Wat is een proforma factuur

De eerste keer dat een leverancier u een “proforma factuur” stuurt, is het makkelijk om aan te nemen dat het een normale rekening is en licht in paniek te raken over de betaling. Dat is het niet helemaal. Een proforma factuur is een voorlopig document — een formele prijsopgave in de vorm van een factuur — waarin de afspraken staan voordat deze definitief worden. Begrijpen wat het wel en niet is, voorkomt verwarring en helpt u een deal goed te controleren voordat er geld van eigenaar wisselt.

Wat is een proforma factuur

Een proforma factuur is een document dat een leverancier u stuurt voordat een bestelling wordt bevestigd, waarin de details van de voorgestelde verkoop worden uiteengezet: de producten, aantallen, prijzen en voorwaarden. Het ziet eruit als een factuur, maar het is geen betalingsverzoek zoals een definitieve factuur dat is. Zie het als de deal die formeel is vastgelegd — een bindende offerte die u kunt beoordelen, gebruiken voor het regelen van betaling of financiering, en bevestigen voordat de productie begint. Het is standaardpraktijk in de internationale handel en er is geen reden tot ongerustheid.

Wat staat er op een proforma factuur

Een typische proforma factuur bevat de gegevens van de koper en verkoper, een beschrijving van de goederen, het aantal, de stukprijs en het totaalbedrag, de overeengekomen leveringsvoorwaarden (die bepalen wat er bij de prijs is inbegrepen), de betalingsvoorwaarden en vaak een geschatte levertijd. Kortom, het vat de hele deal samen op één pagina. Dat is precies waarom het nuttig is voor u — het is uw kans om te controleren of elk detail overeenkomt met wat u hebt afgesproken voordat u zich vastlegt.

Proforma factuur versus handelsfactuur

Deze twee worden vaak verward; het verschil zit in timing en doel. Een proforma factuur komt voordat de bestelling wordt bevestigd — het is voorlopig, een formele offerte die wordt gebruikt om voorwaarden af te spreken en betaling te regelen. Een handelsfactuur komt erna, zodra de goederen worden verzonden; het is de definitieve rekening en een cruciaal document voor de douane en uw eigen administratie. De proforma zet uiteen wat de bedoeling is; de handelsfactuur legt vast wat er daadwerkelijk is verkocht en verzonden. U ziet meestal eerst de proforma en later de handelsfactuur, en de twee moeten met elkaar overeenstemmen.

Waarom leveranciers ze sturen

Een proforma factuur dient verschillende praktische doeleinden. Het bevestigt de details van een deal schriftelijk, zodat beide partijen akkoord zijn voordat de productie start. Het geeft u een document om een betaling tegenover te stellen, of dat nu een bankoverschrijving, een aanbetaling of handelsfinanciering is. In sommige gevallen is het nodig om een invoervergunning aan te vragen of om te voldoen aan het interne goedkeuringsproces van uw eigen bedrijf. Voor u als koper is de voornaamste waarde simpel: het is de deal die nog één laatste keer duidelijk op papier staat voordat u betaalt.

Hoe gebruikt u het als koper

Wanneer er een proforma factuur binnenkomt, behandel deze dan als een controlepunt in plaats van als een formaliteit. Lees elke regel na in vergelijking met wat u hebt afgesproken: de productspecificatie, het aantal, de stukprijs en het totaal, de leveringsvoorwaarden en de betalingsvoorwaarden. Bevestig wat de prijs inclusief verzending is, want een proforma die vanaf de fabriekspoort wordt berekend, laat latere kosten voor uw rekening. Als er iets niet overeenkomt met uw begrip, is dit het moment om het aan te kaarten — het is veel makkelijker om een proforma te corrigeren dan om een bevestigde bestelling te ontbinden. Zodra u tevreden bent, vormt het de basis voor betaling en productie.

Is een proforma factuur juridisch bindend?

Over het algemeen is een proforma factuur geen juridisch bindend betalingsverzoek zoals een definitieve factuur — het is een voorlopig document. Dat gezegd hebbende, zet het wel de voorwaarden uiteen waar beide partijen mee akkoord gaan, dus het heeft wel degelijk gewicht in de deal. Zodra u deze bevestigt en betaalt, legt u zich vast aan de bestelling. Behandel het serieus: het is het schriftelijke bewijs van wat u op het punt staat te kopen.

Hoe controleert u een proforma factuur, regel voor regel

Omdat de proforma uw laatste duidelijke blik op de deal is voordat u betaalt, loont het om deze zorgvuldig te lezen in plaats van vluchtig te bekijken. Controleer of de productbeschrijving en specificaties exact overeenkomen met wat u heeft afgesproken — hier verbergen zich vaak de verkeerde variant of ontbrekende aanpassingen. Controleer het aantal en of de stukprijs en het totaalbedrag zijn wat u heeft onderhandeld, met de juiste berekening. Bevestig de leveringsvoorwaarden — is dit FOB, EXW of iets anders — want dat bepaalt hoeveel latere kosten voor uw rekening komen. Lees de betalingsvoorwaarden, inclusief de verdeling tussen aanbetaling en restant en hoe de betaling moet worden voldaan. Let ook op de geschatte levertijd en de bankgegevens; controleer of de rekening op naam van het bedrijf staat en niet op die van een individu. Als er iets niet klopt, is dit het goedkope moment om het te herstellen — een proforma corrigeren is een bericht; een bevestigde, betaalde bestelling ontmantelen is een strijd.

