livello di protezione. Ecco cos’è un accordo sulla qualità e cosa comprende.

Cos’è un accordo sulla qualità

Un accordo sulla qualità è un documento scritto tra te e un fornitore che stabilisce gli standard di qualità che la merce deve soddisfare e le responsabilità di ciascuna parte nel mantenerli. Mentre una scheda tecnica definisce cosa sia il prodotto, un accordo sulla qualità definisce come la qualità verrà gestita in relazione ad esso: gli standard, i controlli e cosa succede quando qualcosa non va. Spesso fa parte di, o affianca, un più ampio contratto di fornitura.

Cosa copre un accordo sulla qualità

Un utile accordo sulla qualità affronta le questioni che causano controversie sulla qualità. Solitamente include gli standard di qualità che la merce deve rispettare, facendo riferimento alla specifica tecnica e all’AQL concordato; come verrà controllata la qualità, comprese le ispezioni e chi le organizza; le responsabilità di ciascuna parte nel mantenere la qualità; come verranno gestiti i difetti e la merce non conforme, includendo rilavorazioni, sostituzioni o rimborsi; e come i problemi di qualità e le controversie verranno gestiti e risolti. Concordando tutto questo in anticipo, elimini l’ambiguità che trasforma un problema di qualità in una costosa disputa.

Perché è utile averlo

Il valore di un accordo sulla qualità risiede nel definire le aspettative in modo chiaro e per iscritto, prima che si verifichino problemi. Un fornitore che ha sottoscritto uno standard definito e un processo per la gestione dei difetti sa esattamente a cosa attenersi, il che spesso previene l’insorgere di problemi. E se la merce non dovesse essere all’altezza, avrai una base concordata su cui intervenire, anziché dover negoziare da zero sotto pressione. Per un piccolo ordine occasionale potrebbe essere più di quanto necessario, ma per forniture continuative o per un prodotto in cui la qualità è fondamentale, è una base sensata.

Una nota di realismo

Come ogni accordo con un fornitore estero, un accordo sulla qualità è molto efficace nel definire aspettative chiare, ma la sua applicabilità pratica dipende da dove e come viene redatto. Funziona al meglio insieme ad altre tutele piuttosto che al loro posto: una specifica chiara, un’ispezione indipendente e un pagamento protetto. Per qualsiasi operazione significativa, specialmente con un fornitore nuovo o lontano, vale la pena chiedere una consulenza adeguata su come strutturarlo affinché sia effettivamente valido. Consideralo come un solido strato di un approccio sensato alla qualità, non come una garanzia di per sé.

Cosa contiene un accordo sulla qualità, nel dettaglio

Un accordo sulla qualità ben fatto analizza le situazioni che causano controversie e le risolve preventivamente. Stabilisce gli standard di qualità che la merce deve soddisfare, facendo riferimento alla specifica tecnica e all’AQL concordato, in modo che il termine “accettabile” sia definito e non presunto. Definisce le ispezioni e i test: quali controlli vengono effettuati, in quale fase, chi li esegue e chi paga. Suddivide le responsabilità chiaramente, rendendo evidente a chi fanno capo i materiali, la lavorazione, l’imballaggio e la tenuta dei registri. Definisce come viene gestita la merce non conforme — se deve essere rilavorata, sostituita, scontata o rimborsata, e chi sostiene i costi. Copre le modifiche, impedendo al fornitore di cambiare silenziosamente un materiale o un componente senza la tua approvazione. E stabilisce come le controversie vengono escalate e risolte. Concordare tutto questo quando c’è calma e ottimismo è molto più facile che negoziarlo una volta che un ordine è andato male.

Accordo sulla qualità, contratto di fornitura e scheda tecnica: come si integrano

Questi tre documenti lavorano insieme, ciascuno con un compito distinto.

Documento Cosa regola
ScheScheda tecnica lo standard
Accordo sulla qualità Come la qualità viene gestita, controllata e applicata attorno al prodotto
Contratto di fornitura Il rapporto commerciale Contratto di fornituratable>

Non avrai sempre bisogno di documentare formalmente tutti e tre. Un piccolo ordine occasionale può richiedere solo una scheda tecnica chiara e un ordine d’acquisto sensato. Un rapporto continuativo basato su un prodotto in cui la qualità è critica può richiedere insieme una scheda tecnica, un accordo sulla qualità e un contratto di fornitura, con l’accordo sulla qualità spesso inserito nel contratto come allegato. Sapere cosa fa ciascuno ti permette di adattare la burocrazia a ciò che è effettivamente in gioco, evitando di documentare troppo o troppo poco.

