Cómo redactar una orden de compra
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Redactar una orden de compra es mucho más sencillo de lo que parece; en realidad, solo consiste en dejar constancia de su pedido acordado de forma clara en un documento. No necesita software especial ni formación jurídica. Lo importante es incluir los detalles correctos, porque una orden de compra bien redactada es el documento en el que usted se apoyará si surge alguna disputa sobre el pedido. Aquí le explicamos cómo redactar una.
Qué incluir en una orden de compra
Una orden de compra completa detalla, en una sola página, exactamente qué se está comprando y bajo qué condiciones. Incluya lo siguiente:
- Sus datos y los del proveedor: nombres de la empresa, direcciones y contactos de ambas partes.
- Un número de orden de compra: una referencia única para que tanto usted como el proveedor puedan consultar este pedido específico.
- La fecha.
- Una descripción clara de la mercancía: con suficiente detalle para que no haya ambigüedad: producto, especificación, tamaño, color, materiales y cualquier personalización.
- La cantidad.
- El precio unitario acordado y el total.
- Las condiciones de pago: por ejemplo, un desglose de depósito y saldo pendiente, y el método de pago.
- Las condiciones de venta: el Incoterm que define qué incluye el precio en términos de envío.
- La fecha de entrega o envío: cuándo espera que la mercancía esté lista o enviada.
Presentación clara
La presentación solo importa en el sentido de que debe ser fácil de leer y difícil de malinterpretar. Un diseño sencillo funciona mejor: sus datos y los del proveedor en la parte superior, el número de orden de compra y la fecha claramente visibles, seguidos de una tabla que enumere cada producto con su descripción, cantidad, precio unitario y total de línea, y debajo las condiciones de pago, condiciones de venta y fecha de entrega. Un documento ordenado y sin ambigüedades vale más que uno sofisticado. Un procesador de textos o una hoja de cálculo básica son perfectamente adecuados.
Sea específico con la mercancía
Si hay un punto donde debe tener especial cuidado, es en la descripción de lo que compra. Las descripciones vagas son el origen de las disputas. En lugar de “500 botellas azules”, escriba el tamaño exacto, material, tono, tipo de tapón y cualquier requisito de marca o embalaje. Cuanto más precisamente describa la mercancía, más difícil será para el proveedor entregar algo que técnicamente coincida con una descripción vaga pero que no sea lo que usted pretendía. Su orden de compra es tan sólida como los detalles que contiene.
Envíela y obtenga confirmación
Una orden de compra se vuelve útil cuando el proveedor la acepta. Envíela al proveedor y pídale que confirme que acepta el pedido en esas condiciones; una confirmación por escrito, incluso una simple respuesta por correo electrónico, convierte su orden de compra en un acuerdo compartido en lugar de un documento unilateral. Este es también el momento ideal para comprobar la orden de compra frente a la factura proforma del proveedor, asegurándose de que ambas coincidan antes de realizar cualquier depósito. Guarde la orden de compra confirmada en su archivo; es su referencia para todo el pedido.
Ejemplo de diseño de una orden de compra sencilla
No necesita un paquete de plantillas; una orden de compra es solo un documento claro de una página con algunas secciones. Su diseño se ve así:
| Sección |
Qué incluir |
| Encabezado |
“Orden de Compra”, número de orden único y la fecha |
| Partes |
Nombre de su empresa, dirección y contacto; lo mismo para el proveedor |
| Líneas de pedido |
Cada producto: descripción/especificación, cantidad, precio unitario, total de línea |
| Totales |
Subtotal y total del pedido, en la moneda acordada |
| Condiciones |
Condiciones de pago (depósito/saldo, método), condiciones de venta (Incoterm), fecha de entrega |
| Confirmación |
Una línea para que el proveedor confirme la aceptación |
Cualquier procesador de textos u hoja de cálculo puede generar esto en unos minutos. La estructura ordenada no es para parecer oficial, sino para que usted, el proveedor y posteriormente su banco puedan leer el pedido completo de un vistazo sin tener que reconstruirlo a partir de mensajes.
Los detalles que mejor le protegen
Cada campo es importante, pero algunos tienen mayor peso protector, así que preste especial atención a ellos. La descripción y especificación del producto es la más importante; haga referencia a su hoja de especificaciones o a una muestra aprobada, ya que esto es sobre lo que gira una disputa. Las condiciones de venta (el Incoterm) deciden cuánto coste de envío está ya incluido en el precio, por lo que si no se indica, pueden aparecer cargos ocultos más adelante. Las condiciones de pago deben detallar el desglose de depósito y saldo, e idealmente, condicionar el saldo a una inspección satisfactoria. Y la fecha de entrega convierte la demora de una decepción en un incumplimiento del pedido acordado. Si logra que estos cuatro elementos no tengan ambigüedades, el resto de la orden de compra será sencillo.
Un ejemplo práctico: Una orden de compra completada
Supongamos que está pidiendo bolsas de tela con marca. Su orden de compra dice: PO-0042, con fecha de hoy; su empresa y la del proveedor en la parte superior. Una línea de pedido: “Bolsa de lona de algodón, 12oz natural, 380×420mm, logotipo serigrafiado según muestra aprobada con fecha 3 de junio — 1.000 unidades a £2.30 = £2.300”. Totales: £2.300, FOB Shenzhen. Condiciones: 30% de depósito (£690) ahora, 70% de saldo (£1.610) antes del envío, mediante Trade Assurance; mercancía lista en 30 días; inspección antes del saldo. Una línea para que el proveedor confirme. Usted la envía, ellos responden confirmando, y usted comprueba que coincide con su factura proforma antes de pagar el depósito. Cada término importante —la bolsa exacta, el precio, quién paga qué, cuándo vence, cómo se verifica— reside en una sola página en la que ambas partes han estado de acuerdo. Si algo se cuestiona más tarde, ese documento único lo resuelve.
Sobre esta guía
Product Sourcing School está escrito por personas que han redactado y enviado órdenes de compra a proveedores internacionales de primera mano, sin nada que vender a cambio. El objetivo es mostrarle que una orden de compra profesional y protectora requiere unos minutos y ninguna herramienta especial.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una orden de compra?
Sus datos y los del proveedor, un número de orden de compra, la fecha, una descripción clara de la mercancía, cantidad, precio unitario y total, condiciones de pago, condiciones de venta y fecha de entrega. Debe recoger todo el pedido en una sola página.
¿Necesito software especial para redactar una orden de compra?
No. Un procesador de textos o una hoja de cálculo básica son suficientes. Lo que importa es incluir los detalles correctos de forma clara, no la herramienta que utilice para producirla.
¿Qué tan detallada debe ser la descripción del producto?
Lo más detallada posible: tamaño, material, color, especificación y cualquier personalización o embalaje. Las descripciones vagas son el origen de las disputas, por lo que la precisión aquí es su mejor protección.
¿Debe el proveedor confirmar mi orden de compra?
Sí, idealmente. Pida al proveedor que confirme por escrito que acepta el pedido en esos términos. Eso convierte su orden de compra en un acuerdo compartido en lugar de un documento unilateral.
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