Een proforma gebruiken voor betaling en financiering

Naast het bevestigen van de deal heeft een proforma factuur praktische functies aan uw kant. Het is het document waartegen u een aanbetaling doet, wat uw bank of betalingsprovider een duidelijk overzicht van de transactie geeft. Het kan worden gebruikt om handelsfinanciering te regelen als u de bestelling op die manier financiert, aangezien een kredietverstrekker de voorwaarden zwart-op-wit wil zien. In sommige landen is het nodig om een invoervergunning aan te vragen voor gereguleerde goederen. En het voldoet aan eventuele interne goedkeuringen die uw bedrijf vereist voordat er uitgaven worden gedaan. In elk geval is de waarde hetzelfde: het is de deal, formeel vastgelegd, waar iedereen in de keten — uw bank, een kredietverstrekker, een autoriteit — op kan vertrouwen. Bewaar het in uw administratie, want het is ook het document waar de latere handelsfactuur mee moet overeenstemmen.

Een rekenvoorbeeld

Stel, u spreekt met een leverancier 1.000 eenheden af tegen £2,30 FOB met 30% aanbetaling en 70% voor verzending. Zij mailen een proforma factuur. In plaats van direct te betalen, leest u deze regel voor regel — en u ziet dat de standaardversie van het product wordt vermeld, niet de uitvoering met eigen merk die u had afgesproken, en dat er EXW in plaats van FOB wordt gerekend. Beide hadden u geld gekost: het verkeerde product en verzendkosten waar u niet op had gerekend. U antwoordt, zij corrigeren de proforma naar het merkproduct tegen FOB-condities, en pas dan betaalt u de aanbetaling op basis van het gecorrigeerde document. Omdat u de proforma als controlepunt gebruikte in plaats van als een formaliteit, werden twee dure fouten met één e-mail hersteld voordat er enig geld was verplaatst. Dat is precies waar een proforma voor is — de deal nog één laatste keer duidelijk uiteengezet, zodat u kunt zien wat er niet klopt voordat u zich vastlegt.

Over deze gids

Product Sourcing School is geschreven door mensen die zelf uit de eerste hand vele proforma facturen van leveranciers hebben gecontroleerd en soms gecorrigeerd, zonder dat er iets achteraf verkocht moet worden. Het doel is om u te helpen de proforma te gebruiken als de laatste beveiliging die het is, in plaats van het als papierwerk terzijde te schuiven.

Veelgestelde vragen

Moet u een proforma factuur betalen?

Niet op de manier waarop u een definitieve factuur betaalt. Een proforma is een voorlopig document waarin een voorgestelde deal staat. U betaalt zodra u deze hebt beoordeeld en bevestigd — vaak als aanbetaling — wat vervolgens de bestelling activeert.

Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een handelsfactuur?

Een proforma factuur komt voordat de bestelling wordt bevestigd en fungeert als een formele offerte. Een handelsfactuur komt erna, wanneer de goederen worden verzonden, en is de definitieve rekening die wordt gebruikt voor douane en administratie. De twee moeten overeenkomen.

Is een proforma factuur juridisch bindend?

Het is over het algemeen op zichzelf geen bindend betalingsverzoek, maar het zet de overeengekomen voorwaarden uiteen en heeft aanzienlijk gewicht. Zodra u bevestigt en op basis daarvan betaalt, legt u zich vast aan de bestelling.

Wat moet ik controleren op een proforma factuur?

De productbeschrijving, het aantal, de stukprijs en het totaalbedrag, de leveringsvoorwaarden (wat de prijs inclusief verzending is), de betalingsvoorwaarden en de geschatte levertijd. Zorg ervoor dat elke regel overeenkomt met wat u hebt afgesproken voordat u betaalt.

{
“@context”:”https://schema.org”,”@type”:”FAQPage”,”mainEntity”:[
{“@type”:”Question”,”name”:”Moet u een proforma factuur betalen?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Niet op de manier waarop u een definitieve factuur betaalt. Een proforma is een voorlopig document waarin een voorgestelde deal staat. U betaalt zodra u deze hebt beoordeeld en bevestigd — vaak als aanbetaling — wat vervolgens de bestelling activeert.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een handelsfactuur?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Een proforma factuur komt voordat de bestelling wordt bevestigd en fungeert als een formele offerte. Een handelsfactuur komt erna, wanneer de goederen worden verzonden, en is de definitieve rekening die wordt gebruikt voor douane en administratie. De twee moeten overeenkomen.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Is een proforma factuur juridisch bindend?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”Het is over het algemeen op zichzelf geen bindend betalingsverzoek, maar het zet de overeengekomen voorwaarden uiteen en heeft aanzienlijk gewicht. Zodra u bevestigt en op basis daarvan betaalt, legt u zich vast aan de bestelling.”}},
{“@type”:”Question”,”name”:”Wat moet ik controleren op een proforma factuur?”,”acceptedAnswer”:{“@type”:”Answer”,”text”:”De productbeschrijving, het aantal, de stukprijs en het totaalbedrag, de leveringsvoorwaarden (wat de prijs inclusief verzending is), de betalingsvoorwaarden en de geschatte levertijd. Zorg ervoor dat elke regel overeenkomt met wat u hebt afgesproken voordat u betaalt.”}}
]
}