Chi è coinvolto e chi è responsabile di cosa

Nella sua forma più semplice, un accordo sulla qualità è tra te, l’acquirente, e il tuo fornitore, ma il suo vero compito è dividere chiaramente le responsabilità. Tipicamente il fornitore è responsabile della qualità della produzione, dei materiali e dei componenti che reperisce, del rispetto della specifica e della concessione dell’accesso per le ispezioni. Tu sei responsabile di fornire una specifica chiara e un AQL, di approvare i campioni e di definire innanzitutto cosa costituisce uno standard accettabile. Laddove ne utilizzi uno, un ispettore indipendente agisce esternamente a entrambi, controllando la merce in modo imparziale. Specificare questa divisione è fondamentale perché la maggior parte delle controversie sulla qualità si riduce a “di chi è la colpa, chi paga i costi”: un accordo che ha già risposto a questa domanda trasforma una potenziale discussione in una semplice questione di rispetto di quanto concordato.

Quando un piccolo importatore ne ha effettivamente bisogno

Vale la pena essere onesti su quando un accordo sulla qualità è opportuno, poiché non è necessario per ogni ordine. Per un primo piccolo acquisto occasionale, una scheda tecnica chiara e un’ispezione solitamente bastano, e un accordo formale sarebbe eccessivo. Diventa davvero prezioso quando passi a forniture continuative o ripetute, dove la costanza tra i lotti è importante; quando il prodotto è di alto valore o legato alla sicurezza, quindi un fallimento qualitativo sarebbe costoso o pericoloso; quando hai qualcosa di realizzato su misura secondo le tue specifiche; o quando stai crescendo e vuoi che lo standard rimanga invariato all’aumentare dei volumi. Il fattore determinante non è la dimensione di un singolo ordine, ma la durata e l’importanza del rapporto. Quando prevedi di continuare ad acquistare, formalizzare la qualità è una base che vale la pena costruire.

Come implementarne uno

Mettere in atto un accordo sulla qualità non deve essere un pesante esercizio legale, sebbene per operazioni significative sia saggio chiedere una consulenza adeguata. Parti dalla tua specifica e dal tuo processo di ispezione previsto, poiché sono la sostanza che l’accordo formalizza. Redigi, o fai redigere, un documento che copra gli standard, i controlli, le responsabilità e i processi per la gestione dei difetti e delle controversie descritti sopra. Condividilo con il tuo fornitore e considera il suo feedback come utile: un fornitore che si impegna seriamente in un accordo sulla qualità ti sta dimostrando affidabilità, mentre uno che resiste a qualsiasi responsabilità ti sta comunicando qualcosa di importante. Per un rapporto importante o transfrontaliero, fallo revisionare da qualcuno che comprenda il commercio con il paese del fornitore, in modo che sia strutturato per essere valido e non solo per apparire ufficiale. Quindi conservalo insieme alla tua scheda tecnica e ai rapporti di ispezione come un unico set di registri della qualità.

Informazioni su questa guida

Product Sourcing School è scritta da persone che hanno gestito in prima persona la qualità con fornitori esteri, senza nulla da vendere al riguardo. Questa è una guida generale, non una consulenza legale: per un accordo che abbia un valore reale, chiedi una consulenza specifica per la tua situazione.

Domande frequenti

Cos’è un accordo sulla qualità?

Un accordo scritto tra te e un fornitore che stabilisce gli standard di qualità che la merce deve soddisfare e le responsabilità di ciascuna parte nel mantenerli. Definisce come la qualità viene gestita, controllata e applicata.

Cosa include un accordo sulla qualità?

Gli standard di qualità e l’AQL, come la qualità viene controllata e da chi, le responsabilità di ciascuna parte, come vengono gestiti i difetti e la merce non conforme, e come le controversie vengono escalate e risolte.

Qual è la differenza tra un accordo sulla qualità e una scheda tecnica?

Una scheda tecnica definisce cosa sia il prodotto; un accordo sulla qualità definisce come la qualità verrà gestita in relazione ad esso: gli standard, i controlli e cosa succede se la merce non è all’altezza.

Ho bisogno di un accordo sulla qualità?

Per un piccolo ordine occasionale, probabilmente no. Per forniture continuative o per un prodotto in cui la qualità è fondamentale, è un livello prezioso che definisce aspettative chiare e ti fornisce una base concordata per risolvere i problemi.

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